日報の自動化で得られる5つの効果｜課題や導入すべきツールも解説

といった課題に直面していませんか？日報は、チーム全体の進捗や課題を把握するために役立ちますが、その作成・管理には手間がかかることが多いのも事実です。

この記事では、日報の自動化によって得られる効果や、課題を解決するための方法を解説します。また、自動化を実現するためのおすすめツールもご紹介します。日報作成の負担を軽減し、業務改善につなげたい方はぜひご参考ください。

日報作成業務のよくある3つの課題

日報は業務報告や情報共有のために欠かせないものですが、作成や管理のプロセスにおいて課題を抱える方も少なくありません。この章では、日報作成業務でよく指摘される3つの課題について解説します。

• 日報の作成・管理に時間がかかる
• 日報を業務改善に活かしきれない
• 活用されず「形だけ」の報告になっている

日報の作成・管理に時間がかかる

日報作成業務のよくある課題の中には、日報の作成や管理に時間がかかることが挙げられます。特に、手動での記入や複雑なフォーマットの使用、情報の集約作業に手間取るケースが見受けられます。

（出典：タイムマネジメントに関する意識調査｜チームスピリット）

例えばチームスピリットが行った「タイムマネジメントに関する意識調査」によると、労務管理作業（業務報告書や日報、週報の作成を含む）について「無駄だと感じている」と回答した人は66％に達しました。この結果からも、多くのビジネスパーソンが日報作成にかかる作業を負担に感じていることがわかります。

また、同調査では「創造的に仕事に取り組みたい」と考える人が90.7％にのぼる一方で、「実際に創造的な業務に取り組めている」と回答した人は52.2％にとどまりました。その理由として、「時間がない」（53.9％）が最も多く挙げられており、こうした背景からも日報作成の効率化が必要であることが示唆されています。

日報を業務改善に活かしきれない

日報は業務の振り返りや改善点を見つけるために役立つツールですが、記録した内容が十分に活用されていないケースも少なくありません。例えば、提出された日報が単に保管されるだけで、分析や改善策の検討に結びつかない場合があります。

また、手動で作成された日報には、誤記やデータの抜け漏れが発生しやすく、信頼性に欠ける情報が含まれることもあります。このような場合、過去の記録を振り返っても一貫した分析が難しくなり、業務改善のヒントを見逃す可能性があります。

さらに、収集した日報をデータベース化せず、紙やメールで個別管理していると、必要な情報を迅速に確認できない点も課題です。日報を活用しきれない状況を改善するには、記録内容の質を向上させ、データの蓄積と分析を可能にする仕組みが求められます。

活用されず「形だけ」の報告になっている

日報が「形だけ」の報告になり、実際の業務に活かされていないケースもあります。このような状況では、日報の提出が単なるルーチンワークと化し、報告の意義が失われてしまいます。特に、内容が一方的な情報の列挙にとどまり、進捗や課題が十分に共有されない場合、管理者やチームメンバーにとって有益な情報になりません。

また、提出された日報がレビューされず、フィードバックが得られない場合、作成者のモチベーションが低下する要因にもなります。これにより、日報の質が低下し、内容が表面的なものに偏る悪循環に陥ることがあります。こうした状況が続くと、日報の存在意義そのものが問われる結果にもなりかねません。

日報を自動化する方法

ここでは、日報の作成や管理にかかる手間を減らし、業務効率を向上させるための方法を解説します。自動化に取り組むことで、日報の作成や活用に費やす時間を削減し、記録内容をより効果的に活用できるようになります。

日報を自動化するための方法として、以下の3つを取り上げます。

• Excelのテンプレートを活用する
• 専用のコミュニケーションツールを導入する
• RPAツールを使用する

それぞれの方法について、どのような場面で役立つか、またその活用方法について見ていきましょう。

Excelのテンプレートを活用する

日報の作成を簡略化する方法の一つに、Excelのテンプレートを活用する手段があります。テンプレートを利用することで、毎回一から作成する手間を省き、必要な項目があらかじめ設定されたフォーマットで記録が可能です。

例えば、テンプレートに項目ごとの入力ガイドを設定しておけば、記入漏れを防ぎやすくなります。また、セルに計算式や条件付き書式を設定することで、データの集計や視覚的な整理も行いやすくなります。

さらに、テンプレートを社内で統一して共有することで、各部署やメンバー間でのフォーマットのばらつきを減らし、情報の統合や管理がしやすくなります。これにより、業務ごとのデータの扱いが一貫性を持つようになります。

専用のコミュニケーションツールを導入する

日報の作成や共有に特化したコミュニケーションツールを導入することも、自動化の一環として有効です。これらのツールでは、定型フォームやテンプレートを活用した入力が可能なだけでなく、記録内容がリアルタイムで共有されるため、手作業での送付や確認作業を減らすことができます。

例えば、コメント機能を持つツールを使えば、管理者やチームメンバーが日報内容について即座にフィードバックを送ることができ、意見交換の活性化にもつながります。また、通知機能があれば、提出期限を過ぎた場合に自動でリマインドが送られるため、報告漏れを防ぐ助けとなります。

RPAツールを使用する

日報作成を自動化する方法として、RPA（Robotic Process Automation）ツールの活用があります。RPAとは、人間が行っている定型的な業務をソフトウェアで自動化する技術を指します。これにより、手動で行う作業を減らし、時間や労力を削減できます。

例えば、RPAを使えば、営業担当者が毎日入力している訪問先情報や進捗状況を、自動的に日報フォーマットにまとめることが可能です。また、特定の時間になるとシステムが自動的にデータを収集し、日報として関係者にメールで送付するような設定も行えます。

RPAツールのメリットは、プログラミングの知識がなくても利用できる点です。多くのツールはドラッグ＆ドロップで操作できるインターフェースを備えており、システム部門以外の担当者でも設定しやすい設計になっています。

日報の自動化で得られる5つの効果

日報を自動化することで、作成・管理にかかる負担を軽減し、チームや企業全体に多くのメリットをもたらします。この章では、日報の自動化によって得られる代表的な5つの効果について解説します。

• データの一元管理と検索性向上
• 作成・提出の時間短縮
• チーム全体の進捗状況の見える化
• 報告内容の質の向上
• コミュニケーションの活性化

データの一元管理と検索性向上

自動化された日報では、報告内容がシステム上に一元管理されるため、紙や個別ファイルで分散していたデータが整理されます。これにより、過去の記録や特定の情報を探す際の時間を短縮できます。

例えば、検索機能が付いたツールでは、キーワードを入力するだけで関連するデータを迅速に確認することが可能です。また、データが統一されたフォーマットで保存されるため、管理者は必要な情報を容易に取り出し、意思決定に活用できます。

作成・提出の時間短縮

自動化された日報では、フォーマットや定型項目があらかじめ用意されているため、報告者は必要な情報を入力するだけで報告を完成させることができます。これにより、ゼロからレイアウトを整える手間を減らすことが可能です。

さらに、クラウド型ツールを使用することで、日報を管理者やチームにすぐに共有することができます。これにより、提出後のやり取りも簡潔になり、日報作成・提出のプロセスがスムーズに進む環境を提供します。

チーム全体の進捗状況の見える化

日報の自動化を通じて、チーム全体の進捗状況を正確に把握する仕組みを構築できます。自動化ツールでは、メンバーが報告した内容がシステム内で視覚的に整理され、タスクの進行状況や遅延が発生している部分を簡単に確認することが可能です。

例えば、ダッシュボードやガントチャートを利用すれば、個々のタスクだけでなく、プロジェクト全体の状況を一目で把握できます。また、進行中の業務や完了したタスクが明示されるため、リーダーやチームメンバー間での情報共有が円滑に進みます。

これにより、進捗が遅れている部分に早い段階で気づき、必要な対応策を検討しやすくなります。データを共有することで、メンバー間で認識のずれを防ぎ、プロジェクト全体をスムーズに運営できる環境を整えられます。

報告内容の質の向上

自動化された日報では、入力ミスを防ぐ仕組みや、記録内容の項目ごとにガイドラインが設定されている場合があります。このため、正確で内容が整理された報告を行いやすくなります。

また、コメント機能やフィードバックのやり取りを通じて、報告の内容を改善する機会が増えます。これにより、日報がより実用的な情報源となり、管理者やチームメンバーが次のアクションに活かせる形で活用できるようになります。

コミュニケーションの活性化

自動化された日報ツールを使うと、報告内容がリアルタイムで共有されるため、メンバー間の情報交換が円滑になります。さらに、ツール内でのコメントや質問機能を活用することで、日報を通じたコミュニケーションが自然に増える効果もあります。

共有された情報を基にしたディスカッションが行われれば、メンバー同士が互いの課題を把握しやすくなり、共同作業が進めやすくなります。こうした交流がチームの連携を深め、仕事に対する一体感を生むことにもつながります。

日報を自動化するためのおすすめツール5選

日報の自動化を検討している方に向けて、便利なツールを5つご紹介します。

• Qiita Team
• TUNAG
• ゲンバト日報管理
• 日報くん
• ニッピー

これらのツールは、作成や管理の手間を減らし、チーム全体の情報共有をスムーズに進めるために役立ちます。それぞれの特徴を理解し、自社のニーズに合ったツールを選びましょう。

Qiita Team

Qiita Teamは、チーム内の情報共有やナレッジ管理を効率化するクラウド型サービスです。特に日報の自動化を実現できる点が特徴で、テンプレートを活用することで、フォーマットの統一や記入ミスの削減をサポートします。

Markdown記法に対応しており、コードやテキストをわかりやすく整理できるため、だれでも簡単に使うことができます。また、投稿された日報や記事はフィード形式で共有され、検索機能を活用することで過去の情報も迅速に参照可能です。さらに、コメントやメンション機能を通じて、日報に対するフィードバックが即座に行える環境を提供します。

TUNAG

TUNAGは、株式会社スタメンが提供するエンゲージメント経営プラットフォームです。このツールは、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の促進を通じて、従業員エンゲージメントの向上を目指します。具体的には、経営層からのメッセージ配信、従業員同士の感謝を伝える機能、社内制度の共有など、多彩な機能を備えています。

詳細はこちら

ゲンバト日報管理

ゲンバト日報管理は、日報のデジタル化を通じて業務を効率化するツールです。このサービスでは、日報を自動化し、記録されたデータを簡単に集計・分析することが可能です。たとえば、現場作業やプロジェクトの原価を「見える化」する機能が備わっており、コスト削減の施策に役立てることができます。また、CO2排出量のデータも「見える化」できるため、カーボンフットプリントへの対応や環境への配慮が求められる業種にも適しています。これらの特徴から、ゲンバト日報管理は、現場での日報管理だけでなく、持続可能な経営戦略の一環としても活用されるツールです。

詳細はこちら

日報くん

日報くんは、日報の自動化を実現するマルチデバイス対応のクラウド型日報提出・稼働集計ツールです。このツールでは、日報の提出作業を効率化し、外出先や出張中でも業務報告が可能です。さらに、プロジェクトごとの工数や稼働状況を一目で把握できるため、派遣社員や専門職の多い企業に適しています。

また、収集したデータは自動で集計され、業務内容を簡単に可視化できるのが特徴です。これにより、管理者は進捗状況をリアルタイムで確認しやすく、業務改善のヒントを見つけることが可能です。

詳細はこちら

ニッピー

ニッピーは、製造業や職人向けに設計された日報アプリです。スマートフォンから簡単なタップ操作で日報を提出でき、手書きの手間を省きます。入力フォームは業務内容に合わせてカスタマイズ可能で、メインフォーム、簡易フォーム、カスタマイズフォームの3種類から選択できます。また、収集した日報データは自動で工数を集計し、ダッシュボードでリアルタイムに確認できます。

詳細はこちら

まとめ

この記事では、日報作成業務の課題や自動化の方法、さらに導入することで得られる効果やツールについて解説しました。日報の自動化を進めることで、データの一元管理や作成時間の短縮、チーム全体の進捗状況の可視化など、多くの効果が期待できます。

さらに、適切なツールを導入することで、これまで手間のかかっていた業務を効率よく進める環境を整えられるでしょう。本記事で紹介した内容を参考に、自社の課題を見直し、最適な方法やツールを選ぶことで、日報運用を改善してみてください。

下記フォームにご記入ください。（約30秒）

会社名 任意

お名前（フルネーム） 必須

仕事用メールアドレス 必須

プライバシーポリシーに同意する

Δ