情報共有ツールを導入するとどう変わるか、事例を見てみよう

社内の情報共有を活性化させる上で、情報共有ツールを導入することは非常にお勧めです。情報共有ツールを利用しない場合の情報共有の手段としては、メールでの情報共有、定期的なミーティングの開催などが挙げられますが、それらと比較すると情報共有ツールを利用した情報共有は、生産性を圧倒的に高めることが可能です。理由としては、場所や時間に拘束されず、メンバーそれぞれの都合に合わせてクラウド上で情報をやり取りできますし、気軽に情報共有が行える機能が用意されていますので、コミュニケーションも活性化します。また、情報の整理や検索が便利になることも、情報共有ツールが業務の生産性をアップさせる理由に挙げられるでしょう。しかし、いざ情報共有ツールを導入しようとしても、従来のやり方で満足している組織やメンバーは、導入に対して反対するケースも想定されます。それは例えば以下のような意見です。

導入に時間やコストがかかる
使い方が複雑でよく分からない、使いこなせない

など、こういった情報共有ツールの導入に反対する意見が出てきた時に、「情報共有ツールを導入すると、どういったことが実現されるのか」を知っておくと、スムーズに意見を取りまとめて導入に踏み切れます。今回は、情報共有ツールを導入したことで、なかなか見えてこなかった業務内容がオープンになった事例とリモートワークに対応しやすくなった事例の2つをご紹介します。自分のチームと境遇が似ているチームの事例を参考にして、起こり得る障害やそれに対する打開策を把握しておきましょう。

事例1:「他の人って何の業務をやってるんだろう？」という疑問の解消

情報共有ツール導入によって克服したかった課題や思い

ソーシャルメディア構築・運営・マネジメント事業を行っている企業の事例です。「社内のエンジニアが、それぞれどんな業務をやっているのかが分かりにくい」というのがこの会社の課題でした。業務状況に加え、各々の持っている開発技術や工夫をきちんと他のメンバーにも共有する機会や、それぞれの暗黙知を公開する場が欲しいと考え、情報共有ツール導入を決断したそうです。エンジニア自身が成長できると感じる社内の雰囲気を作り出すことで、エンジニアの転職を防ぎたいという狙いもあったのだとか。

情報共有ツール導入の効果

毎日の困りごとを書き込むと、今までの関係の希薄さは何だったのかと思うくらいに快く教え合うようになりました。トラブルが発生した時に、以前、同じようなトラブルを克服したチームからアドバイスを受けられるようになったといったメリットを語っています。これまでならば、「自分のチームが現在、抱えているトラブルをすでに経験済みのチームがあった」とは、知る由もなかったはずですが、情報共有ツールを導入したことによって、解決策を得られたのです。また、メンバーそれぞれが興味を持っている技術を投稿するので、入ってくる情報量が格段に上がったことも導入のメリットとして挙げていました。もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。 https://teams.qiita.com/customers/gaiax/

事例2:リモートワークなどのさまざまな働き方に対応できるようにしたい

情報共有ツールによって克服したかった課題や思い

女性向け転職紹介サービスを展開している企業の事例です。常勤のメンバーとリモートワークで作業するメンバー、業務委託で関わるメンバーなど、それぞれのライフスタイルや業務内容によって、さまざまな働き方を実践するメンバーで構成された会社の事例です。多様なメンバーが働く環境でビジネス担当とエンジニア担当の情報のやり取りを円滑にするための手段として、情報共有ツールを導入することにしたそうです。

情報共有ツール導入の効果

ビジネスサイドの比重が多い業務にもエンジニアがアドバイスしてくれるようになり、それぞれの業務が見える化することのメリットを日々感じているようです。エンジニアからは、これまではエンジニアの視野でしか業務を見ていなかったのが、経営の視点からも業務を見られるようになったことが大きな利点だと話しています。また、情報を発信・受信する場を設けることで、社員同士が気軽にコミュニケーションをする機会も増えたそうです。リモートワークで勤務している社員で、「必要な情報が社内にいないと得られない」と感じていたメンバーも、情報共有ツール導入後は、「会社にいる時と変わらないくらいの情報量が得られる」と語っています。もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。 https://teams.qiita.com/customers/lib/

まとめ

2つの事例どちらも、ある課題を解決すべく情報共有を導入しましたが、そこから派生していろいろな効果が生まれています。未知のツールを社内に導入するには、周囲の理解を促すなど、さまざまな工夫が必要ですが、社内に情報共有ツールが定着し始めた時、社内の雰囲気が大きく変わっていることが実感できるでしょう。これらの事例はQiita Teamの事例からご紹介しました。さらにほかの事例も見てみたいという方は、こちらからご覧いただけます。