課題管理表のテンプレート3選｜書き方や作成ポイントも解説

「課題管理表を導入してプロジェクト管理を効率化したい」「課題やノウハウを共有して、チーム力を高めたい」「課題管理表を作るためのテンプレートがほしい」

など、プロジェクトリーダーや管理職の中には課題管理表の作成や導入で悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？

課題管理表はプロジェクトを成功に導くための重要なツールといえます。プロジェクトを進行する上で、予期せぬ課題が発生したときに、課題管理表があれば問題の把握や解決策、対応状況、担当者などがすべて適切に管理できます。また日々の業務の課題の可視化や解決を行う際にも課題管理表は役立ちます。

一方、課題管理表がないと、課題の放置が続いたり誰が何を対応しているかわからなくなるリスクがあります。その結果、プロジェクトの遅延が発生したり、品質に問題が出る可能性もあるでしょう。チームの生産性や業務効率の低下も懸念されます。

そこで今回はプロジェクトリーダーや管理職に向けて、課題管理表の必要性や作成の際のポイントなどを解説していきます。すぐに使えるテンプレートも3つ紹介するので、ぜひ最後までご覧下さい。

課題管理表とは

プロジェクトの成否を握るといっても過言ではない課題管理表。まずは課題管理表の基本と、タスク管理表との違いについて簡単に説明していきましょう。

• 課題管理表はプロジェクトの課題を見出して管理する表
• 課題管理表とタスク管理表の違い

課題管理表はプロジェクトの課題を見出して管理する表

課題管理表はプロジェクトが進行する中で生じた課題を見出して、管理する表を指します。この表には課題の内容、課題の重要度、課題の影響範囲、対策内容、担当者、進捗などの情報を記載します。

プロジェクトの進行中には多くの課題に直面するものなので、いかにして課題を可視化して、速やかに対処するかが重要になります。課題を放置したり、進捗管理がうまくいかないと後々大きなトラブルに発展しかねません。

課題管理表を適切に利用することで、課題の可視化が可能になるだけでなく、チームのメンバー間でスムーズな情報共有が可能になります。全員で共通認識を持つことによって効率的な解決が可能になるため、プロジェクトの成功確率を高めることができるのです。

課題管理表とタスク管理表の違い

課題管理表はプロジェクト進行中に生じた課題と解決策に焦点を当てた管理表です。一方でタスク管理表は、個々のタスクの進捗状況を管理するものです。

つまり、課題管理表は「何が課題なのか」についてまとめた管理表であるのに対して、タスク管理表は「どのタスクを誰がいつまでに行うのか」を明確にするための管理表ということができます。

この2つの管理表は相互に補完し合う役割があるので、プロジェクト管理の効率性や正確性を高めるためにも、リーダーとメンバーには適切な運用が求められるのです。

課題管理表の必要性とは

課題管理表の導入を考えているものの、必要性やメリットがいまいち理解できていない人も多いかもしれません。また部下やメンバーに必要性を説明しなければならないというリーダーもいるでしょう。そこでここでは、次の3つの視点から必要性を解説します。

• 確実に課題に対応できる
• 課題の進捗を共有できる
• ナレッジとして蓄積できる

確実に課題に対応できる

最大の利点は課題を放置せず、確実に対応できるという点です。プロジェクトにおけるすべての課題を抽出して記録し、対策を実行できるため、課題を見逃すことがありません。

課題を管理せずに個人の判断に任せていると、課題と認識せずに放置したりスルーしてしまうリスクがあります。また口頭やチャットなどで関係者だけで共有していると、処理が漏れて後々問題になる可能性もあるでしょう。

小さな問題でも必ず記録することで課題を可視化し、対応漏れの防止につなげるためにも課題管理表の活用は必要不可欠なのです。

課題の進捗を共有できる

課題管理表を使うことで、プロジェクト内の課題の状況をチーム全員で共有可能です。課題内容や進捗などをリアルタイムで共有できれば、課題解決のための共同作業も促進されるでしょう。

課題が未処理のまま残っていることに気がついたり、手の空いている人がサポートすることで課題を効率的に解決できることもあります。課題管理表をもとにメンバー間でコミュニケーションが促進されることで、チーム力向上にも寄与するでしょう。

ナレッジとして蓄積できる

課題管理表に記載されている課題や解決策はチームや組織のナレッジとして蓄積できます。将来似たような課題に直面したときに参照することで、効率的な対処が可能になります。

また別のチームや他部署と共有することで、組織全体のパフォーマンス向上にもつなげられるでしょう。

ナレッジを共有・活用できる仕組みを構築しておけば、自己解決力も上がります。その結果、チーム全体の生産性アップも期待できるでしょう。

課題管理表の書き方

ここでは課題管理表の書き方として、管理表に記入する項目を解説していきましょう。

課題管理表に必要な項目

プロジェクトや会社ごとに入れる項目はさまざまですが、基本的には次の項目から必要に応じてピックアップすれば問題ないでしょう。

一度記入した課題は途中で削除しないようにしましょう。対応する必要がなくなったものは、斜線を引いたりグレーアウトするのが普通です。また、関係者だけがチャットやメールで対応していると、課題管理表への記載漏れが発生しがちです。そうならないように、課題は必ず課題管理表をベースに管理することが大事です。

課題管理表のテンプレート3選

ここではビジネスシーンですぐに使える課題管理表のテンプレートを3つ紹介します。すべて無料で使えるので、ぜひご活用下さい。

• 優先度を管理できる課題管理表
• 課題の区分ごとに管理できる課題管理表
• 最もシンプルな課題管理表

最もシンプルな課題管理表

まずはシンプルな課題管理表から使ってみたいという人はこちらのテンプレートがおすすめです。記入項目は必要最低限なので、記入漏れや記入しづらさは感じないでしょう。プロジェクト管理というよりは、チームでの課題共有と課題解決を目的に導入するのが良いでしょう。

優先度を管理できる課題管理表

このテンプレートには重要度、優先度、対応者、期限などの記入欄があります。チームで課題に取り組む際に、優先順位をつけて対応できるため、効率的な課題管理が可能になります。

課題の区分ごとに管理できる課題管理表

このテンプレートは課題の区分ごとに管理できます。改善・修正・品質・コストなど、チームで区分を決めてから運用を開始しましょう。また、運用途中で、必要に応じて区分を追加・修正しても良いでしょう。区分を設けておけば、重要度・優先度・担当者などがわかりやすくなります。

課題管理表を作成する際の5つのポイント

• できるだけたくさん起票する
• 課題管理表を複数作らない
• 進捗が動いたら必ずステータスを更新する
• 課題のゴールを明確にしておく
• 適宜課題管理表の棚卸を行う

できるだけたくさん起票する

発生した課題や問題はすべて管理表に記録するように心がけましょう。小さな課題であっても、それが将来大きな問題に発展する可能性があるためです。

雑談レベルで話し合った課題や長い間気になっているものの、多くの人が放置している課題なども、意識的に管理表に記入しましょう。新しいメンバーや若手にとっては、記入することに心理的なハードルがあるかもしれません。気軽に入力する習慣をつけるために、リーダーやベテラン社員が率先して記載することも大事です。

課題管理表を複数作らない

情報の一元化を図るために、課題管理表を一つに絞ることが重要です。複数の課題管理表があると、情報が分散し混乱が生じます。最新の課題管理表がわからなくなるおそれもあります。

課題管理表は課題が解決した後も、ナレッジの参照として活用するものです。「どのファイルをみれば良いのかわからない」ということにならないように、バージョン管理は徹底しましょう。

進捗が動いたら必ずステータスを更新する

課題管理表を常に最新のものにするためにも、進捗が動いたらステータスを更新しましょう。前述の通り、ステータスは基本的には「未着手」「対応中」「完了」の3つがあれば十分です。

対応中もしくは完了したのに、ステータスを変えないと、他の人が誤って対応してしまう可能性があります。そうなると作業効率が下がったり、ミスが発生してしまうでしょう。

ステータスをどのタイミングで更新するのかはチームで統一する必要があります。「対応中」は誰かが自発的に作業を開始したタイミングの場合もあれば、マネージャーに指示されたタイミングということもあるでしょう。

また「完了」は完全に対応が終わったときにステータスを変更するのが普通です。例えば、マネージャーや上司が確認中の場合には、まだ「完了」にはできません。

メンバーで誤解や齟齬が生まれないように、運用ルールを明確にしておくことが大切です。

課題のゴールを明確にしておく

課題に着手する前に、ゴールを明確にしておきましょう。

進行中のプロジェクトであれば、「人員が不足しているため●月●日までに2名アサインする」「修正データを●月●日までにクライアントに提出する」などが考えられます。また日々の業務であれば、「最新版の日報フォーマットを●月●日までにマネージャーに提出する」など、どの状態になれば「完了」とするのかを事前に決めておく必要があります。

ゴールは定例会議やミーティングの場で話し合うのが普通です。そのような場を設けられない場合には、マネージャーやリーダーがゴールを明確に示すようにしましょう。

適宜課題管理表の棚卸を行う

定期的に課題管理表の内容を見直し、解決済みの課題をクリアにして、新たに発生した課題が記載されているかを確認しましょう。これにより、課題管理表を常に最新の状態に保てます。

棚卸しは会議やミーティングの場で全員で確認したり、マネージャーが各メンバーにチェックする指示をして行います。各メンバーで意思の疎通を図れば、「対応していたはず」「誰かが対応すると思っていた」など、曖昧さや抜け漏れを防ぐことができます。

まとめ

本記事では、課題管理表を作成することになったプロジェクトリーダーや管理職に向けて、管理表の必要性、書き方、ポイントなどを解説しました。またすぐに使える3つのテンプレートも合わせて紹介しました。

課題管理表はプロジェクトを成功させるために必要不可欠です。課題を放置していると、後で大きな問題に発展するリスクがあります。課題管理表があれば、進捗管理もできるので、効率的な課題解決が実現できるでしょう。さらに対応策をナレッジとして蓄積できれば組織力の強化にも寄与するはずです。

ここで解説した記入項目や作成のポイントを参考に、テンプレートも活用しながら課題管理表を導入してみてください。

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