Qiita Teamを使った議事録の共有・保存で仕事の効率化をめざす

みなさんはどうやってチーム内で情報共有していますか？今日は、Qiita Teamをご利用いただいている株式会社MUGENUPさんの事例を皆さんにご紹介します:)

現在30日間の無料トライアル中ですので、この機会にお試しください:)

サマリー

ポイントをまとめると

日報を投稿することによって何をやったか、次に何をすべきかを把握しやすくする
テンプレートとMarkdownにより簡単に投稿できる

気軽に社員の作業進歩が見えるように
決まったフォーマットはテンプレートでカスタマイズ
- 今までのチーム内コミュニケーション（ツール）の課題は？
- Qiita Teamを選んだ理由は？
- よく使っている機能は？
- 共有内容を教えてください。
議事録は、システム上に残して共有・保存していきたい
- 最初に使っていた使い方との変化はありますか？
- 導入時の他の社員さんからの反応は？
- アルバイトと社員は立場的に上下関係があると思うが、気にせず投稿してもらえましたか？
- その中でもどなたが投稿されているのでしょうか？
- これから試してみたい運用方法はありますか？
株式会社MUGENUP
編集後記
参考資料あわせて利用しているコミュニケーションツール

株式会社MUGENUP

クリエイターとゲーム会社をつなぐ特化型クラウドソーシングを運営するベンチャー企業です。

今回ご協力いただいた企業：株式会社MUGENUP
ご担当者：CTO 伊藤勝悟さん
ご利用されているプラン：Qiita Team smallプラン
利用人数：7人（社員3人、アルバイト4人）
ご利用開始年月日：2013年8月頃
会社概要：http://mugenup.com/

気軽に社員の作業進歩が見えるように

MUGENUPさんでは、今までドキュメントを残すツールがなく、手軽に投稿できるツールを探していたそうです。そんなときにQiita Teamを知り、トライアルを開始しました。実際にドキュメントの書きやすさと整理しやすさを実感。投稿を通して社員の作業を円滑に把握できるようにもなったそうです。現在は議事録などのドキュメントを長期保存する場所として、活用されています。

決まったフォーマットはテンプレートでカスタマイズ

ー今までのチーム内コミュニケーション（ツール）の課題は？

そもそも今までのツールでは、ドキュメントを残す場所がなくて、どこに残していこうかとツールを探していました。
後々のことを考えると、wikiの導入はどうしても敷居が高くなっちゃうし、自作するのも一度考えたのですが、やはり一手間かかるという懸案がありました。

ーQiita Teamを選んだ理由は？

Markdownで書けるところ
記事が簡単に共有できるところ
技術者向けのサービスのQiitaが作っているというところ

という点でQiita Teamを選びました。

たまたまFacebookでQiita Teamのリリースが流れてきたのがきっかけでした。

ーよく使っている機能は？

よく使っている機能は、テンプレート機能ですね！カスタマイズして使っています。
弊社では、日報や議事録等決まったフォーマットをよく投稿するのでとても助かっています。

後は、いいね！機能も使ってます！
みんなの日報を見たときにいいね！を押しています。

ー共有内容を教えてください。

日報
議事録
Tipsアルバイトは毎日出社する訳ではないので、ごくたまに前回までやった業務が抜けちゃうことがあります。なので、今までの業務確認として自分で見返すときにも日報を活用しています。後は、Tipsをためてくという感じですね。

議事録は、システム上に残して共有・保存していきたい

ー最初に使っていた使い方との変化はありますか？

さほど変わっていませんが、少し変わったことは、日報よりも議事録を投稿するようになったというところでしょうか。
色々使い方を変えてみようという試みを最近していて、今はシステム上で議事録を保存する場所がほしいよねっていう課題があがりました。

例えば、弊社のサービスは社内にユーザーが多いのでランダムに社員にヒアリングをしているのですが、そのときの議事録を共有するようになりました。こういうときにこういう機能がほしいっていう簡単な情報だけでなく、それがほしい背景や本来言いたかったことなどをデザイナーさんや実装に関わる人にきちんと共有しないと、うまく意図が伝わらないんですよね。そういったことが分からないまま実装してしまうともったいないので、議事録をためようとしています。ドキュメントとして保存しておけるけど、簡単に引き出せる場所というのが今までなかったので助かっています。

ー導入時の他の社員さんからの反応は？

導入時は、5人だけの少数のチームだったので、新しいものを入れる敷居は低く反応はよかったです。
なので、「日報を書きましょう」と言ったら、その日から書いてくれました。

ーアルバイトと社員は立場的に上下関係があると思うが、気にせず投稿してもらえましたか？

会社の文化として、あまり上下関係がないので、その部分では気にしていなかったです。普段からアルバイトの「〜やってみたんですが、見てもらえますか？」というやりとりは珍しくなく、積極的に仕事をしてくれるので、苦労はなかったです。

ーその中でもどなたが投稿されているのでしょうか？

議事録や日報が多いので、社員・アルバイト関係なく投稿しています。１日の終りや翌日にみんなの議事録や日報を見て、自分の知らないところで何をやっているかを把握するようにしています。

ーこれから試してみたい運用方法はありますか？

そうですね、特にTipsなどこれからもドキュメントがどんどん増えていくので、タグ機能などを使ってもっとうまく引き出せるように整理したいです。また、みんなが持ってる情報を気軽に投稿してもらえるような試みをやってみたいです。

編集後記

MUGENUPさんではヒアリング等の議事録は共有するだけでなく、長期的にデータとして保存し、サービスの向上に繋げられていました。また、共有する情報を変えながら試行錯誤されているチームは珍しかったため、大変勉強になりました。Incrementsからも活用方法をもっと取り上げていきたいと思います。ありがとうございました。

参考資料あわせて利用しているコミュニケーションツール

Qiita Teamとは

QiitaをベースにしたWebからの投稿とKobitoからの投稿に対応、簡単にチーム間でのクローズドな情報共有ができるサービスです。

チーム内だけでドキュメント共有ができる
一般向けのQiitaと違って、チームだけに投稿したい開発時のメモや環境構築や障害対応の手順、議事録をクローズドに管理することができます。
手軽な書式で見栄えのいいドキュメントを作ることができる
Mardown記法やシンタックスハイライトにより綺麗なドキュメントを作成することが可能です。
共有しつつ、コミュニケーションができる
ドキュメントごとにコメントをつけられるので議論が一目で見渡せます。そしてメンションを送り合うことができるので、投稿が気付かずに流れてしまったなんてこともありません。