【状況別】PREP法の例文5選｜使うための2つの注意点も解説

「どうすれば伝わりやすい文章を書けるのだろう」「ビジネス文書をうまく書きたいのでPREP法を使いたい」「例文を活用しながら報告書やメール文を作成したい」

など、ビジネス文書を書く機会が多い社会人にとって、文章作成に関わる悩みはつきません。

わかりやすい文章が書ければ、仕事が円滑に進み、効率も上がります。それだけでなく、上司や同僚からの評価アップにもつながるでしょう。一方、わかりづらい文章ではクライアントや上司に迷惑がかかる可能性もあります。

そこで今回は論理的な文章を書く際に使えるテクニック「PREP（プレップ）法」について解説します。PREP法における4つの要素をはじめとした概要に加え、活用シーン、利用するメリット、状況別の例文、使う際の注意点など、詳しく説明していきます。活用のコツやポイントを例文を見ながら学んでいきましょう。

目次表示

PREP法とは
- PREP法の基本的な構成
- PREP法が効果を発揮するシーン
PREP法を使う4つのメリット
【状況別】PREP法の例文5選
PREP法を使うための2つの注意点
- 長文の場合は使わない
- 慣れるまで練習する必要がある
まとめ

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PREP法とは

PREP法とはP=Point、R＝Reason、E＝Example、P＝Pointの4つの要素で構成されている文章作成の手法です。

ビジネス文書以外にも、履歴書に記載する自己PR・応募動機などを書くときにも使えるテクニックの一つです。以下、4つの構成要素の詳細やPREP法の活用シーンなどを解説していきましょう。

PREP法の基本的な構成
PREP法が効果を発揮するシーン

PREP法の基本的な構成

P（Point）	要点・結論：主張するポイントを簡潔に述べる
R（Reason）	理由：その主張を支える理由や根拠を説明する
E（Example）	例：具体例や事例を挙げて読み手の理解を助ける
P（Point）	要点・結論：最後に主張を再確認する

PREP法では、最初に要点・結論を述べたあとに、理由や根拠を示します。その後に続く具体例や事例、データなどによって、読み手や聞き手の理解を促すことができます。また主張の信憑性や正しさを補強するのにも役立ちます。

最後に要点・結論を再確認することで、主張を整理します。最初と最後に主張を持ってくることで、読み手・聞き手は、すんなりと要点を理解できるようになるのです

PREP法が効果を発揮するシーン

上司への報告書やメール文など、PREP法が効果を発揮するシーンはさまざまです。例えば、次のようなシーンで使うと効果的です。

プレゼン資料：冒頭に結論を持ってくることで、聞き手に主張の方向性を伝えることができます
研究レポート：主張の根拠や例を記載することで、読者に自説の妥当性を示すことができます
スピーチ原稿：話の流れが明確になり、聴衆を引きつけることができます
就活エントリーシート：採用担当者に自分の強みや志望動機などのポイントを端的に伝えられます

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PREP法を使う4つのメリット

ここではPREP法の活用メリットについて、次の4つの視点から解説します。

説得力が生まれる
文章が作成しやすくなる
結論が分かりやすくなる
嗜好を整理しやすくなる

説得力が生まれる

PREP法は結論の後に、その主張の根拠や理由を記載します。それにより主張の説得力が生まれます。

単に主張だけでは、読み手の納得が得られづらい場合があります。その点、PREP法では「なぜそう考えるか」「どういったことから、そのように判断するか」という背景を丁寧に説明できます。

さらに具体例や事例、データなどを入れることで信憑性を高められます。過去の事例などを記載すれば読み手が内容をイメージしやすくなるので、より説得力が増すでしょう。

このようにPREP法では、論拠を重ねていくプロセスによって、読み手の理解や共感を促すことができるのです。

文章が作成しやすくなる

PREP法は構成が決まっているので、何を書くべきか頭を悩ませる心配がありません。必要な4要素に気を配りながら記述していけば、自然と論理的な文章が作成可能です。

最初から構成を考えようとすると、頭が混乱したり、不整合な文章になるといったこともあるでしょう。一方でPREP法を活用すれば、論理の一貫性が保たれ、主張のブレもおきにくいといった利点があります。

結論→理由→例→結論という、決められた流れを遵守することで、迷うことなくスピーディーに文章を作成できるのです。

結論が分かりやすくなる

PREP法は最初と最後に結論を入れます。そのため、書き手にとっても読み手にとっても、主張が明確になるのです。

構成が決まっていないと、不要な内容を記載してしまったり、要点がぼやけるリスクがあります。PREP法は主張と主張の間に理由や例のみを入れるので、脇道に逸れる心配はありません。

構造を守れば、常に主張が意識されるので、結論が明確に伝わるでしょう。

思考を整理しやすくなる

PREP法で文章を構造化することで、自分の考えを体系立ててまとめやすくなります。PREP法の枠組みを活用すると、単なる感想や意見の羅列ではなく、論理的に整理された意見を主張できるのです。

書き手自身の思考プロセスも明確になり、主張・論拠を的確に言語化できます。また文章化する過程で考えの矛盾点や欠落部分にも気付きやすくなるでしょう。

このようにPREP法は思考の棚卸しと構築の作業にもつながるのです。

【状況別】PREP法の例文5選

ここではビジネスシーンを想定し、状況別の例文を5つ紹介します。PREP法を使った場合と使わなかった場合の文章を並記することで、違いを確認してみてください。

プレゼンのPREP例文
打ち合わせのアポイントPREP例文
クライアントへの提案PREP例文
自己PRのPREP例文
志望動機のPREP例文

プレゼンのPREP例文

＜PREP法を使った場合＞

Point： 当社の新製品は市場で高い評価を得ています。

Reason： この製品の成功の背景には、顧客ニーズの徹底的な調査と競合分析があります。

Example:：具体的には、市場調査チームが顧客のフィードバックを収集し、競合他社の製品との比較を行いました。その結果、新製品の特長が明確化され、競合製品よりも機能性とサポート面で優れていることが示されました。

Point： これにより、当社の新製品は顧客により魅力的に映り、市場での成功を収めることができました。

＜PREP法を使わない場合＞

当社が最近実施した新商品に関する市場調査から、注目すべきある発見がありました。詳細にわたるこの調査を通じて、競合他社の製品と比較して、うちの新商品がいくつかの重要な側面で優位に立っている可能性が明らかになりました。この極めて興味深い結論に至った方法は、市場における顧客のニーズを徹底的に収集し分析するという、緻密な市場調査に他なりません。具体的には、価格設定やアフターサービスといった面で、競合製品に対して不満を持つ顧客層が存在しており、彼らは当社の新製品に対して高い関心を示しています。

打ち合わせのアポイントPREP例文

＜PREP法を使った場合＞

Point： 来週、プロジェクトの進捗共有と次の計画を話し合う打ち合わせを設定しましょう。

Reason： 全員で情報を共有することで、プロジェクトをスムーズに進められます。

Example： 前回の会議で得たフィードバックが大きな改善につながりました。

Point： 効果的な進行のため、来週中に全員が参加できる時間を調整しましょう。

＜PREP法を使わない場合＞

前回私たちが行ったミーティングにおいては、期待以上の大きな成果を見ることができ、これは非常に有意義な結果でした。そうした背景もあり、再び皆様と集まり、貴重なフィードバックを共有し、さまざまな意見を交換するための会合を設けたいと考えています。このような対話を通じて、私たちのプロジェクトが現在どのような状況にあるのかを共有し、それぞれの進捗状況についても確認を行いたいと思っております。お忙しいところ恐縮ですが、全員が参加可能な日時を調整し、この次の打ち合わせを実現させるためのご協力をお願いします。

クライアントへの提案PREP例文

＜PREP法を使った場合＞

Point：新しいマーケティングキャンペーンを提案したいと思います。

Reason：このキャンペーンは、最新のトレンドを取り入れたもので、ターゲットとなる顧客層に直接アプローチすることで、ブランドの認知度とエンゲージメントを大幅に高めることができます。

Example：先行して実施した同様のキャンペーンでは、参加ユーザーの80%が新規顧客であり、キャンペーン期間中のウェブサイト訪問数は通常時の150%に増加しました。さらに、ソーシャルメディアでのシェア数も大幅に伸び、ブランドの存在感が明確に向上しました。

Point：このキャンペーンを通じて、御社の製品やサービスの魅力をより多くの人々に伝え、市場での競争力をさらに強化できると確信しています。

＜PREP法を使わない場合＞

ブランドの認知度を向上させるためには、緻密に練られたマーケティング戦略が非常に重要であるということは、誰もが認めるところでしょう。この点に関して言及するならば、私たちが前回実施したマーケティングキャンペーンの結果を見れば、その効果の大きさがはっきりと理解できるはずです。

同キャンペーンでは、新たに私たちのブランドを知る顧客が増加し、また、ウェブサイトへの訪問者数も、通常の状況に比べて顕著に増加しました。このような成果を得ることができた主要な理由は、キャンペーンが最新の市場トレンドを巧みに取り入れ、私たちが最も力を入れてアプローチしたいと考えていたターゲット顧客層に対して、直接的かつ効果的に訴えかける内容であったからです。このような実績があることを踏まえ、私たちは新たなキャンペーンの実施を強く提案します。

自己PRのPREP例文

＜PREP法を使った場合＞

Point：私はチームワークを大切にし、異なる背景を持つ人々と協力して目標を達成することが得意です。

Reason：大学時代に学生団体でのプロジェクトリーダーを務めた経験があり、そこでチームの多様性を生かしたプロジェクト管理と目標達成の方法を学びました。

Example：特に記憶に残っているのは、国際文化交流イベントの企画で、異なる文化背景を持つ学生たちと協力して、100人以上の参加者を集めるイベントを成功させたことです。この経験を通じて、異文化間のコミュニケーションや協働の重要性を深く理解しました。

Point：このような経験から、チームの一員として、またリーダーとしても、さまざまな状況での課題解決に貢献できると自負しています。

＜PREP法を使わない場合＞

学生時代、私は非常に意義深く、記憶に残る経験をしました。それは、多様な文化背景を持つ学生たちと一緒に、国際文化交流イベントの企画という大きなプロジェクトに取り組んだことです。このプロジェクトでは、私が中心となりリーダーの役割を果たしました。その過程で、異なる視点を持つ人々とのコミュニケーション方法、プロジェクトの効率的な管理方法、そして共通の目標に向かって一丸となることの大切さを深く学びました。これらの経験から習得した能力は、私が御社においても十分に発揮できるものだと強く信じております。御社のチームに加わることで、異文化理解の促進、チーム内での効果的なコミュニケーションの構築、目標達成に向けたプロジェクト管理のスキルを、さらに発展させるとともに、御社の目指す目標達成に貢献できると考えております。

志望動機のPREP例文

＜PREP法を使った場合＞

Point：御社の革新的な取り組みに魅力を感じ志望させていただきました。

Reason：御社が社会問題の解決に向けてイノベーションを重視し、特に環境保護と持続可能性に力を入れている点に強く共感します。私の大学での研究と、地域社会での環境保全活動における経験が、御社の目標達成に貢献できると信じています。

Example：大学では、持続可能な資源管理に関する研究プロジェクトに携わり、その成果を国際会議で発表しました。また、地域社会でのリサイクル促進プログラムを立ち上げ、実際にコミュニティの環境意識向上に貢献しました。

Point：入社後は、環境保護に関わる事業によって社会貢献を果たし、さらに御社の持続可能な発展に貢献したいと考えています。

＜PREP法を使わない場合＞

社会課題の解決へのアプローチ、特に環境保護や持続可能性への取り組みにおいて、御社の方針と私の経験や考えが近いものと感じています。

学生時代には、持続可能な資源管理に関する研究を進め、その成果を国際的な会議で発表する機会も得ました。地元のコミュニティでリサイクル推進のプログラムを立ち上げ、実際に地域の環境意識の向上に貢献した経験もあります。このような経験を活かし、御社の環境保護を核とした事業活動に参画し、社会への貢献とともに、御社のさらなる持続可能な発展へ貢献できればと考えております。