日報は単なる業務記録ではなく、自身の仕事を客観的に捉えて改善に役立てたり、業務の進捗を共有してチームや組織の協業を円滑にするといった、生産性を上げるためのツールとして活用できます。 また、日報に記載した疑問点や改善案などを介して、上司や先輩、同僚とのやり取りを促すコミュニケーションツールとしても活用できるのです。 そこで今回は、業務に活用できる日報の具体的な書き方、作成する上で注意したいポイントをご紹介します。皆さんもぜひ、「活用できる日報の書き方」をマスターして、仕事に役立ててください。
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■テンプレートを決めれば書き方に悩まない
日報は毎日書くものです。都度、何を書くべきか書き方に悩んでいては、時間がかかるばかりでモチベーションが下がってしまいます。そこで、まずは日報で書くべき内容をテンプレート化しましょう。テンプレート化によって、日報を短時間で作成できるようになるので効率化も図られます。 例えばテンプレートの記述項目として「業務内容」、「所感」、「特記事項」、「コメント欄」を設けます。
▼業務内容
業務内容を書く際には、「箇条書きで分かりやすく」書き、必要に応じて補足しましょう。 ・どんな業務を ・どのくらいの時間をかけて ・どれだけ実践したか という3つのポイントを踏まえて記載します。 例） 20××年 7月7日 9:00～10:00 定例ミーティング Aさんと 営業進捗報告及びクライアント情報共有 10:00～12:00 △△株式会社企画書作成 Bさんに提出済 13:00～14:30 株式会社××初商談 事業部部長C様 7/25に見積書送付のお約束 15:30～16:30 定例ミーティング 品質管理についての情報共有 17:00～19:00 業作からの納品チェック 残り半分 明日午前中対応予定 営業件数―1社：株式会社××
▼所感
業務を実践した上での重要な連絡事項、連絡事項を受けて気が付いた事柄、必要な対応策などを記載します。 例） ・株式会社××初商談、事業部部長C様、非常に前向きで7/25に見積書の送付をお願いしたいとのこと。社内稟議が必要で、見積書の承認から実際の契約に至るまでには約3週間かかるそうです。見積書提出から受注までには1ヶ月ほどと見ておくとよさそうです。 ・定例ミーティング、鈴木さんから「ダブルチェック」に関するフローについて指摘がありました。対応策として、次回の定例ミーティングまでにフローを見直して改善案を作成します。
▼特記事項
仕事上で相談したいことや不安に感じていることがある場合、特記事項として記載しましょう。 例） ・ダブルチェックの改善案を作成するためには、現状のフローの工程が詳しく分からないので関係者にヒアリングをする必要があります。誰にヒアリングするとよいか教えてください。 ・見積書を作成するにあたり、外部の業者に価格や納期の見込みなどについて確認をする必要がありますが、そのほかに確認しておく点はありますでしょうか。
▼コメント欄
読んだ人が誰でも自由にコメントを書き込めるように、コメント欄を付けるのを忘れずに。 テンプレートを使用した日報の書き方がイメージできたでしょうか。こういったテンプレートを利用した日報の書き方をマスターすれば、読みやすい日報が素早く作成できます。テンプレートについては、まずは実践してみて、項目に不足などあるようならフレキシブルに変えていくことをお勧めします。 当サイトでも日報のテンプレートをいくつかご紹介していますので、参考にご覧ください。 https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/qiita-team-template-nippo/
テンプレートによる日報の書き方を理解したら、次のステップとして作成した日報の活用方法について説明していきます。
■業務に活かすための日報の上手な使い方
日報は業務を可視化して気づきをもたらすツールです。上手に活用することで継続的に業務を改善したり、効率化していくことが可能になります。
▼定期的な振り返り報告習慣をつける
週次・月次などで目標を立てている場合には、1週間・1ヶ月などの区切りで日報の振り返りを実施しましょう。「できなかったこと・できたこと」、「これからやるべきこと」など、振り返りで得られた気付きや対応について記載しておくことで、「どの程度の業務をこなすことができるのか」、「自身に不足しているスキルは何か」など、仕事に関するさまざまなフィードバックを日報に書いた内容から得られるようになります。
▼フィードバックをもらい、改善に活かす
日報を書く上で欠かせないのが、「指導してくれる上司や先輩とのコミュニケーション」です。 日報を書いたら必ず上司や先輩からのフィードバックをもらって、毎日、確認し、指摘を踏まえて改善に取り組みましょう。フィードバックをもらうことで、「良い日報を書く」というインセンティブが生まれます。 また、テンプレートを活用した日報の書き方を実践していれば、読みやすく内容がまとめられているので上司もスムーズに日報をチェックすることができるでしょう。
▼朝の日報で1日を可視化する
日報を書く時間がどうしてもかかってしまう人は、出社したらすぐに1日のスケジュールを記入しておきましょう。出社後すぐに日報を書くメリットは、1日の時間の使い方を可視化し、仕事量を認識することができる点にあります。例え突発的な仕事があったとしても、仕事量を正確に把握していれば、対応可能か迅速に判断することも可能になります。
■おわりに
この記事ではテンプレートを活用した日報の書き方と上手な活用方法をご紹介しました。 書き方の定まらないまま適当な日報を書いていては、時間もかかって、その上役に立たないと感じられるでしょう。しかし、ポイントを抑えた日報の書き方を実行することで、業務改善に活かして、生産性の向上を目指すことができます。 ぜひ、この記事を参考にして日報の書き方、活用の仕方について再検討してみてはいかがでしょうか。