クラウド型日報管理アプリ・ツール7選！どれを選べばいい？機能別に徹底比較

と考えている方は多いでしょう。

クラウド型の日報は、手書きの日報とは異なり、リアルタイムで情報を共有できるため、業務の進捗管理やデータ分析に活用されています。本記事では、クラウド型日報ツールのメリットや導入のポイント、機能別におすすめのアプリなどをご紹介します。

手書き日報を続けるのはもう古い？見直すべき3つの理由

手書きの日報は長年にわたり多くの企業で使われてきましたが、現代のビジネス環境には適さない点も増えています。ここでは、手書き日報を見直すべき3つの理由を紹介します。

情報の共有に時間がかかる

手書きの日報は、情報共有に時間がかかるのが難点です。紙で作成された日報を「担当者から上司、さらに他のメンバーへ」と回覧する場合、どうしても時間がかかります。

さらに、報告内容に写真や資料を添付する際には、印刷や整理に時間を要し、結果的に共有のタイミングが遅れてしまいます。この遅れが原因で問題の早期発見や解決が難しくなることもあります。そのため、手書き日報は情報の伝達に時間がかかり、タイムリーな対応を妨げる可能性があります。

過去の記録をすぐに探せない

手書き日報では、過去の記録をすぐに探し出すのが困難です。過去の業務データを探す際、ファイルから一枚一枚確認する必要があり、目的の情報を見つけるまでに時間がかかります。

また記録の量が増えると、整理や保管が煩雑になり、記録の抜けや見落としが起きやすくなります。一方で、日報をデジタル化すれば、キーワードや日付、担当者で検索する機能が活用でき、必要な情報に素早くアクセスできます。この差が、業務効率やデータ活用に大きく影響するのです。

集計や管理に手間がかかる

手書きの日報は集計や管理に手間がかかります。たとえば、売上や生産量の集計、プロジェクトごとの進捗状況の確認など、日報をもとにしたデータ分析が必要な場合、手書きでは効率が悪くなります。

入力ミスや計算の間違いも起こりやすく、正確な情報を得るためにさらなるチェック作業が発生します。手書き日報では、このようなデータ管理の非効率性が問題となり得ます。

日報をデジタル化する４つのメリット

手書きの日報は情報共有やデータ管理に多くの手間がかかるため、業務効率の妨げになることがわかりました。一方で、日報をデジタル化すると、これらの問題点を解消し、業務全体の効率化が期待できます。以下では、デジタル化による4つのメリットを紹介します。

• 進捗をリアルタイムで情報共有しやすい
• データの自動保存がある
• 検索機能ですぐに探し出せる
• 一元管理による業務効率化が見込める

進捗をリアルタイムで情報共有しやすい

デジタル化された日報は、進捗をリアルタイムで共有しやすいメリットがあります。従来の手書き日報やExcelでは、日報を作成してから報告するまでに時間がかかり、情報がタイムリーに伝達されないことが課題でした。

しかし、日報アプリなどのデジタルツールを使えば、登録した内容が即座にクラウド上で共有されます。そのため上司やチームメンバーが現場の進捗状況をリアルタイムに把握できます。また、場所を問わずにアクセスできるため、外出先からでも状況報告が可能です。

例えば、埼玉県のZoom導入事例では「リアルタイムの意思疎通によって意思決定が迅速化し、住民サービスにも迅速に対応できるようになった」と述べられています。（参考：全庁的なコミュニケーション基盤の中核に）

 データの自動保存がある

デジタル日報には、自動保存機能が備わっているため、記録の漏れやデータの紛失を防ぐことができます。手書きの日報では、用紙を紛失したり破損したりするリスクがあり、エクセルでも保存し忘れの問題が起こる可能性があります。

一方、クラウドベースの日報アプリは入力内容が自動的に保存されるため、保存作業を気にすることなく利用できます。これにより、記入漏れやミスを最小限に抑え、正確な業務データの蓄積が可能となります。

検索機能ですぐに探し出せる

デジタル日報のメリットとして、過去の記録を素早く検索できる点が挙げられます。手書きの日報では、情報を探すのに時間がかかり、膨大な書類から目的の内容を見つけ出すのは困難です。

しかし日報アプリならば、日付やキーワード、担当者などの条件で過去のデータを検索できます。たとえば、顧客とのやり取りを振り返りたいときやトラブル対応の履歴を確認したいときに、目的の情報にたどり着けます。これにより、紙の日報で生じていた無駄な時間を削減し、より効率的に情報を活用できます。

一元管理による業務効率化が見込める

デジタル化した日報は、クラウド上で一元管理できるため、業務効率の向上に貢献します。手書き日報は報告内容の管理が分散し、データの集計や確認作業に時間を要しますが、デジタル日報ではすべての情報がクラウドに集約されます。

これにより、チーム全体の動きや各担当者の進捗を一目で確認でき、リソースの適切な配分や迅速な意思決定が可能になります。また、他の業務システムとの連携もスムーズに行えるため、日報情報を活用した効率的な業務運営ができます。

クラウド型の日報管理ツールとは

クラウド型の日報管理ツールとは、日報をクラウドサーバー上で記録・管理するシステムです。従来の紙やエクセルを使った日報と異なり、インターネットを通じて情報を一元管理できるため、どこからでもアクセス可能です。

報告内容をリアルタイムで共有できるほか、データの保存・検索機能、他システムとの連携など、さまざまな機能が備わっています。また、スマートフォンやタブレットにも対応しているものが多く、外出先からの報告や閲覧も手軽に行えます。

クラウド型の日報ツールの目的 

クラウド型の日報ツールの目的は、さまざまです。たとえば業務内容の可視化と情報の効率的な共有が挙げられます。手書きの日報では、報告内容のばらつきや情報伝達の遅れが発生することが多々あります。

しかし、クラウド型の日報ツールを利用すれば、報告フォーマットが統一され、入力したデータが即座に共有されます。これにより、上司やチームメンバーが現場の状況をリアルタイムで把握しやすくなり、サポートや意思決定が可能になります。また、過去の記録をデータベース化し、いつでも検索・参照できるため、ナレッジの蓄積や業務改善にも役立ちます。

クラウド型日報管理ツールを始めるべき2つのタイミング

クラウド型日報管理ツールの導入には最適なタイミングがあります。以下では、導入に適した2つのタイミングについて解説します。

• リモートワークでの情報共有を課題に感じた時
• 社員数の増加で業務管理が複雑になった時

リモートワークでの情報共有を課題に感じた時

リモートワークの増加により、メンバー間の情報共有が課題になることがあります。オフィスでの対面コミュニケーションが減ると、業務の進捗状況が見えにくくなり、情報の伝達に時間がかかる場合もあります。

クラウド型日報管理ツールは、こうした状況を改善する手段の一つです。クラウド上で日報を共有することで、どこにいてもリアルタイムで報告内容を確認できます。また、コメント機能やメンション機能を活用すれば、フィードバックやアドバイスのやり取りもスムーズに行えます。

社員数の増加で業務管理が複雑になった時

社員数が増加すると、各メンバーの業務状況の把握や進捗管理が複雑化します。従来の手書き日報では、情報が分散し、管理者が全体を把握するのに手間がかかります。

クラウド型日報管理ツールを導入すれば、報告内容を一元管理でき、全体の状況を確認できます。また、データの集計機能により、プロジェクトごとの進捗状況や各メンバーの業務量を視覚的に把握できます。これにより、適切なリソース配分や効率的な業務管理が可能となります。社員数の増加により管理が難しくなったと感じたら、クラウド型日報ツールの導入を検討するタイミングです。

クラウド型日報管理ツールを選ぶときの5つのポイント

ここでは、クラウド型日報管理ツールを選ぶ際に注目すべき5つのポイントについて解説します。

• 目的に合ったツールを選ぶ
• チーム規模に応じた機能で選ぶ
• 直感的に操作できるかで選ぶ
• 情報流出の危険性
• コストがかかる

クラウド型日報管理ツールを導入する際には、目的に合ったものを選ぶことが大切です。ツールの種類や機能はさまざまなので、選定時にどのポイントを重視すべきかを押さえておくと、より効果的に活用できます。

目的に合ったツールを選ぶ

まず、日報管理ツールを導入する目的を明確にしましょう。たとえば、「業務の見える化を図りたい」「リアルタイムで情報を共有したい」「データを活用して業務効率を改善したい」など、会社ごとに求める機能は異なります。

もし、チーム間のコミュニケーションを活性化したいのであれば、コメント機能やメンション機能が充実したツールを選ぶと良いでしょう。一方、データ分析や報告内容の一元管理を重視する場合には、集計機能や検索機能に優れたツールが適しています。

チーム規模に応じた機能で選ぶ

ツールの機能は、チームの規模や組織の構成に合わせて選ぶことがポイントです。小規模チームであれば、シンプルで基本的な機能が揃ったツールで十分対応できます。

対して、大規模チームや複数のプロジェクトが同時進行している場合には、ユーザー管理機能やアクセス権限の設定など、細かい管理ができるツールが必要です。また、拠点が分散している場合やリモートワークを実施しているチームには、スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスに対応したツールを選ぶと便利です。チーム規模に合った機能を備えたツールを選ぶことで、日報管理がスムーズになります。

直感的に操作できるかで選ぶ

日報管理ツールは毎日使用するものなので、直感的に操作できるかどうかもポイントです。使い方が複雑だと、導入後にメンバーが使いこなせず、定着しない原因になります。

シンプルなデザインやわかりやすいボタン配置、必要な情報をすぐに入力できる画面構成かどうかを確認しましょう。また、初めて利用するメンバーが多い場合は、マニュアルやサポートが充実しているツールを選ぶと良いです。無料トライアル期間を利用して実際に操作し、メンバーの意見を参考にすることで、使いやすさを事前に判断できます。

情報流出の危険性

クラウド型日報ツールを選ぶ際には、情報流出の危険性についても慎重に検討する必要があります。東京商工リサーチの調査によると、2023年に上場企業やその子会社で発生した個人情報の漏えい・紛失事故は175件で、前年より6.0％増加しています。

また、漏えいした個人情報の総数は4,090万人分に達し、前年の約7倍という大幅な増加が報告されています。このことから、情報漏えいのリスクが年々深刻化していることがわかります。

（出典：「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査｜東京商工リサーチ）

事故の原因は多岐にわたりますが、「不正アクセス」や「ウイルス感染」が半数以上を占め、特に2023年にはランサムウェアによる被害が目立ったとされています。

さらに、従業員による不正な情報の持ち出しや社内システムの設定ミスによる事故も増加傾向にあり、ガバナンスの徹底が求められています。このような状況を踏まえると、クラウド型日報ツールを選ぶ際には、セキュリティ対策が十分に行われているかを確認することもポイントといえます。

コストがかかる

クラウド型日報管理ツールには、無料プランから有料プランまでさまざまな料金体系があります。ツールによっては利用者数に応じた従量課金型を採用しており、チームの規模によりコストが変動します。

そのため、導入前に予算を明確にしておくことが必要です。無料プランでは機能に制限がある場合が多いため、導入目的に必要な機能が含まれているかを確認しましょう。

さらに、長期的に使用した際のランニングコストも考慮することで、無理のない運用を続けられます。コストと機能のバランスを見極めて、自社に最適なツールを選ぶことがポイントです。

【無料あり】機能別におすすめのクラウド型日報管理アプリ・ツール7選

ここでは機能別におすすめのクラウド型日報の管理アプリ・ツールをご紹介します。

【Qiita Team】誰でも簡単に日報が書けて共有できるツール

【特徴】
Qiita Teamは、社内の情報共有に特化したシンプルで使いやすい日報アプリです。日報作成に限らず、ナレッジの蓄積や共有にも役立つため、チーム全体での情報発信やコミュニケーションを促進します。シンプルなエディタで直感的に操作できるので、ITリテラシーに関係なく誰でも簡単に使いこなせます。さらに、無料トライアル期間があるため、気軽に試せるのもポイントです​。

【日報くん】マルチデバイスで使えるクラウド型日報提出・稼働集計システム

【特徴】
日報くんは、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるマルチデバイス対応の日報アプリです。リアルタイムで日報を提出・共有できるため、外出先からの報告もスムーズです。また、データを自動集計・分析する機能が備わっており、業務の効率化やパフォーマンスの可視化に役立ちます。15日間の無料トライアルも利用できるので、導入を検討する際に実際の使用感を確かめられます​。

日報くん公式サイトへ

【Zoho Projects】営業日報をひと目で管理できるクラウドシステム

【特徴】
Zoho Projectsは、営業日報の管理に適したクラウド型ツールです。プロジェクト管理の一環として日報を簡単に作成・共有でき、チーム全体の進捗状況を把握できます。さらに、プロジェクトに関するタスクやリソースの可視化ができるため、プロジェクトごとの進捗や作業状況の確認が容易です。柔軟なカスタマイズ機能も備わっているため、さまざまなビジネスシーンに対応します。

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【Backlog】プロジェクト管理と日報の共有が簡単にできるツール

【特徴】
Backlogは、プロジェクト管理と日報作成が一体化したクラウドツールです。プロジェクトのタスク管理と連携しながら日報を記録できるため、チーム全体の進捗状況を把握しやすくなります。コメント機能や通知機能により、コミュニケーションの促進にも役立ちます。また、視覚的にタスクの進捗を確認できるガントチャート機能もあり、プロジェクトの全体像をつかみやすいのが特長です。

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【Trello】視覚的に日報を管理できるクラウドツール

【特徴】
Trelloは、カード型のボードを使って日報を視覚的に管理できるツールです。シンプルなインターフェースで使いやすく、カスタマイズ性が高いのが特徴です。各タスクをカードとして作成し、日報としてコメントやファイルを追加していくことで、進捗状況を直感的に把握できます。無料プランでも基本機能が充実しており、個人からチームまで幅広いユーザーに対応しています。

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【Notion】柔軟にカスタマイズ可能なオールインワンツール

【特徴】
Notionは、日報作成からプロジェクト管理まで一つのプラットフォームで行えるオールインワンツールです。さまざまなテンプレートが用意されており、自由にカスタマイズが可能。日報だけでなく、データベースやドキュメントの作成、タスク管理などもできるため、多用途での利用が期待できます。無料プランでも多くの機能を使えるのが魅力です。

【Karte】顧客対応を含めた日報管理ができるツール

【特徴】
Karteは、顧客対応を含めた日報管理に特化したツールです。顧客とのコミュニケーション履歴や対応状況を日報として記録し、チーム内で共有できます。これにより、顧客対応の抜け漏れを防ぎ、サービスの向上につながります。リアルタイムのデータ共有が可能なため、即時のフォローアップやサポートが必要な場面でも活用できます。

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日報をデジタル化する前に考えるべき社内体制

ここでは、デジタル化をスムーズに進めるために考えておくべき社内体制について解説します。

部下と上司の双方向で活用できる日報にする

日報は、ただの報告だけでなく、部下と上司のコミュニケーションの場としても役立ちます。部下が入力した内容に対し、上司がコメントやフィードバックを行える仕組みがあると、業務の流れや進捗の共有が円滑になります。

また、上司の指示が具体的に記録されることで、部下が次に何をすべきか判断しやすくなります。日報を双方向のツールとして機能させるために、コメント機能や確認済みのチェック機能など、双方のやり取りをサポートする機能を備えたアプリを検討してみましょう。

社内全体のITスキル向上とサポート体制の整備

デジタル化には、社内のITスキルレベルが影響します。ツールをスムーズに使えるようにするため、基本的な使い方を説明する研修を実施すると、日報作成の効率が向上します。

操作に慣れていない社員向けにサポート窓口を設けると、問題が発生した際にすぐに対処できるため、導入後の運用が安定します。特に専任のサポート担当者を配置するか、マニュアルやFAQを用意しておくと、トラブルに対処しやすくなります。

社内でのデジタルツールの導入に対する抵抗を減らす

新しいツールの導入には、既存の業務に慣れている社員から抵抗感が生じることがあります。こうした抵抗を和らげるには、デジタル日報を導入する理由や、そのメリットを明確に説明することが効果的です。

また、全社導入の前に特定の部署で試験運用を行い、その結果を他の社員と共有すると、導入へのハードルを低くできます。実際に使った社員からのフィードバックをもとに運用方法を調整することで、他の社員も導入への不安を抱えにくくなります。

日報の活用目的を全員で共有する

デジタル日報を使い始める前に、日報の目的を社内で共有しておくことが大切です。日報には、業務の進捗管理や情報共有、振り返りの材料としての役割がありますが、どのように活用するかを事前に明確にしておくと、運用がブレにくくなります。

目的を共有しておくことで、日報の記入内容に一貫性が生まれ、報告が形骸化するのを防げます。各チームの目標や課題に応じて、日報で報告すべき項目を決めておくと、全員が同じ基準で活用しやすくなります。

クラウド型日報管理アプリ・ツールならQiita Team

クラウド型日報管理アプリをお探しなら、「Qiita Team」が便利です。使いやすさとチーム内での情報共有に特化しているため、業務の進捗確認やフィードバックのやり取りがスムーズに行えます。

また、日報のテンプレート機能を使えば、報告内容の統一ができ、記入の手間も軽減されます。さらに、他のツールとの連携機能もあるため、プロジェクト全体の情報管理に役立ちます。初めてクラウド型日報を導入する企業におすすめのツールです。

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