おすすめの書類管理アプリ9選！選ぶ際の5つのポイントも解説

「どんな書類管理アプリが良いのかわからない」
「おすすめの書類管理アプリを知りたい」

こんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

書類管理が適切でなければ、検索や整理に費やす時間が増え、大切なファイルを紛失してしまう恐れがあります。また、手動で文書管理を行うことはセキュリティリスクを高め、機密情報の不正アクセスや漏洩の可能性を増加させます。しかし、書類管理アプリを使えば仕事でもプライベートでも、どのデバイスからでもアクセスでき、日々の業務が向上します。

この記事では、書類管理アプリのおすすめを紹介し、選ぶ際にポイントとなる点を解説します。ぜひ、最後までご覧ください。

目次表示

おすすめの書類管理アプリ9選
書類管理アプリを選ぶ際の5つのポイント
まとめ

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おすすめの書類管理アプリ9選

書類管理アプリは、さまざまな機能を備えたものが数多くリリースされています。そのため、自分の用途に合ったアプリを選ぶことが大切です。

ここでは、おすすめの書類管理アプリを9つ紹介していきます。

Microsoft365

【特徴】

Microsoft 365はマイクロソフトが提供するクラウドベースのサブスクリプションサービスです。Web版・モバイル版・PC版と、それぞれの環境に適したアプリが用意されているため、デバイスを問わず最適化された環境で利用できます。

無料のWeb用Wordではマクロの使用や透かし機能、列やグリッド線の使用に制限がありますが、有料版ではこれらの機能が全て利用可能です。またセキュリティが強化されており、スパムやマルウェアの自動検出、データ漏えいや損失を防ぐためのDLP（データ損失防止）機能やデータ転送時の暗号化など、さまざまなセキュリティ機能が備わっています。

Microsoft365のダウンロードはこちら

Evernote

【特徴】

Evernoteは世界で2億人以上に使われている、クラウド対応の先駆けともいえる書類管理アプリです。テキストだけでなく、画像、音声、PDFなど様々なデータの保存が可能です。

基本的には無料で利用できますが、より多くの容量や共有機能を求めるユーザー向けに有料プランも提供されています。2023年12月から無料版の制限が厳しくなり、2024年3月末にはレガシー版が廃止されました。しかし、日常の業務や個人の情報管理に欠かせないツールとして今でも根強い人気を誇っています。

Evernoteのダウンロードはこちら

Dropbox

【特徴】

Dropboxは、ファイルの保存と共有に特化したクラウドベースのストレージサービスです。PC版だけでなく、モバイル版も提供されており、いつでもどこでもアクセス可能な利便性が特徴です。またセキュリティ面でも、ファイルの暗号化や二段階認証など、データ保護を強化する多くの機能が提供されており、個人データから企業情報まで安全に管理できます。

Dropboxのダウンロードはこちら

WPS Cloud

【特徴】

WPS Cloudは、最大20GBまでのストレージを持つクラウド型オフィスソフトです。プランは1年版と6ヶ月版とに分かれており、それぞれ月額課金が必要です。

PC、スマホ、タブレットで利用可能で、書類作成、表計算、プレゼンテーション作成ができます。PDFでの編集機能も備わっており、どこでも簡単にファイルの編集や保存、チームとの共同作業が行えます。

WPS Cloudのダウンロードはこちら

Adobe Acrobat Reader

【特徴】

PDFを開発したAdobe社により開発されたAdobe Acrobat Readerは、信頼性が高く世界中で広く普及しています。Adobe Acrobat Readerは、PDFファイルを閲覧、印刷、署名、共有、注釈追加が可能な無料のソフトウェアです。

無料版ではPDFをword/Excel形式への書き出しやパスワード設定ができないものの、フォームやマルチメディアを含むさまざまなタイプのPDFを開き、操作することができる唯一のPDFビューアーです。

Adobe Acrobat Readerのダウンロードはこちら

GoogleDrive

【特徴】

Google Driveは、Googleが提供するクラウドベースの書類管理アプリです。文書、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、あらゆる種類のファイルを保存し、管理することができます。

Google Driveは、ネットワークがオフの状態でも編集可能です。またGoogleドライブ上でファイルを編集すると、内容が自動保存されます。そしてリアルタイムでの共同編集も可能なため、複数のユーザーが同時にドキュメントを修正でき、チームでのプロジェクト作業に便利です。

GoogleDriveのダウンロードはこちら

Microsoft OneDrive

【特徴】

Microsoft OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスで、ファイルや書類を安全に保存し、どこからでもアクセスすることができます。OneDriveは特にMicrosoft Officeとの互換性に優れており、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションとシームレスに連携します。

またモバイルデバイス用のアプリも提供しており、どこからでもファイルにアクセスできます。無料版は個人向けのみで、法人向けプランはすべて有料となっています。

Microsoft OneDriveのダウンロードはこちら

Qiita Team

【特徴】

Qiita Teamは、書類管理と情報共有を効率化する社内向けナレッジ共有サービスです。直感的な操作で誰でもかんたんに読みやすい記事を作成できます。

またグループ機能を利用することで、チームやプロジェクトだけでなく、スキルや情報カテゴリごとに情報を分類し管理することが可能です。高度なセキュリティ機能も備えており、重要な業務情報やデータを安全に保管できます。2024年現在、スマートフォン専用アプリはリリースされていないため、ブラウザで使う必要がありますが、社内マニュアル、業務ノウハウ、手順書、社内FAQ、日報、議事録など、さまざまな種類の書類を一元管理でき、効率的な情報共有が可能です。

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Adobe Scan

【特徴】

Adobe Scanは、Adobeの人工知能技術「Adobe Sensei」を活用し、スマホで紙の書類をスキャンできるアプリです。書類の傾きの修正や画像のノイズ除去などを自動で行い、読みやすいPDFを生成します。

また、文字を自動で認識するOCR（光学文字認識）機能が搭載されているため、スキャンした書類からテキスト情報を抽出して、検索やコピーが可能です。これにより、書類の再利用が容易になります。無料版は25ページまで利用可能で、有料版になると最大100ページまで認識できます。

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書類管理アプリを選ぶ際の5つのポイント

ここでは、書類管理アプリを選ぶときに注目すべき5つのポイントを解説します。

目的に合った容量のあるものを選ぶ
セキュリティ対策が十分なものを選ぶ
操作性を確認する
無料の範囲を確認する
他のデバイスと同期しやすいか

書類管理アプリを選ぶ際は、それぞれのアプリがもつ特性をしっかりと把握することが重要です。普段の業務で使用するアプリだからこそ、自分たちのニーズに合っているかを見極められるようにしましょう。

目的に合った容量のあるものを選ぶ

書類管理アプリを選ぶ際は、アプリが提供するストレージの容量が業務のニーズに適しているかを確認することがポイントです。大量の書類を日常的に扱う場合や、画像や動画などの大きなファイルを管理する業務では、十分な容量を備えたアプリを選ぶ必要があります。

使用するドキュメントの量を見積もり、将来的な拡張も考慮して、余裕を持った容量のアプリを選択しましょう。容量が不足していると、追加のストレージスペースに対して追加料金が発生する場合があるため、初期から適切な容量のプランを選ぶことが企業利益につながります。

セキュリティ対策が十分なものを選ぶ

書類管理アプリを選ぶ際は、セキュリティ対策が十分なものを選ぶこともポイントです。機密情報を扱うため、データの保護は業務の信頼性を保つ上で欠かせません。

選ぶアプリは、強固なセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。具体的には、データの暗号化、多要素認証、定期的なセキュリティ更新といった機能が含まれているかをチェックすることが重要です。

さらに、アプリの提供者がセキュリティに関するポリシーを持ち、定期的に外部の監査を受けているかどうかも調べると良いでしょう。適切なセキュリティ機能を備えたアプリを選択することで、業務の安全と効率を同時に高めることができます。

操作性を確認する

書類管理アプリを選ぶときは、操作性を確認することがポイントです。特に、社内で広く使われることを想定している場合、現場の従業員がすぐに理解して直感的に操作できるアプリを選ぶべきです。アプリのユーザーインターフェース（UI）が使いやすく、デザインが直感的であれば、日常の業務にすぐ取り入れることができます。

また、アプリ操作が簡単な場合、必要なトレーニングの時間とコストを削減できます。基本的な機能が直感的に理解でき、複雑な手順を経ずにタスクを完了できるかどうかを評価しましょう。このようなアプローチにより、アプリの導入がスムーズに進み、全社的に効率的な書類管理が実現します。

無料の範囲を確認する

書類管理アプリを選ぶ際には、無料の範囲を確認することもポイントです。多くのアプリは基本的な機能を無料で提供していますが、ビジネスの規模が大きくなるにつれて、より高度な機能や拡張サービスが必要になることがあります。

無料プランで提供される機能だけでなく、将来的に必要になりそうな追加機能やサービスがどのように料金設定されているかを把握しておくと良いでしょう。特に、ドキュメントの容量制限、ユーザー数の制限、セキュリティ機能の強化、サポート体制など、追加料金が発生する可能性のある項目は注意深くチェックすることが求められます。