社内のナレッジを共有することで、業務効率化や教育コストの削減が図れる社内wikiツール。利用を検討している担当者にとって、具体的な導入方法や運用に失敗しないためのポイントは事前に知っておきたいものでしょう。
本記事では、社内wikiに興味があるビジネスパーソンや導入担当者に向けて、導入のための4つのステップ、注意点、効果的に活用するための5つのポイントを解説します。
目次
社内wikiを導入するときの4つのステップ
社内wikiに興味があり活用を検討している担当者に向けて、導入方法を4ステップで解説していきます。具体的には、次のフローで導入を進めましょう。
- ステップ1：社内wikiツールを選ぶ
- ステップ2：.導入を社内に告知する
- ステップ3：社内wikiの管理者を決定する
- ステップ4：運用しながら改善する
ステップ1：社内wikiツールを選ぶ
まずは、ツール選びから始めます。社内wikiは、各ベンダーがさまざまなサービスを提供しています。機能や料金体系などはサービスによって異なるため、選定基準を定めて比較検討しましょう。
ツール選びの際の基準には次のようなものがあります。
- 自社が必要とする機能が備わっているか
- 初期費用とランニングコストは適正か
- 使いやすいUIとなっているか
- ナレッジの検索が簡単にできるか
- コミュニケーションを促進させる機能は付いているか
- セキュリティ機能が高いか
- サポート体制は充実しているか
- スマートフォンやタブレットに対応しているか
ステップ2：導入を社内に告知する
社内wikiの利活用を促進するために、全社にツールの導入を告知します。
社内wikiは従業員が継続的に活用してはじめて導入効果を得られるツールです。ナレッジやノウハウがたくさん蓄積され、更新・投稿・検索などが活発化しないと導入する意味がありません。
そのためには、どのような機能をもつツールが導入されたのか、ツールの利用で得られるメリットは何か、などを周知させる必要があります。また、導入前には講習会や研修会を開き、操作方法をレクチャーすることも大事です。
ステップ3：社内wikiの管理者を決定する
次に、社内wikiの運用管理者を選定します。
管理者の役割は、定期的な情報のメンテナンスや従業員からの問い合わせ窓口となることです。社内wikiには常に有益かつ最新の情報を載せる必要があります。また、導入直後は使い方がわからなかったり、活用方法が知りたいと考えるユーザーが出てくるものです。そうしたケースでは管理者が適宜質問に答えるなど、ユーザーの不安を取り除くための対応が必要になります。
さらに、管理者は社内wikiの定着化を図るための施策にも注力しなければなりません。例えば、投稿や更新を行った従業員を評価する制度を作ったり、投稿などに対してリアクションを行うことで従業員のモチベーションを維持・向上させる役目も担います。
管理者は一人の従業員が担当するケースもあれば、社内wikiの運用管理チームを作る場合もあります。多くの役割を担う場合には、複数の人材を配置してチームを作った方が良いかもしれません。
ステップ4：運用しながら改善する
社内wikiはナレッジを蓄積し、継続的に活用することで効果を発揮するツールです。使っていくうちに問題点や課題が出てきたら、適宜改善を行う必要があります。
例えば、テンプレートが不足している場合には新たに作成したり、追加したりして対応します。また、投稿ルールが守られていない場合には管理者がコントロールして、運用ルールを遵守させることなども必要になります。
社内wikiに対して、従業員から「使いづらい」「手間がかかりすぎる」「やり方がわからない」などの意見が寄せられたら、なるべく早く改善策を打ちましょう。不満を抱えたまま運用を続けると誰も使わなくなり、導入に失敗するリスクが高まります。管理者や管理チームはPDCAを素早く回すことを心がけましょう。
社内wikiを運用する際の注意点
社内wikiの担当者にとって、導入に失敗してコストや手間を無駄にするのは避けたいところです。そこで、ここでは運用時に気をつけたい点を2つ解説します。
- 社内wikiが浸透しないと効果的に活用できない
- ツールの使い方が分かりづらい場合がある
社内wikiが浸透しないと効果的に活用できない
ナレッジ共有ツールである社内wikiは、うまく活用できれば業務効率化や教育コストの削減などが図れます。導入効果を最大化させるためには、従業員による活発な利用が必要不可欠です。ツールが社内に浸透しないと、想定していた導入メリットは得られないでしょう。
例えば、ナレッジやノウハウが蓄積されないままツールを運用した場合、ユーザーは「検索しても知りたいことが見つからない」「必要な書類のテンプレートがアップロードされていない」「業務マニュアルに不備があって、用をなさない」など、不満が募る可能性があります。
このように、情報が整理されていなかったり不足していると、従業員は社内wikiを使うメリットを感じられなくなります。結果、社内wikiの活用が限定的になったり、最悪の場合誰も使わなくなるおそれもあるのです。
ツールの使い方が分かりづらい場合がある
ツールの使い方が分かりづらいと、社内wiki運用に失敗する可能性が高まります。
社内wikiの運用は、全社で協力して行うべき施策です。従業員の中には、ITリテラシーの高い人材がいる一方で、ITツールの利用に苦手意識をもっている人もいるでしょう。
使い方が複雑な場合、後者の人材は使うのをためらってしまったり、全く使わなくなるといという事態になりかねません。
ツールの利用に抵抗がない従業員や新しいツールを率先して使う従業員と、社内wikiを利用しない従業員が二極化すると、業務効率化や情報共有といった導入効果が得られないケースがあるので注意しましょう。
社内wikiを効果的に活用する5つのポイント
ナレッジ共有によって組織のパフォーマンス向上が期待できる社内wikiには、「教育コストの削減」「コミュニケーションの促進」「テレワーク環境下でのスムーズな業務遂行」など、多くのメリットが期待できます。ただし、運用に失敗してしまうケースが多いのも事実です。
ここでは、社内wikiを効果的に活用するためのポイントを解説していきましょう。
- 使いやすいツールを選ぶ
- 運用ルールを決めておく
- 管理者や閲覧可能範囲を決める
- テンプレートを活用する
- 導入目的を社内に周知する
使いやすいツールを選ぶ
まずは、社内でしっかりと活用できるように使いやすいツールを選ぶことが重要です。
使いやすい操作性、見やすいデザイン性、直感的に使えるUIなどを確認しましょう。多くの社内wikiツールには無料で使える試用期間が設けられています。トライアル期間中に社員にツールを触ってもらい、使用感について意見をもらいましょう。
またできれば複数のツールを試用し、比較検討することも大切です。試用する人材はITに詳しい人だけでなく、苦手な人も交えるようにしましょう。また情報システム部門や開発部門だけでなく、バックオフィス部門や営業部門など多部門の人材にまんべんなく使ってもらった方が多様な意見を集められるので効果的です。
運用ルールを決めておく
社内wikiの継続利用を促進するためには、運用ルールを定める必要があります。運用ルールを決めるのは、管理担当者や社内wikiの運用担当チームです。
投稿する際に必要になる項目やどのタイミングで投稿するかなど、事前に決めておいた方がユーザーも利用しやすくなります。またタグやタイトル、フォルダ分けなども、統一ルールを定めておくことで情報が整理されます。
組織によっては、部門ごとに別々の社内wikiが導入されているケースもあるでしょう。そうした場合にはツールを1つに絞り、運用ルールも全社で統一した方が定着化が進みます。
管理者や閲覧可能範囲を決める
社内wikiは情報の共有や活用を活発化させるために、なるべく多くの従業員が利用できるようにした方が良いでしょう。ただし、情報によっては管理者を限定したり、編集・閲覧ができるユーザーを指定する必要も出てきます。
そのため、部門内のみで閲覧可能な情報やマネージャークラスだけが編集できる情報など、細かく権限設定できるツールを選ぶことが重要です。
一方で、権限の付与や編集・閲覧範囲の設定は、細かくしすぎると利用の促進を阻む要因になりかねません。設定する際には十分に注意しましょう。
テンプレートを活用する
多くの従業員にとって、自分が知っている情報やノウハウを社内wikiに投稿する際には少なからず逡巡するものです。そもそもどのような構成で、どのような内容を投稿すれば良いのかわからないという従業員もいるでしょう。
そうした心理的なハードルを下げるためにも、テンプレートが豊富に準備されているツールを導入した方が良いでしょう。テンプレートの例には、「議事録」「報告書」「ヒアリングシート」「イベント報告」「おすすめ紹介」「マニュアル」などがあります。
管理者はツールの使い方をレクチャーする際に、テンプレートを積極的に活用するように促しましょう。
導入目的を社内に周知する
社内wikiの定着化を進めるためには、導入目的を社内に周知することも重要になります。
導入目的には、例えば以下のようなものがあります。
- ナレッジを共有するため
- 各種マニュアルを整備するため
- 属人化を防止するため
- 報告書や議事録のひな形を共有するため
- ペーパーレス化促進のため
これらの導入目的を全社に共有することで、従業員は何のためにツールを使う必要があるのかが明確に理解できるようになるでしょう。
目的の周知によって、従業員はチーム内の情報伝達や新人教育の際などに、社内wikiを積極的に活用してみようと考えたり、社内wikiで業務を効率化させようと自発的にツールを使うマインドが醸成されていくのです。
まとめ
本記事では、社内wikiの導入方法をはじめ、運用の注意点や導入効果を得るための5つのポイントを解説しました。
社内wikiに興味があり、導入を検討している担当者は、運用に失敗しないためのポイントを押さえておく必要があります。社内wikiをしっかりと定着化させるためには使いやすいツールを選び、導入目的を社内に周知することなどを意識しましょう。
社内wikiを活用できれば、コミュニケーションの促進やナレッジ共有など、多くのメリットを享受できます。そのためには簡単に投稿できて、チームの連携強化にも役立つサービスを選定する必要があります。
例えばQiita Teamならば、テンプレートが充実しており、シンプル設計のためITリテラシーが低くても簡単に使いこなせます。コメントやリアクション機能によってコミュニケーションの活発化も図れるため、チーム力を強化したい組織にとって最適な選択肢となるでしょう。