定められた範囲内で、働く場所や時間帯を自由に決められる「テレワーク」は、1990年代のバブル期、都心のオフィス費用が高騰していた頃から、徐々に導入が始まりました。
しかし、テレワークを行うよりも、従業員が会社に集まって業務を行う方が効率的であったため、2010年代まではテレワークの導入がなかなか進みませんでした。
ところが、近年、新型コロナウイルスの影響により、テレワークが一気に注目を浴び、導入する企業が増えています。
しかしながら、テレワークの導入があまりにも早急に進んだため、テレワークを利用する上でのうまくいかない会社の問題点が浮き彫りになっています。
テレワークを利用した働き方の一つに「在宅勤務」がありますが、今回は在宅勤務における課題や問題点と、その対策方法について紹介します。
目次
実際にどんなことがテレワークの問題になるのか？
テレワークで仕事をする男性
実際にどんなことが問題となるのかをまとめてみます。
①コミュニケーションやモチベーションの問題
テレワークになることで、コミュニケーションの問題が多く発生します。
社員同士の連帯感が弱まるという声や、「報告・連絡・相談」がこれまでのように簡単にできなくなるという意見、仕事への意識が低くなることが考えられます。
在宅でテレワークをしていると、自分の仕事ぶりが上司や部下にみられていないので、仕事へのモチベーションがどうしても上がらないという声もよく耳にします。
テレワークで一定のモチベーションを保つためにはアイデアや工夫が必要です。
たとえば、テレワークをはじめる企業でニューノーマルになってきたのが、Zoom（オンラインビデオ会議ツール）やSlack（チャットツール）などのオンラインでのコミュニケーションツールの導入です。
ただし、これらのコミュニケーションツールは導入するだけでは、社員のモチベーションを管理することは困難です。
社員のモチベーション維持を図るために有効な施策がチャットやZoomなどで気軽に相談や雑談しやすいオンラインの場所を設置するという施策です。
オフィスに出勤して仕事をしていると、些細なコミュニケーションが自然に生まれるのですが、テレワークだとどうしてもカジュアルなコミュニケーションは激減してしまいます。
カジュアルなコミュニケーションの価値はオフィスで仕事をしていると意外と見落とされがちですが、社員のモチベーション維持には欠かせません。
②プライベートと仕事の区別の問題
在宅でテレワークをしていると、どうしてもプライベートと仕事の境界線が曖昧になってきます。
プライベートと仕事の境界線が曖昧になると、オンとオフの切り替えがしづらくなるので仕事の生産性は落ちます。
たとえば、在宅勤務中に猫が膝の上に乗って甘えてきても、放って置くことができるでしょうか。
テレワーク中の猫の距離感、しばらく適正だったのに、寒くなったせいか急ににじり寄ってきた pic.twitter.com/2qziQ4Ow8t— ハンバトP (@humbert0225) November 25, 2020
在宅勤務だとどうしても誘惑が多くオンとオフの切り替えが困難な場合は、時間貸しのレンタルオフィスやコワーキングスペースを探すのも一つの手段です。
在宅でのテレワークしか許可されていない場合でも、ベランダでヨガをしたり、勤務時間の前に近所を散歩するなどモーニングルーティーンを習慣化することで、上手にオンとオフの切り替えをする人もいます。
あなただけのモーニングルーティンを探してみてはいかがでしょうか？
テレワークのすすめ
・朝15分以上日光を浴びる
・仕事用の服に着替える
・出勤の代わりに筋トレをする
・お昼休憩のチャイムを鳴らす
・30分に一回立ち上がる
・トイレ休憩と水分補給をこまめに取る
・自分のスマホは別室へ
・終業時間に蛍の光を流す
・1日一回散歩する
・寝室に仕事を持ちこまない— GMSHOCK (@GMSHOCK001) September 14, 2020
③社員評価や勤怠管理が難しくなる
これまでは、上司と部下が隣同士で仕事をしていたので管理がしやすかった勤怠管理も、テレワークだと難しくなります。
またテレワークだと社員の人事評価もしづらくなるので、それらを管理する新しい評価基準なども必要になってきます。
テレワークで勤怠を把握するツールや社員を評価するツールの導入も必須です。
パソコンの操作ログによって、実際にパソコンで仕事をしていることを確認するようなマイクロマネジメントもありますが、かえって生産性が悪くなることが多いのであまりおすすめはできません。
テレワークの場合、社員の人事評価については対面で行うことはできないので、労働時間だけで評価しないような新たな評価システムを設定する必要があります。
日本電産の永守会長
“テレワークなんか信用してなかった。しかし今回の騒動で導入したところ、テレワークで営業成績を伸ばした社員がいた。考えが変わった。
ということで4月1日から人事評価と賃金体系を変えより成果主義に変更”
会社自体は古い体質のようなのに、変わる時は流石のスピード感。— Mari̸ Şai̸ta͜ (@mari_saita) May 14, 2020
④インターネット環境が整備されていないため不便
テレワークだと、インターネット環境が会社のように整備されていないため、仕事上の不便を感じるでしょう。
たとえば、「Wi-Fi環境があまり良くない」や「コピーやその他の機器が揃っていない」などの問題が考えられます。
社員がみんな同じような環境で仕事ができるように整備するには、お金と時間がかかります。
テレワークで必要となるのはインターネット環境以外にもあります。
たとえばデスクやイス、Webカメラなど、在宅でのテレワークの長期化に備えて、在宅勤務手当を付与する会社も増えています。
⑤決済や承認が取りにくい
これまでは対面で行っていた決済や稟議の承認もテレワークだと難しくなります。
対面で承認や決済を得られない以上、チャットやビデオ通話でのコミュニケーションで稟議を進めることになるので、承認作業は進みづらくなります。
また決済や承認をテレワークで行う場合はセキュリティ面の強化も必要です。
その結果、決裁や承認への手順が複雑になることもあります。
⑥セキュリティ上の問題
テレワークを導入する上で、重要になってくるのがセキュリティの問題です。
在宅でも仕事上の様々な情報を扱いますので、一人一人のセキュリティ意識を高める必要があります。
テレワークでも情報漏洩することがないように、一定期間ごとにパスワードを再設定したり、ログインIDやパスワードを安全に管理できるような1passwordなどのアカウント管理ツールを導入するのもおすすめです。
新しい時代のテレワークの問題点を解決したい！
テレワークに取り組む企業の中には、実際にテレワークをしたいけれども、会社の就業規則や環境が整備されていないという企業も多くあるのが現状です。
実際にテレワークに取り組めない理由として「テレワークに適した仕事がない」という理由が7割を占めています。
仕事自体がテレワークに向いていないと考えている企業が多くある一方で、テレワークを上手く活用できている会社はどのような工夫をしているのでしょうか。
テレワークに適していない仕事であっても、ある部分はテレワークでも可能ということがよくあります。
どういった仕事ならば、テレワークでできるのかを諦めずに考えてみることも必要です。
業務仕訳ができていない場合が多い
「テレワークに適した仕事がない」という場合でよく耳にするのが、「うちの会社は、一人が複数業務を行っているから業務仕訳ができなくてテレワークが進まない」という声です。
1人が複数業務を行っている場合、それぞれの社員で業務を仕訳していくことでテレワークでもできる仕事が増やせます。
業務仕訳をしながら、仕事内容を分析して実際にどの程度テレワークが可能なのかを洗い出してみましょう。
まとめ
社員のコミュニケーションを図りながら個々の社員の意識改革と万全なセキュリティシステムを整備することでテレワークの問題を解決し、テレワーク移行をスムーズに進めていきましょう。