会社の会議や、クライアントとの商談で不可欠となる「議事録」。入社研修などにおいて、ビジネスの基本として教わる方も多いのではないでしょうか。
議事録は、なぜ必要なのでしょうか？どうやったら効果的な議事録を作成できるのでしょうか？
本記事では、議事録を作成する目的や、作成しないことで発生する問題、書き方のコツや共有時における注意点などについて解説していきます。
目次
議事録を作成する目的
そもそも、なぜ議事録を作成する必要があるのでしょうか？まずは、以下3点の目的を理解していきましょう。
決定事項の共有
最も大きな目的の一つが、決定事項の共有だと言えます。会議には、その場にフルで参加した人もいれば、途中から参加した人、当日は別件で不参加だった方など、様々な関係者がいます。
それら参加者の情報格差が発生したままだと、次回の会議開催時に、話についていける人とついていけない人が発生してしまいます。
よって、なるべく早いタイミングで会議の決定事項を共有する必要があり、そのために議事録があると言えます。
優先順位の明確化
2つ目のポイントは、タスクの優先順位を明確化することです。会議では様々なToDo事項が議題として出てきます。それら全てを同じ優先順位で進めるわけにはいきません。
議事録にて、会議で話し合われたタスクを明記することで、それらの優先順位を関係者全員で理解し、認識の齟齬をなくすことができるでしょう。
責任の所在の明確化
3つ目の目的は、様々な決定事項の責任の所在を明確化することです。会議の中には、誰がその件に関して最終的な責任を持つのか、あいまいなままで終了するケースも多いです。その状態のまま放置すると、次回の会議までに進捗がない場合、誰の責任かを明確にしていないので、結果としてプロジェクトの進捗が滞ってしまうリスクも発生します。
誰がどのタスクに対して責任を持っているかを明確にして、プロジェクトを円滑に進めることが、議事録の目的でもあると言えます。
議事録の書き方とコツ
では、議事録は具体的にどうやって書いていけば良いのでしょうか？以下、議事録の書き方のコツをお伝えします。
事前準備を忘れずに
議事録作成は、会議の前から始まっています。事前に以下のような準備を進めることで、会議当日になっても混乱することなく議事録作成を進めることができるでしょう。
具体的には、会議にはアジェンダというものがあります。そのアジェンダを事前に確認し、どんな流れで会議が進んでいくのかを事前確認することで、当日の作成作業をスムーズに進めることができるでしょう。
もしもアジェンダがないのであれば、自分で案を作ってしまうのも手です。会議の議題と目的、日時と場所、参加者、そして当日の議論の流れを簡単にまとめるだけでも、作成工数は格段に変わってくるでしょう。
会議中はとにかくメモ
会議では様々な情報が飛び出してきます。その場で必要な情報を取捨選択してしまいがちですが、もしも議事録担当者の判断が間違って、必要な情報を不要と判断して削ぎ落としてしまうと、後から「言った言わない」が発生し、問題につながることもあるでしょう。
会議中は、とにかくあらゆる会話内容のメモを優先し、漏れのないように気をつける必要があります。
レコーダーを忘れずに
どんなにタイピング能力が高くても、早口の参加者が多かったり、突発的な対応で全ての会話内容を記録することは難しいものです。メモ漏れが発生したとしても後から確認して必要な部分を追記できるように、音声を録音するレコーダーを使うことは非常に大切です。
音声が録音できるレコーダーを、しっかりと事前に準備するようにしましょう。
5W1Hを意識して整理する
5W1Hとは、物事をまとめるときのフレームワークの一つで、具体的には以下のような観点で情報を整理する手法です。
- Who（だれが）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（なにを）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
議事録を作成するときは、議題に応じて上記の観点で情報を整理すると、関係者がどんなことをいつまでにやるのかを可視化して整理・共有することができるでしょう。
議事録のテンプレート
ここまで見てきた議事録ですが、具体的にどんな項目で整理をすれば良いのかわからない、という方も多いのではないでしょうか？ここでは、議事録で書くべき項目のテンプレートをお伝えします。
議事録には、具体的に以下の項目を明記するべきでしょう。
- 会議名
- 議題・テーマ
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者一覧
- 欠席者一覧
- 会議の目的
- 前回からの進捗
- 決定事項
- 会議の内容詳細
- 各自ToDo事項
- 懸案事項・課題など
- そのほか備考
これを見て「細かいな」と感じた方もいるかと思いますが、記載項目が細かいほどに、記入の漏れもなくなるものです。もしも会社標準仕様の議事録フォーマットがある場合は、上記の項目リストと照らし合わせて、不足分を補いながら作成を進めてみてください。
議事録作成後の共有も忘れずに
なお、最後に大事なこととして、議事録は関係者にしっかりと共有して、その役割を全うすることになります。会議の場にいた参加者に内容を共有し、内容の認識に齟齬がないかを確認してもらい、必要であれば修正をしてもらう。その流れが非常に大切となります。
理想は24時間以内の共有です。遅ければ遅いほど、全員の記憶が曖昧になっていくため、なるべく早いタイミングでメールもしくはチャットで共有し、チェックをしてもらうようにしましょう。
議事録作成・共有に最適なQiita Team
以上、今回は議事録を作成する目的や、作成しないことで発生する問題、書き方のコツや共有時おん注意点などについてお伝えしていきました。議事録作成には、様々なポイントがあることがお分かりになったのではないでしょうか？
情報共有ツール「Qiita Team」は、Markdown記法に対応したプレーンテキスト作成ツールとなっているので、今回お伝えしたような必要項目を柔軟に追加しながら、読みやすく綺麗な議事録を作成することが可能です。
自分のチーム用のテンプレートを作成する機能も搭載されているので、議事録の運用や共有で悩まれているチームは、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？