「今日は議事録担当をお願いします。」
そう言われて、ちょっと「嫌だな」と思った方も多いのではないでしょうか？会議での決定事項や保留事項を適切に理解して、紙やデータに落とし込んで関係者に共有する。そんな大事なミッションを担っているからこそ、ミスが許されず、プレッシャーになる方も多いと聞きます。
本記事では、そんな議事録作成をサポートするテンプレートをダウンロードできるサイトを3つご紹介します。議事録作成担当になった際は、ぜひ活用してください。
目次
議事録作成の目的
人は時間に比例して物事を忘却します。これは、エビングハウスの忘却曲線で有名な既知の事実です。議事録を作成する目的は、この「忘れる」ということに対する対策と言えるでしょう。
議事録は、会議参加者にとっては備忘録として、不参加社員や関連部署にとっては会議の内容を過不足なく知る情報源として、それぞれ機能することになります。
適切な議事録を作成し共有することで、「誰が、何を、いつまでに行えばいいのか」が明確になり、次回の会議までに各自がどんなアクションを行えば良いのかが見える化されることになります。
議事録で書くべき事項
議事録に書くべき項目は、会社や業種業態によって細かい部分は異なるものの、一般的なものとしては以下の通りとなります。
- 会議名
- 議題・テーマ
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者一覧
- 欠席者一覧
- 会議の目的
- 前回からの進捗
- 決定事項
- 会議の内容詳細
- 各自ToDo事項
- 懸案事項・課題など
- そのほか備考
特に、以下の2点が重要な記載事項となります。
決定事項
会議の目的でもある決定事項は、議事録作成の中でも最も重要な項目の一つです。フォントを大きくしたり、フォントカラーを変えるなどして、議事録を確認するメンバーが見逃さないようにしましょう。
各自ToDo事項
もう一つ、関係各位のToDo事項も、次回までのアクションとして大切な項目です。ぜひ、メンバー単位でやることを簡潔に洗い出して表記するようにしましょう。
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なお、具体的な記入例としては、以下の議事録作成例を参照してください。
議事録作成例
| 作成日 | 2021年3月1日（月） |
| 作成者 | サンプル太郎 |
| 会議名 | オウンドメディアのCMS選定会議 |
| 議題・テーマ | クラウド型CMSの選定基準策定 |
| 開催日時 | 2021年2月26日（金）15:00〜16:00 |
| 開催場所 | 本社ビル3階小会議室 |
| 出席者一覧 | サンプル課長、サンプル主事、サンプル太郎 |
| 欠席者一覧 | サンプル洋子 |
| 会議の目的 | クラウド型CMSの選定基準として、比較検討のための機能要件を、事前共有した別表に埋めてまとめる |
| 前回からの進捗 | 比較検討のための機能要件をまとめっるための別表様式の策定 |
| 決定事項 | 作成した別表をもとに、各ベンダーにコンタクト |
| 会議の内容詳細 | （別紙A参照） |
| 各自ToDo事項 | ・サンプル太郎：X社、Y社、Z社に連絡・サンプル主事：F社、T社、O社に連絡・サンプル洋子：提案書サンプル書式のファイル作成※いずれも2021年3月8日（月）までに対応 |
| 懸案事項・課題など | ・Y社の別契約との整合性を要確認（サンプル太郎） |
| そのほか備考 | ・2021年3月18日（木）よりサンプル弘子がチームにジョイン予定 |
議事録のテンプレートサイト5選
最後に、議事録のフォーマットで悩んでいる方に向けて、議事録のテンプレートを取得できるサイトを3つご紹介します。
Microsoftの議事録テンプレート
https://templates.office.com/ja-jp/%e8%ad%b0%e4%ba%8b%e9%8c%b2
Microsoft社のOffice 365が公式で配布している議事録テンプレート集です。
シンプルなものから設立総会用、教育機関用まで、ニーズに応じた議事録テンプレートが用意されています。データ形式としては、Wordの他にもExcelやPowerPointファイルも用意されており、運用に沿ったものを選択できるようになっています。
Smartsheetの議事録テンプレート
業務改善ソリューションを提供しているSmartsheet社が提供する、Wordファイル専用の議事録テンプレート集です。
一般的な議事録の他、プロジェクト会議議事録、委員会・理事会・取締役会議事録、社内・組織内会議議事録、インフォーマル議事録など、様々なビジネスシーンに合わせたテンプレートが用意されています。
文例書式テンプレート集
https://www.template-sozai.com/
こちらは「文例書式テンプレート集」というサイトが公開している議事録の一覧です。
Microsoft OfficeのWord、Excel、PowerPointのテンプレートが多数用意されており、ニーズに応じたチョイスが可能となっています。
テンプレートをもとに自社専用にカスタマイズしよう
以上、今回は議事録作成をサポートするテンプレートをダウンロードできるサイトを、3つご紹介しました。テンプレートの中身はもちろん、作成の目的や管理すべき項目についてもお伝えしたので、良い雛形が見つかったら、自社専用にカスタムをすると良いでしょう。
議事録作成担当になった際は、ぜひ活用してみてください。