「会議では議事録が大事だ」
そんな当たり前のことを言われても、と思うかもしれませんが、では、なぜ会議では議事録が大事なのか。そう問われると、意外にも回答に窮する人が多いのではないでしょうか？
本記事では、議事録作成の意味をしっかりと理解するために、議事録作成の目的や取らないことのデメリット、議事録で共有すべき項目などについて解説していきます。
目次
議事録とは
議事録とは、会議や打ち合わせの席での会話内容や決定事項などをドキュメントに落とし込み、関係者間で共有するための文章です。
ただ単に会話内容をだらだらと書くのではなく、5W1Hを意識して情報を整理し、適切な人に適切な情報が届くようにするためのものだと言えます。ちなみに、5W1Hとは、以下のような情報のことを示します。
- Who（だれが）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（なにを）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
議事録作成の意味
議事録を作成することの意味は、以下の通り、大きく3点に分かれます。
関係者への適切な情報共有
議事録作成の最も大きな意味は、関係者への適切な情報共有にあります。
ここでのポイントは「適切である」ということ。適切な粒度で必要な情報を関係者にもれなく伝えることが、議事録の目的であり、作成する意味でもあります。
先ほどお伝えした通り、ただ単に会話内容をだらだらと書いたのでは、それは議事録ではなく、ただの会話の文字起こしにすぎません。適切な形に整理してドキュメントに落とし込むことが大切となります。
メンバーの意識を合わせる
関係者間で意識を統一化させ、プロジェクトや商談が滞りなく進むようにするツールとして、議事録は機能します。
例えばタスクの優先順位。打ち合わせでは様々なタスクが出てくるので、それらの優先順位を明確化し、関係者全員で共有・理解することが、議事録の大きな役割であると言えます。またそれに付随して、各タスクの責任の所在を明確化することも、議事録の果たす役割として大きいでしょう。誰がどのタスクに対して責任を持っているかを明確にすることで、さまざまなトラブルを未然に防止できます。
文章力＆情報整理力の強化のため
チームメンバーの文章力および情報整理のスキルを養うのにも、議事録は有効です。そのために議事録担当者を据えている、という会社も、きっと多いのではないでしょうか。
議事録を適切に作成しようとすると、会話を適切に理解し、膨大な会議での情報を整理して、適切な粒度でドキュメントに落とし込んでいく必要があります。先ほどの5W1Hに沿った整理を重ねることで、議事録はもちろん、社内活動における様々な情報整理能力が身につくことになるでしょう。また、それに付随して文章力が向上するので、読みやすい文章を書く人として、例えばオウンドメディア担当になったりSNSなどのUGC担当になったりと、マーケティングをはじめとする様々な職域へとスキルを活かせるようになることも期待されます。
議事録を取らないことのデメリット
では、議事録を取らないと、どんなことが発生するのでしょうか？以下、考えられる事態を2つ挙げます。
「言った、言わない」が発生する
議事録を作らないと、後々に何か問題が発生した際に、責任の押し付け合いが往々にして発生します。その時に、必ず出てくるのが「言った、言わない」の応酬です。
議事録のような、ドキュメントとして経緯や決定事項が残っていないと、人々の頭の中だけで発言の情報が残ることになるので、トラブルが発生した時にはこじれるリスクが高まります。
タスクの振り間違いが発生する
議事録は、プロジェクトの適切なマイルストーンとしての役割を果たす会議体の重要な成果物でもあります。プロジェクトのマイルストーンを記録したものがないとなると、タスクの振り間違いやプロジェクトの遅延などが発生するリスクが高まります。
間違ったタスクと、間違った粒度で、間違った期限の認識で進めてしまう。そんな自体が起きないためにも、議事録による定点観測と共有は必要不可欠なのです。
議事録で共有すべき項目
あでは、議事録には具体的にどのような情報を落とし込むべきなのでしょうか？一般的な項目としては、以下のようなものが挙げられます。
- 会議名
- 議題・テーマ
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者一覧
- 欠席者一覧
- 会議の目的
- 前回からの進捗
- 決定事項
- 会議の内容詳細
- 各自ToDo事項
- 懸案事項・課題など
- そのほか備考
この中でも特に重要なものが、会議の「決定事項」と「各自ToDo事項」だと言えます。
決定事項は会議の目的でもあるので、他項目と比較して、例えばフォントサイズを大きくしたり、網掛けなどで重要箇所を装飾するなどして、強調するべき箇所だと言えます。
また各自ToDo事項も、次回以降に向けた重要な記載事項として、同じく他項目よりも強調し、特に5W1Hを意識して記載すべき部分となります。
もしも議事録担当者が理解できていない部分がある場合は、必ず会議中に発言して確認するようにしましょう。
議事録はビジネスのキホン
以上、今回は議事録作成の意味をしっかりと理解するために、議事録作成の目的や取らないことのデメリット、議事録で共有すべき項目について、それぞれ解説していきました。
議事録作成は、ビジネスの基本です。ぜひ、関係者にとって有益な議事録を共有し、社内評価を高めていってください。