会社の先輩や上司から議事録作成をお願いされる方は、多いのではないでしょうか？議事録は大事だと研修で学んだものの、いざ作るとなるとどうやって作成したら良いかわからない、と困るケースが多いようです。
そんな時に活用できるのが、スマホやパソコンで使えるアプリやソフトウェアです。
本記事では、議事録作成をサポートする「議事録アプリ」および「ドキュメントサービス」を5つご紹介します。
目次
議事録でアプリを使うとは
議事録を作成するためには、様々なポイントがあります。
まずは会議の内容を適切に要約するために、文字で書き起こすことが必要になるでしょう。もちろん、議題とは直接関係のない雑談を記録する必要はありませんが、少しでも本題と重なる内容については、正確に記述する必要があるため、文字として一旦全て書き落とすのが最も安全な方法だと言えるでしょう。
また、議事録は共有してこそ機能するものです。一昔前までは作成した議事録を確定版としてメールなどで送付・共有していたわけですが、近年ではクラウドの技術が発達し、作成中の段階でオンライン共有することが可能にもなりました。
議事録作成支援アプリとは、上記のような観点で議事録担当者をサポートするツールであると言えます。
以下、5つのアプリ・サービスを順番に見ていきましょう。
Texter（テキスター）
「Texter（テキスター）」は、音声認識対応したiPhoneアプリです。長時間の録音に対応しており、バックグラウンド再生にも対応しているため、他アプリを起動していても稼働してくれる優れものです。
先述した通り、議事録では音声情報の文字化の工数が莫大にかかるものです。そんな時、このTexterを活用することで、書き起こし工数を圧倒的に削減することができるでしょう。
なお、Texterは翻訳サービスにも対応しています。デフォルト設定のDeepLの他、Google オンライン翻訳 や Googleオフライン翻訳にも対応しているので、英語など日本語以外の言語をベースにしたグローバル会議においても、有効活用できるでしょう。
Speechy Lite
AIによる音声認識エンジンを搭載した「Speechy Lite」は、音声情報をテキストに変換してくれるiPhoneアプリです。
音声認識したテキストデータとオーディオファイルは、EvernoteやDropbox、Googleドライブ、OneDrive、Facebook、Twitterなど、様々なビジネスプラットフォームに連携共有することができるので、オペレーションの幅が広いく、使い勝手が良いアプリです。
特にProバージョンは録音が無制限なので、会議が多く議事録作成の頻度が多いチームの場合は、時間を気にせずに利用できる点がありがたいと言えるでしょう。
Googleドキュメント
Googleが提供するクラウド型ドキュメントツール「Googleクラウド」は、Microsoft Office のWord をクラウド化したような機能をもつドキュメントツールです。
立ち上げた直後のWordと同様、まっさらなドキュメントが広がっているので、そこに好きなようにフォーマットを構築し、それをコピーして量産することで、議事録を効率的に作成していくことが可能になります。
また、Googleドキュメントも音声入力にも対応しています。パソコンのマイクを有効にすることで、会議の情報をそのまま文字に変換して、修正していくというオペレーションも可能です。
COTOHA Meeting Assist
「COTOHA Meeting Assist」は、マイクからの音声をAIが即座にテキスト化し、議事録の作成工数を圧倒的に減らしてくれる、クラウド型の議事録作成支援ツールです。NTTコミュニケーションズが提供しています。
マイクで取得した音声をリアルタイムにテキスト化するほか、「今週末までにパワポ資料を作成する」といったToDo事項だと推測される発言内容をAIが自動認識し、タスクとしてラベル付けをしてくれます。
単純に音声を文字化するだけでなく、ラベルによる分類や整理までをサポートしてくれる点で、使い勝手の良いサービスだと言えるでしょう。
Qiita Team
最後は、Increments社が運営する情報共有ツール「Qiita Team」です。こちらはマークダウン記法に対応したプレーンテキスト作成ツールとなっており、書いた文字がそのまま、読みやすくきれいな記事になることが特徴です。またシンタックスハイライトにも対応しているので、技術関連のドキュメント作成にも対応しており、ビジネスシーンのみならず開発ミーティングなどでも活用できるものとなっています。
さらに、テンプレート機能も実装されており、自チーム専用のテンプレートを作成して、それを社内の標準フォーマットとして広く活用することも可能になります。
まずは実際に使ってみよう！
以上、今回は議事録作成をサポートする「議事録アプリ」および「ドキュメントサービス」を5つご紹介しました。スマホベースのものからブラウザベースのソフトまで、様々な支援ツールがありました。
どれも無料で使い始めることができるものばかりなので、気になったサービスがあれば、まずはスモールスタートで自分用に活用してみてはいかがでしょう。