社内ミーティングから外部クライアントとの打ち合わせや商談まで、様々なシーンで作成することとなる議事録。あなたも一度は書いたことがあるのではないでしょうか？
会社に入社した時に議事録の書き方を教わるものの、いざ作成しようとすると、どんな項目をどのように記述すれば良いのか悩む、という声が多く見受けられます。
本記事では、議事録とは何かを改めて確認した後に、どのような構成にするべきかや、作成の際に使えるツール例など、議事録の取り方にまつわるポイントを紹介していきます。
目次
議事録とは
そもそも議事録とは、社内外のさまざまな会議や打ち合わせ、商談で話し合われた内容や経緯、そして決定事項と次回までのToDoなどをドキュメントとして整理・記録し、それを関係者で共有するための文章です。
議事録を作成して適切な情報共有がなされることで、さまざまなメリットがあります。
例えば、物事を進める際のタスクの優先順位を明確にできるので、プロジェクトがより円滑に進むようになるでしょう。またそれに付随して、各メンバーが次回までにやることも可視化されるので、「私の担当だとは思わなかった」という認識漏れのリスクも未然に防止できるとも言えます。
さらに別の側面として、議事録担当になった方は、情報整理力や文章力の向上を期待することもできます。会議や打ち合わせで出てきたさまざまな発言を、適切に整理してドキュメントに落とし込むことになるので、これを続けることで、ビジネス文書全般のアウトプット力が高まることにもなります。
議事録の構成
議事録の構成としては、以下のような項目が挙げられます。
- 会議名
- 議題・テーマ
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者一覧
- 欠席者一覧
- 会議の目的
- 前回からの進捗
- 決定事項
- 会議の内容詳細
- 各自ToDo事項
- 懸案事項・課題など
- そのほか備考
とは言え、会議中にこれら全ての項目を整理して記述しようとしても、なかなか上手く行かない上に、まとめている間に大事な発言があったらその記述が漏れてしまうリスクもあります。
最終的なフォーマット構成としては上記の内容になるとして、会議中は議題に関する5W1Hを意識して、発言内容を細かくメモすることに意識を集中した方が良いでしょう。
5W1Hとは、Who（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）のことです。
会議が終了してメモ記述も完了したら、それらを上述のフォーマットに合わせて整理していく、という作業の流れになります。
議事録の取り方のコツ
議事録には、作成を進める上でのコツがあります。以下、3ポイントに絞ってお伝えします。
カメラを用意する
会議や打ち合わせの席で、ホワイトボードや紙を使って何か図やグラフを用いた説明がなされた際に、一般的なWordやExcelでは即座に表現するのが難しいと言えます。
そんな時に役立つのがカメラです。ホワイトボードや投影資料など、重要なものを画像データとして収めることで、あとで議事録をまとめる時の参考にしたり、場合によっては議事録フォーマットにそのままデータを貼り付けることもできるでしょう。カメラを用意しておくことで、より具体的な内容を関係者に共有できると言えます。
ただし、私用のスマホなどは絶対に使わないようにしましょう。万が一スマホを紛失した場合、会社レベルでのセキュリティ事故に発展する可能性があります。絶対に会社のカメラを使うようにしましょう。
議事録担当者は不明点をすぐに確認する
議事録担当者の理解が間違っていると、そのまま議事録も誤った内容で作成が進んでしまいます。そうなると、議事録の意味がないどころか、プロジェクトや以降のToDo事項の正確性にも影響が出てしまうことになります。
議事録担当者は記載事項に間違いがないよう、不明点があった場合は速やかに会議中に確認することを心がけましょう。
会議のメモは時系列で残す
議事録にする前のメモでは、会議参加者の発言内容を時系列にまとめることで、その時の経緯が自然と分かりやすくなるものです。
もちろん、議事録としてフォーマットに落とし込むときは適切な編集が必要となりますが、自身が作成を進めるときは、時系列で書き連ねていくことが、結果としてまとめる時に楽になります。
議事録便利ツール
最後に、議事録を作成する際に便利なツールを2つご紹介します。
Googleドキュメント
https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
Googleが提供するクラウド型ドキュメントツール「Googleクラウド」は、簡潔に表現すると、Microsoft Office のWord をクラウド化したような機能のものだと捉えてください。
まっさらなドキュメントに好きなようにフォーマットを構築し、雛形となるフォーマットが出来上がったら、それをコピーして量産することで、議事録を効率的に作成していくことが可能になります。
また、Googleドキュメントでは音声入力にも対応しています。まだまだ日本語の精度は高いとは言えませんが、パソコンのマイクからインプットされる音声が文字データとして変換されていくので、議事録作成のサポートになるはずです。
Qiita Team（キータチーム）
もう一つは、Qiita株式会社が運営する情報共有ツール「Qiita Team」です。こちらはMarkdown記法に対応したプレーンテキスト作成ツールで、書き込むだけでシンプルでわかりやすいフォーマットへと成形されることが大きなメリットの一つです。
また、投稿した記事はフィードに共有され、階層構造やカテゴリーなどの面倒な管理は不要なので、導入に伴う教育コストも少なくて済むでしょう。
さらに、自チーム用のテンプレートを作成する機能も搭載されているので、必要な項目を柔軟に設定し、それを社内の標準フォーマットとして広く活用することも可能になります。
急に議事録担当を命じられた方は要チェック
以上、今回は議事録とは何かを改めて確認した上で、そのフォーマット構成や、作成の際に使えるツール例など、議事録の取り方にまつわるポイントを解説していきました。
急に議事録担当を命じられた方は、ぜひ本記事を参考にして、議事録作成を進めていってください。