社内の掲示板が使われなくなっていませんか？ 社内掲示板は社内のルールや設備の使用方法、新製品のリリースの情報まで、さまざまな情報を共有して生産性を高める、本来なら業務に価値をもたらすツールであるはずです。 しかし、社内掲示板は投稿に対してフィードバックがしづらく、「投稿内容を投稿してもフィードバックが返ってこないから、本当に読まれているか分からない」、「チャットツールを使って投稿内容について議論したが、情報が流れてしまう」といったような生産性を妨げる悩みも聞かれます。 これを放って置くことは非常に危険です。 というのも、例えば投稿内容にフィードバックができなければ、もし投稿内容の情報に誤りがあった場合、その間違った情報がそのまま広まってしまう危険性があるのです。 結果として、顧客に間違った情報を与えてしまい、顧客の信頼を失うかもしれません。そんな状況を避けるために、社内掲示板における課題の解決策のひとつとして、社内の情報共有を円滑にする情報共有ツールの活用が挙げられます。 この記事では、社内掲示板でありがちな課題を情報共有ツールで解消するノウハウをご紹介します。
記事に対する反応を促す多彩なフィードバック機能
社内掲示板が使いにくいと言われている要因としては、「テキストタイトルが多数並んでおり、欲しい情報が探しにくい」、「記事が読まれているか分からない」といった点が挙げられるでしょうか。 こうした情報の探しにくさを解消したり、記事に対する反応を可視化するといった機能を情報共有ツールは備えています。例えば、記事に「いいね」やコメントをする機能は、記事を読んで簡単にフィードバックができるように考えられたものです。 記事を読んだら「いいね」を押すルールを作れば、既読の確認が手軽にできるので、読まれているのか分からないという不安はなくなります。情報共有ツールによっては、記事のビュー数が表示されるので、何人が読んだのか確認することも可能です。 また、社内掲示板では、やり取りが進まないので、フィードバックをするためにメールを使ったり、直接、話をしに行ったりといったケースも見られ、時間がかかりすぎてしまうという課題もあります。しかし情報共有ツールであれば、記事のコメント欄でコメントをやり取りしながら、スムーズに業務を進められますし、メールのように文面の言葉遣いを気にしすぎることもありません。
よく見る記事に素早くアクセスして、探す手間を省く機能
社内掲示板に社内のお知らせや業務のハウツーなどの記事が載っていて、結構な頻度で見るのに、探すのに時間がかかっていませんか？ 情報共有ツールの中には、常に手元に置いておきたい記事をトップページのサイドバーに表示しておくストック機能が用意されていることがあります。ストック機能を使って、よく見る記事にすぐアクセスできるようにしておけば、記事を探すためのムダな時間が省けて生産性が向上します。 ストック記事が増えてしまった時には、タグ付けして種類ごとに整理しておけば、簡単に検索して探し出すこともできます。
情報は記事にして共有することで価値になる
情報が探しやすくなり、記事が読まれるようになれば、コミュニケーションが促進されて、生産性の向上へとつながります。そのタイミングを逃すことなく、社内で暗黙知となっている情報は、積極的に記事にして共有していきましょう。 社内業務に関するルールや設備の使い方といった、ちょっとしたティップスなども、FAQとして記事をこまめに書いて残しておくことをお勧めします。新しいメンバーにルールや使い方を質問された時にも、共有している記事をまず読んでもらえば、ムダな時間を削減することができるからです。 もし、あなたが知りたいことについて書かれた記事がなければ、自分で調べてまとめておきましょう。後で他のメンバーが同じ状況に陥った時に、その記事が役立つはずです。 いかがでしたでしょうか。社内掲示板が使いづらいとお考えの方は、情報共有をよりスムーズに行い、生産性の向上を図るために、情報共有ツールの導入を検討してみてください。
