プロジェクト管理を行う際、適切な手法を選択し運用できればタスク管理や進捗管理が円滑に進みます。プロジェクト全体の遅延を防止して品質を向上させるためにも、最適なプロジェクト管理手法を選ぶ必要があります。
ここではプロジェクト管理における11の代表的な手法をとりあげ、成功させるためのポイントも5つ紹介します。「プロジェクトを効率的に管理したい」「どのような管理手法があるのか知りたい」という担当者に向けて、網羅的な内容をお伝えします。
目次
プロジェクト管理とはプロジェクトを実行するためにヒト・モノ・カネを管理すること
プロジェクト管理とは、プロジェクトを成功させるために、「ヒト」「モノ」「カネ」という3つの経営資源を管理することです。またあわせて、「情報」の管理や共有も重要になります。
ここでいうヒトとは「人材」のことであり、プロジェクトに参画する自社の社員や協力会社のスタッフ、外部委託先の人的リソースまで、すべてを含みます。「モノ」とは設備や備品のことを指し、パソコンやモバイル端末、ITツール・システムなどが該当します。「カネ」は経営資金のことで、人件費や製造費、販売費など、製品・サービスを作り出すためにかかるすべてのコストが含まれます。
「ヒト」「モノ」「カネ」などの経営資源は有限なので、管理を怠ると計画通りにプロジェクトが完了しないおそれがあります。逆に言えば、適切なプロジェクト管理を実行することで、予算内かつ納期内に、高品質な製品・サービスを創出できるようになります。
プロジェクト管理は通常、マネージャーが行います。複雑で大規模なプロジェクトの場合、適切な人材配置とメンバーのモチベーションの維持、進捗やタスクの管理などが複雑化します。効率化を図るためには、プロジェクト管理専用のITツール・システムの活用が効果的です。
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プロジェクト管理の代表的な11個の手法
プロジェクト管理にはさまざまな手法があります。ここでは代表的な11個の手法を一つずつ解説していきます。
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトにおける各タスクの進捗状況を棒グラフで表したものです。縦軸にはタスク名・開始日・完了日・担当者などを記入し、横軸に日時を入れます。こうすることで、いつ・誰が・何のタスクを行うかが明瞭になり、進捗状況も一目でわかります。プロジェクトの全体像をビジュアル的に把握できる点が、ガントチャートのメリットです。
カレンダー共有
カレンダーツールやアプリを活用することで、タスクやプロジェクトの管理が行えます。GoogleやMicrosoftのカレンダーを共有したり、自社で導入しているグループウェアに入っているカレンダーを活用することで、各自のタスク管理やチーム全体の進捗管理ができます。
カレンダーでプロジェクト管理を実施する場合は、全員でカレンダーを共有し、タスク名と期日を明確に設定することが重要です。タスク管理機能があるツールを使えば、作業の抜け漏れの防止に役立ちます。
PERT
PERT（Program Evaluation and Review Technique）はプロジェクトの工程管理を、各タスクの依存関係によって表す手法です。PERT図に各工程を一つずつ書き出し、作業順に矢印で結びます。矢印上に所要時間を書き出し、すべてを足し合わせることで着手から完了までの合計時間を割り出します。
同じタスクから複数の矢印が出ている場合には、並行して作業ができることを示しています。PERT図に表すことで、どの作業を優先的に行うべきかが明確になり、どの順序で進めると最短で作業を完了できるのかもわかります。
タイムライン
タイムラインは時間軸に沿ってタスクを書き入れて、プロジェクトを管理する手法です。いつまでにどの作業を終えておくべきかが、明確にわかるのがメリットです。ただし、タスクごとの関係性や、作業の完了状態がわかりづらい点がデメリットです。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）は作業を分解して、ツリー構造で表す手法です。「作業分解構造」とも呼ばれます。タスクの洗い出しや担当者の振り分けなどに使われ、ガントチャートの作成時に横軸に入れる部分になります。大きなタスクから小さなタスクへと細分化しながらツリー構造を作成していくため、作業の抜け漏れ防止にも効果的です。
マインドマップ
マインドマップは思考のプロセスの「見える化」に使われるテクニックの一つです。中央にプロジェクト名を記し、そこから大きなタスクを分岐させていきます。さらにタスクを細分化することで、やることを洗い出していきます。ツールを使えば、タスクを自在に移動できたり、ToDoリストを作成したり、関連資料を添付できたりします。
マインドマップの作成過程でタスクごとに担当者を振り分け、作業がさらに細かくなった場合には順次追加したり、タスクとタスクの関連性を斜線で表現することもできます。
タスクの洗い出しに便利な方法ですが、進捗管理を行う際にはガントチャートなどと併用した方がより効果を発揮するでしょう。
進捗管理ツール
進捗管理ツールは、プロジェクト全体の到達度や各タスクの達成度などを把握するためのツールです。各タスクの担当者、重要度、ステータス、達成度などを一覧表に記載します。タスクごとの関連性や作業順序を把握するのには適していませんが、誰のどの作業が遅れているのかが一目でわかるという点はメリットといえるでしょう。
ウォーターフォール
ウォーターフォールとは、ソフトウェア開発の現場などで活用されるプロジェクト管理手法です。プロジェクトを複数の工程に分け、一つずつ順番に完了させる手法です。原則的に、プロジェクトが始まった後は前の工程には戻りません。そのため、プロジェクト全体の進捗状況と、完了までの所要時間が把握しやすいというメリットがあります。
スクラム
スクラムは、10人以下のチームを組んで各自にタスクを振り分け、綿密なコミュニケーションを図りながらプロジェクトを推進する手法です。少人数のメンバー内で、誰が・いつ・どのようにタスクを処理するかを明確に定めて、役割を分担します。
相互に協調的にタスクを進めていくスタイルなので、チームワークが重要になります。スピーディかつ効率的な進め方が可能になる反面、連携不足から作業が滞るリスクがある点には注意が必要です。
CCPM
CCPM（クリティカルチェーンマネジメント）とは、各タスクの期日を最短納期に設定し、そこから生まれたバッファをプロジェクト全体で共有するという管理手法です。
通常は、タスクごとにバッファを含んだ所要時間を割り出して期日を設定します。しかしその場合、担当者がバッファを消費して、ギリギリの納期で仕上げるということが起こりがちです。そうなると、プロジェクト全体の遅延につながったり、イレギュラーな事態が発生した時に対応できなくなります。
一方で、CCPMにそってプロジェクトを進めると、担当者は常に最短の時間でタスクを処理しようと考えます。結果、プロジェクトの完了に要する正確な時間が把握できるようになります。また遅延が発生した際に、スムーズな対応策が打てる点もメリットといえます。
アジャイル
アジャイルとは、プロジェクトをいくつかのフェーズに分け、短期間で実装・テスト・修正・リリースを行う手法です。ウォーターフォール同様に、ソフトウェア開発の現場で採用されてきた手法です。
アジャイルには「素早い」「機敏な」という意味があるように、短期間のプロジェクトをスピーディに完了させるときに役立ちます。途中で変更が入りそうなプロジェクトでも、柔軟に対応できるのが強みです。
アジャイルが短期間/小規模なプロジェクトに適しているのに対して、ウォーターフォールは長期間/大規模なプロジェクトに向いています。
プロジェクト管理を成功させる5つのポイント
ここではプロジェクト管理を成功させるためのポイントを解説します。具体的には次の5つの点を意識して取り組みましょう。
情報共有を十分に行う
プロジェクト管理を成功させるためには、各タスクの進捗状況やメンバーが直面している課題、モチベーションや健康状態など、あらゆる情報を共有することが重要になります。
問題が発生した時にすぐに対処できるように、リアルタイムでの情報交換を心がけましょう。情報共有にはチャットツールやナレッジ共有ツールが役立ちます。
方向性に関して意識統一を行う
目標や目的など、プロジェクトの方向性を明確化し、チーム内で統一することも大切です。各タスクを処理する中で、方向性を見失うと作業が非効率になったり不要な作業を行ってしまうおそれがあります。
プロジェクトを進める際には最終的なゴール・目標を定めるのはもちろん、途中段階の定量的な目標も定めると良いでしょう。そうすることで、進捗状況が明確化し、目標に向かってモチベーションを高めることもできます。
方向性の齟齬が生じないように、定例ミーティングを設けたり、日報・週報の提出をルーティン化するのも効果的です。
工程を細分化する
プロジェクトが完了するまでには、複数の工程やタスクを処理することになります。工程やタスクの抜け漏れを防止するためにも、できる限り細分化することが重要です。
前述のWBSやマインドマップなどを活用して、やるべきことをすべて洗い出し、担当者の振り分けと期日を明確化します。工程を細分化することで、それぞれの所要時間が判明します。そうすることで全体のスケジュールも立てやすくなるメリットがあります。
工程を大雑把に分けると、プロジェクト全体の進捗率や達成度を図りづらくなり、納期の遅延などが発生する可能性があるので注意しましょう。
リスクマネジメントも十分に行う
プロジェクトの納期や品質を守るためには、事前のリスクマネジメントにも注意を払う必要があります。
タスクの追加や仕様変更に柔軟に対応するために、外部リソースを準備しておいたり、当初からスケジュールに余裕を持たせておいたりするなどの対策も検討しておきましょう。
人的リソースの余剰や各メンバーの現状をリアルタイムに把握しておけば、イレギュラーな事態が発生した時にも柔軟に対処できるでしょう。
プロジェクト管理ツールを導入する
大規模なプロジェクトや複雑なプロジェクトを管理するためには、ITツールを導入することも検討してみましょう。クラウド型のプロジェクト管理ツールであれば、場所を問わずいつでもプロジェクトの進捗やタスクの状況が把握できます。
従来のExcelによる手法よりも効率的にプロジェクトを管理できるようになります。情報共有のための機能や予算管理ができる機能などが付いているツールやシステムを導入すれば、より効果的なプロジェクト管理が可能になるでしょう。
まとめ
プロジェクト管理を成功させるためには、プロジェクトの内容や規模・期間などを考えて最適な手法を選ぶ必要があります。
いずれの手法を採用するにせよ、メンバー間で円滑な情報共有が行える環境を構築することが重要になります。マネージャーはメンバーの進捗やタスク、モチベーションや直面している課題をリアルタイムに把握し、必要であれば改善のためのアクションを起こさなければなりません。チーム全体でも、各タスクの進捗状況や他メンバーの状況を把握しておく必要があります。
あわせて知識の共有やノウハウの伝達がスムーズに行えれば、効率や生産性の向上も期待できるでしょう。