ToDoリストを効果的に活用することで、業務効率の向上が期待できます。実際に、ToDoリストを使って成果をあげているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
ToDoリストは、ノートや手帳、付箋、ホワイトボード、アプリなどさまざまな管理方法がありますが、基本的なポイントを押さえておかないと運用に失敗してしまい、業務効率が低下するおそれもあります。
そこで本記事では、個人やチームの生産性を向上させたいと考えているビジネスパーソンに向けて、ToDoリストの基礎知識や具体的な導入方法などを解説します。成功させるための6つのポイントもあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
「ToDoリスト」の基礎知識
業務を効率的に進めるためには、ToDoリストを活用するのが有効です。この章では多くのビジネスパーソンが日頃から使っているToDoリストについて、まずは概要とメリットなどを解説していきます。
ToDoリストとは「やるべきこと」のリストのこと
ToDoとは「やるべきこと」を指し、ToDoリストとは「やるべきことをリスト化したもの」を指します。
日々の業務の中でビジネスパーソンは、業種や職種を問わず、数分で終わるものから数時間、数日かかるもの、重要性・緊急性の低いものから高いものまで、さまざまな作業を抱えています。
ToDoリストに加える対象となるのは、具体的な期限が設定されていないものの、短期・中期的に処理する必要がある作業です。
ToDoとタスクの違い
ToDoが「やるべきこと」であるのに対して、タスクも同様に「作業」や「課題」を指すので似たような意味を持ちます。仕事を進めるうえで処理すべき業務である点は同様です。
両者の違いは、期限の有無です。ToDoには明確な納期や〆切が設定されていませんが、タスクには納期や〆切が設定されています。多くの場合、タスクはチーム内の他の業務と関連していたり、クライアントや取引先への提出期限などが関わってきます。
そのため、他の業務や自分以外の人に影響を及ぼす「タスク」には、明確な期限が設けられているのです。
▼ToDoとタスクの違い
| ToDo | 期限が設定されていない |
| タスク | 期限が設定されている |
ToDoリストを作成する3つのメリット
ビジネスシーンでは基本的な管理手法ともいえる「ToDoリスト」の作成には、主に次の3つのメリットがあります。
- やるべきことを忘れにくくなる
- やるべきことの優先順位を付けやすい
- スケジュールを立てやすい
やるべきことを忘れにくくなる
ToDoリストを作成することでやるべきことが可視化されるので、作業の抜け漏れ防止に役立ちます。
仕事をする中では、ルーティン業務以外にもさまざまな作業が突発的に発生します。新しく頼まれた仕事や新たに発生した問題への対処など、やるべきことが次々に生まれ、メモなどに書き留めないと忘れてしまうということもよく起こります。
作業の抜け漏れによって、チームに迷惑をかけたり、自分の作業効率の低下を招いたりすることもあるでしょう。そうしたミスを避けるためにもToDoリストの作成は有効です。ToDoリストを作成することで、記憶に定着させやすくなるのです。
やるべきことの優先順位を付けやすい
ToDoリストを作成することで、やるべきことの優先順位付けにも役立ちます。
多くの仕事や作業を抱えていると、何から手を付けて良いのかわからなくなる時もあるでしょう。やみくもに進めても、非効率な場合があります。
そのような時にToDoリストを活用すれば、どのような作業が残っているか、作業のボリュームはどうかなどが明瞭になります。
洗い出した作業について、重要度や緊急度を加味しながら優先順位を付けることで、「この日までに作業Aを必ず終わらす」「作業Bのあとに、類似した作業Cを処理すれば早く終わる」などと、工夫しながら仕事を進められるようになります。そうすることで、業務効率化を図ることができるでしょう。
スケジュールを立てやすい
ToDoリストで作業を可視化し、それぞれについてかかる時間（工数）や着手できる日時などを明確化することで、スケジュールが立てやすくなります。
ToDoリストを作って作業を行うと、スケジュール管理に使うリソースを削減できるため効率的に業務を処理できるようになります。仮にイレギュラーな業務が発生した場合にもスケジュール管理がスムーズにできるでしょう。
ToDoリストの作り方4つのステップ
ここでは、効率的に仕事を進めるためのToDoリストの作り方について、次の4つのステップで解説します。
- ToDoをリストアップする
- 抽出したToDoに優先順位を付ける
- ToDoをスケジューリングする
- ToDoを完了したらリストから消す
ToDoをリストアップする
まずは、ToDo（やるべきこと）を洗い出す作業です。頭の中にあるやるべきことをすべて、紙に書き出します。もちろん、エクセルやメモアプリなどに入力しても構いません。
作業が複数ある場合には、一度ですべて書き出せない場合もあります。その場合には、業務中に思いついたものも、都度書き留めるようにしましょう。アウトプットの期間を数日間設けることで、抜け漏れをできる限り防止することもできるでしょう。
抽出したToDoに優先順位を付ける
次にリストアップしたToDoについて、優先順位を付けて並び替えます。優先順位を付けることで、タイムマネジメントの意識が芽生え、時間内に作業を完了するために効率の良い方法を考えたり、高い集中力が発揮できたりします。
優先順位を付ける際には、時間管理のマトリクスを活用する方法があります。マトリクスを作成する際には、通常縦軸に「重要度」、横軸に「緊急度」をとり、ToDoを4つに分類します。
4つに分類した作業のうち、「重要度」と「緊急度」がともに高いものは、すぐに着手すべき必須業務といえます。逆に、「重要度」と「緊急度」がともに低いものはあわてて着手する必要のない業務になります。
また、ToDoが複数あり、複雑化している場合には、ジャンルごとに分類することで、把握しやすくなるでしょう。ジャンルの例としては、「プロジェクト（案件）別」「チーム別」「クライアント別」などがあります。ジャンルやカテゴリーは、ひと目見てすぐに分かるような明瞭な名前にすることがポイントです。
ToDoをスケジューリングする
それぞれのToDoについて、着手する日や完了日などを設定し、スケジューリングします。作業の期限を設けない場合、効率が落ちたり、他の業務に影響が出る場合があります。
先述のとおり、〆切のあるToDoは「タスク」になります。やるべきことをタスクに設定し、期限を明確にすることで、効率や生産性の向上を目指します。
なお、緊急の作業が突発的に発生したり、作業完了後に上司や同僚に確認してもらい、修正が発生するケースも考えられます。そのためスケジュールを決める際には、他のToDoやタスクとの兼ね合いもあるので、ある程度余裕のある日程にしましょう。
複数のメンバーでToDoリストを共有する場合には、このステップで担当者の割り振りも行いましょう。
ToDoを完了したらリストから消す
終わったToDoはリストから消しましょう。作業の完了が明確になるので、その都度達成感を得られ、次の作業へ進むモチベーションとなります。
また、残りのToDoを把握することで、自分が抱えている業務量も明確になります。そうすることで例えば、同僚や上司に仕事を頼まれた時に、いつまでにどの程度の業務がこなせるかを、ある程度正確に伝えられるようになるでしょう。
ToDoリストは何で管理する？
ToDoリストの作成方法はさまざまです。人により、向き不向きがあります。ここでは代表的な管理方法を4つ紹介していきます。
- 手帳やノート
- 付箋
- ホワイトボード
- アプリやソフト
手帳やノート
もっとも手軽に始められるのが、手帳やノートを使ったToDo管理です。日頃からスケジュール手帳やアイデアを書き留めるためのノートなどを使っている人にとっては、新たに道具を購入する必要もなく、携帯を忘れるということもないのでメリットも多いでしょう。
特に形式にこだわる必要もなく、空きスペースにチェックボックスとToDoを書き入れ、終わったらチェックボックスにレ点を入れたり、斜線で消すという作業で完了です。
ToDoリストに特化した手帳やノートも発売されているので、自分が使いやすい商品を購入するのも良いでしょう。
付箋
ToDoを一つずつ付箋に書いて、モニターの枠に貼り付けるのもオーソドックスな手法の一つです。手帳やノートと付箋を組み合わせる方法も有効です。
付箋はやるべきことの数が一目でわかる点や、付箋の色でジャンルや重要度を分けられる点がメリットです。
ただし、粘着性の低い付箋は剥がれ落ちて紛失してしまうリスクがあるので注意が必要です。
ホワイトボード
チームでToDoリストを管理する際にはホワイトボードの導入を検討してみても良いでしょう。大きなホワイトボードを使えば、メンバー全員がToDoを確認しやすく、自分がやるべきことがすぐにわかります。
ノートや付箋と違い、ホワイトボードは消したり書き直したりすることができる点もメリットの一つです。色や文字の大きさなどを使い分けることで、優先順位付けが行える点も利点でしょう。
ただし、ホワイトボードを移動しづらい点や、修正履歴が追えない点はデメリットといえます。
アプリやソフト
アプリやソフトを活用すると、作業効率の向上やチームでのToDoリストのリアルタイムでの共有が可能になります。スマートフォンにクラウド環境で使えるアプリをインストールしておけば、いつでもどこからでもToDoリストを確認・更新ができます。
特に最近はほとんどのビジネスパーソンがスマートフォンやパソコンで作業をしていることから、新たにデバイスを準備したり購入する必要もなく、アプリのほとんどは基本的に無料で使えるので、追加的なコストもかからないでしょう。
アプリやソフトを使えば、リマインダー機能やチームの他のメンバーにToDoをお願いする機能なども使えるので、効率アップや連携の強化も期待できるでしょう。
ToDoリストを効果的に運用する6つのポイント
ここではToDoリストを効果的に運用するためのポイントを6つ紹介します。
- To Doはなるべく細分化する
- To Doは動詞で記す
- ToDo項目は抜け漏れがないようにする
- 必要のない項目は削除する
- 定期的にToDoリストの内容を見直す
- 複雑なプロジェクトの場合は管理ツールを活用する
To Doはなるべく細分化する
ToDoをリストアップする時には、できる限り細分化しましょう。抽象的で大雑把なToDoの場合、やることが複数含まれていたり、複雑なために完了するのに数日間かかるものがあったりします。そうなると、ToDoを終えるまでに要する作業時間を読み違える可能性もあります。
また、ToDoを細分化する過程でやるべきことがシンプルになり、ひと目見ただけで何をすべきかがわかるようになります。作業に手を付ける際に、「ToDoリストに書いてある文章を理解する」というムダな時間をかけずに済むので、手間の削減や心理的なハードルを下げる効果も期待できるでしょう。
To Doは動詞で記す
ToDoの内容を明確にして、すぐに行動を起こすためには、動詞で記すことも重要です。
例えば企画書作成をToDoリストに加える場合。「企画書」という書き方では曖昧で次のアクションにつなげづらい場合があります。後で見返した時に、この記述では「企画書を確認すること」なのか、「企画書を誰かに提出すること」なのか分からなくなってしまう可能性があるのです。
この場合は「企画書を作成する」と書くことでやるべきことが明確になり、行動しやすくなるでしょう。
ToDo項目は抜け漏れがないようにする
やるべきことが複数ある場合には、すべてアウトプットしてToDoの抜け漏れが発生しないように注意しましょう。抜け漏れを防止するためには、とにかく思いついたらすぐにノートに書いたり、アプリに入力するのが良いでしょう。
思いついたToDoを記憶しておこうとすると、後で忘れる可能性が高まります。すぐ記録するためには、素早くアプリを立ち上げられるようにしておく、ノートとペンを常に出しておく、付箋とペンを持ち歩くなど、日頃から準備を整えておくことが大切です。
必要のない項目は削除する
リストアップしたToDoのなかには、必要のない項目やすでに完了している項目などが含まれている場合があります。不要な項目はノイズになるので、適宜削除しましょう。
定期的にToDoリストの内容を見直す
不要な項目の削除と同時に、定期的な更新も必要です。ひとつの項目のものが2つに分かれて記載されていたり、いくつかの項目を統合したりすることで作業効率が向上する場合もあります。
また担当が自分から別のメンバーに変わったToDoが残っているケースもあります。不要な項目が残っていると、実際よりも作業負担が重いものと錯覚してしまい、モチベーションにも影響を及ぼします。
リストは常に整理して、「今やるべきこと」や「これからやるべきこと」をはっきりさせておくことが重要です。
複雑なプロジェクトの場合は管理ツールを活用する
ToDoリストは個人またはチームで行うアクションのうち、簡易的なものを管理する役割があります。一方で、大きなプロジェクトや部署を越えてToDoを管理する場合には、専用の管理ツールを活用することがおすすめです。
専用ツールを使うことで、複数のToDoやタスクを効率よく管理できます。またツールの中には、チャットやメッセージ機能、ノート機能、ToDoやタスクを割り振れる機能など、便利な機能が搭載されているものもあります。そうした機能を有効活用することで、効率アップだけでなくコミュニケーションの促進などにもつながります。
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まとめ
本記事では、ToDoリストの基本的な知識から、ToDoリストの作り方、具体的な運用方法、押さえておくべきポイントなどを網羅的に解説しました。
ToDoリストを効果的に使えば、仕事の生産性や効率性を向上させることができます。個人でToDoリストを運用する場合には、ノートや手帳、付箋などを使うことですぐに始められます。最近は便利な無料アプリもあるので、試しにインストールしてみても良いでしょう。
小規模なチーム内で「やること」を管理するためにはホワイトボードを使う方法もあります。ただし、ホワイトボードの場合には持ち歩きができなかったり、修正履歴が残せないなどの問題もあります。
複数のチームでToDoリストを共有する場合には専用のITツールを導入すると、より効果的な管理が可能になります。
例えば、Qiita Teamを導入すれば、複数のメンバーやチームでの情報共有がスムーズに行えます。リアクションやコメント機能を使えば、コミュニケーションの促進にもつながり、作業効率のアップやモチベーションの維持・向上にも寄与するでしょう。
チームのパフォーマンスを最大化させるためにも、Qiita Teamの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
