社員同士でのコミュニケーションを活性化させることはとても大切です。
しかし、コミュニケーションの活性化と言っても、どのようなことをすればいいか分からないという方もいるのではないでしょうか。
「コミュニケーションを活性化させる」という状態はやや抽象的です。
より具体的な目標を定めたいと思ってもその手順がわからず、悩んではいませんか。
この記事では、社内コミュニケーション活性化を試みる際に目標を設定する重要性から、目標設定の手順、目標設定をするメリットや注意点について解説します。
社内コミュニケーションの目標設定に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。
目次
社内コミュニケーションの目標設定が重要な理由
社内コミュニケーションを活性化させるためには、組織としてありたい姿を意識して業務に取り組むことと、具体的な目標を設定することが重要です。
社内コミュニケーションの活性化を試みるときに目標設定をすると、日頃のコミュニケーションにおいてどんな点を具体的に改善をすればいいかが明確になるためです。
社員全員が目標を理解でき、社内コミュニケーション活性化のためにどんなことを実践すればいいかわかることで、「社内コミュニケーションが活性化された状態」に速く近づけるようになるでしょう。
社内コミュニケーション活性化のための目標設定の手順
それでは、社内コミュニケーションを活性化させる目標はどのように設定すればよいのでしょうか。
手順を4つに分けて解説します。
ステップ1：社内コミュニケーションにおける問題を整理する
社内コミュニケーションを活性化させる目標を設定する前に、まずは社内で起きている問題を洗い出すことから始めます。
例えば、
- ミスコミュニケーションが発生した経緯
- 業務を進める際にかかった工数
- 社内の人間関係で気になる点
などがあります。
業務の進行や社員同士のやり取りで改善が必要かもしれないポイントを、箇条書きで思いつく限り書き出してみましょう。
コミュニケーションを活性化させるためには、まず、「誰」と「どんな」コミュニケーションを取りたいのか理想の状態を明文化し、理想とのギャップを認識しましょう。それを踏まえ、どこに課題があるのかを整理することが重要です。
ステップ2：目標と達成期限の設定
社内コミュニケーションにおける問題を洗い出し、課題が判明したら、改善したい問題の優先順位を決めます。思い描く「社員間で良いコミュニケーションが取れている状態」を叶えるためには何を改善するのが効果的なのかを考えましょう。
目標が定まったら、それを達成する期限を設定します。具体的な数字や期限を決めると達成までの進捗を確認できます。そうすることで施策を評価しやすく、また、達成に対する意欲も高まります。
目標達成に時間がかかりそうな場合は、中間目標などに分けて目標を細分しておくと、目標ごとの達成予定日が明確になり日々の業務で意識しやすいでしょう。
ステップ3：具体的な行動目標を設定する
社内コミュニケーションの目標設定と期限を設定できたら、立てた目標を行動に落とし込みます。
例えば、社員満足度を目標とした場合、福利厚生の改善や社内イベントの実施、育児休暇の充実が挙げられます。その他、労働生産性を高めたい場合には、1 on 1の実施やフリーアドレス制の導入を検討すると良いでしょう。
以下の要素に分けて目標を定め、現状の問題や課題を踏まえたうえで、社員全員が納得できる目標を設定してみてください。
- WHY：コミュニケーションの活性化の施策をなぜやるのか、目的やゴール、コンセプトを明確にする
- WHAT：具体的な施策の内容とそれらの評価基準や評価項目を定める
- WHO：どんな社員にどうなってほしいのかを決める
- WHEN：プロジェクトや施策の実行期限を設定する
- HOW：評価方法
ステップ4：評価基準を設定する
コミュニケーションの活性度合いを数値化することは難しい「定性的」な課題だといえるでしょう。しかし、せっかく施策を行っても、振り返ったときに施策が成功したかどうかが明確でないと、目標を達成できたかどうかがわかりません。共通認識を作るためにも、目標の明文化だけでなく、目標の評価基準も定めておくことをおすすめします。
例えば、社内コミュニケーションの程度を測る指標には、以下のようなものがあります。
- 労働生産性
- 社員満足度
- 社員定着率
- 顧客満足度
ただし、企業や組織によってコミュニケーション上の問題や課題は異なります。自社に適した基準を据え、社内コミュニケーションの活性化を目指しましょう。
社内コミュニケーション活性化のために目標設定をするメリット
続いて、社内コミュニケーションの改善にあたり、目標設定をすることで得られるメリットを紹介します。
施策の企画に役立つ
思いついたアイディアを手当たり次第に実行しても、社内コミュニケーションを改善できるとは限りません。
ある程度の効果が見込めるものを確実に実施するのが良いでしょう。そのためには、どのような状態が自社にとって「良いコミュニケーションが取れている」状態なのかを明確にすることが重要です。
また、目標を達成するためにはどのようなことをクリアしていなければならないのか、基準を定めることで、振り返りがしやすくなり、今後の施策改善にも活かせるでしょう。
社内コミュニケーションの改善に他の社員を巻き込める
社内コミュニケーションの改善は、施策の起案者だけでは実行できません。
人と人、組織と組織のやり取りを円滑にしたいのであれば、他の社員の協力は必須です。
周囲を巻き込むには、目標や達成基準が明確であればあるほど、各々が改善に向けて何をすれば良いか理解しやすくなります。また、当事者意識を持ってもらいやすくなり、組織の一体感は高まるでしょう。
社内コミュニケーション活性化の目標を設定するときの注意点
社内コミュニケーション活性化のための目標を設定する際に注意すると良いことを3つ解説します。
目標の評価基準が不明瞭である
目標基準が不明瞭だった場合、施策のどこが上手く働かなかったのか振り返ったり、目標達成までに何が足りなかったのかを考えたりすることが難しくなります。そうならないように、社内コミュニケーションの改善にあたりを目標設定をする際には、目標の評価基準とする計測値を明確にする必要があります。
例えば、評価基準に具体的な数値を設定したり、誰が見ても判断できる基準を設けることが重要です。
複数人で多面的に評価していない
目標を達成したかどうかは、できるだけ多くの人が実感できるようにするのが良いでしょう。コミュニケーションは人や組織の間で行われる行為です。施策の評価も複数人で行うべきでしょう。
目標の評価者は、社員本人、マネージャー、部長、など複数人いることが望ましいです。
このとき、評価者によって評価基準の認識が異なるということは避けなくてはなりません。前述の通り、評価基準は評価者同士で認識がそろうよう、明確にしておきましょう。
社員と企業側に一体感がない
一方的に目標を設定し、社員に達成を課すのは無責任です。当事者意識が持てない目標では、社員は前向きに行動する気が起きません。
現場の意見も取り入れながら、目標の設定や施策の実行を進めましょう。
まとめ
社内コミュニケーションを活性化させるためには、その効果を測るための目標設定をすることが非常に大切です。
この記事では
- 社内コミュニケーションの活性化にあたり目標設定が重要な理由
- 社内コミュニケーションを活性化させる目標設定の手順
- 社内コミュニケーションの目標設定をする際に注意すること
について解説しました。
この記事の内容を参考にして、社内コミュニケーションの改善に向けた目標設定の精度を高め、社内コミュニケーションの課題解決に取り組んでみてください。