ナレッジ共有とは？5つのメリットとおすすめの専用ツール5選

「なぜナレッジ共有が必要なのか、メリットが知りたい」
「社内でナレッジ共有を進めたいが、効率的なやり方が分からない」
といった疑問や課題を抱えているビジネスパーソンは多いでしょう。特に組織内でナレッジ共有の推進を任された担当者にとっては、メリットや具体的な方法はぜひとも知っておきたいところです。

そこで今回は、ナレッジ共有の意味をおさらいし、実施するメリットと具体的な種類を解説します。あわせて、ナレッジ共有を効率的に行うための専用ツール5選も紹介していきます。

ナレッジ共有とは業務で得た知識や経験を社内で共有すること

ナレッジ共有とは、業務で得た知識や経験、ノウハウやコツなどを社内で共有することです。全社で活用することで生産性向上などが期待できます。

ビジネスシーンにおいて、ナレッジとは利益に繋がる有益な情報や知識を指します。ナレッジの対象範囲は広く、特許やライセンスなどの知的財産はもちろん、企画書や提案書のフォーマット、業務マニュアル、研修資料、社則や行動指針、議事録など多岐にわたります。また各業務の進め方やポイント・注意点といった情報もナレッジに含まれるでしょう。

このようなナレッジはベテラン社員や優秀な社員が抱え込み、社内で共有できていないケースも多いです。その場合には、メンバー間でパフォーマンスに差が出てしまいます。結果的に、組織力の低下を招く原因になりかねません。

適切なナレッジ共有が行え、知識や情報が活用できる体制を構築できれば、業務効率や生産性が向上します。またそれぞれの人材が成果を出せれば、やる気や会社への帰属意識も高まるでしょう。長い目で見れば、社員の定着化や新たな人材の確保にも繋がるため、企業にはナレッジ共有の推進が求められているのです。

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ナレッジ共有を行う5つのメリット

ここではナレッジ共有の重要性や必要性を整理するために、下記5つのメリットを解説していきます。

• 情報の属人化を避けられる
• 情報共有が効率化する
• 他部署や顧客との連携がスムーズにできる
• 社員のスキルアップに繋がる
• 引継のコストを削減できる

情報の属人化を避けられる

ナレッジ共有を進めることで、情報の属人化を防止できるでしょう。

例えば営業パーソンであれば、顧客情報や提案履歴、顧客からの要望・クレーム情報など、さまざまな情報を扱います。組織によっては担当者のみが情報をもち、部内で情報を共有できてないケースもあるでしょう。

そのような情報の属人化が発生しているケースでは、仮に担当者が急に退職した場合、新任者が一から顧客にヒアリングしたり、社内に散在しているデータを集めるところから始める必要があります。これでは、多くの時間や手間がかかるため業務効率が低下し、顧客からの信頼も損なわれるおそれがあります。

組織でナレッジを共有することで、特定の人材のみが情報を独占する状態を回避できます。これは退職時だけでなく、急用で別の社員が代わりに対応する必要があるケースでも効果を発揮します。

情報や知見などのナレッジ全般が共有されている組織では、誰が対応しても一定程度の品質を担保できるようになるのです。

情報共有が効率化する

ナレッジ共有の仕組みを社内に導入することで、情報共有の効率化が図れます。

近年は在宅ワークやリモートワークが普及するなど、働き方の多様化が進んでいます。以前のように、社員がすべて同じ職場でオフィスワークを行うという状況から、各社員がさまざまな拠点で離れて業務を行うという働き方にシフトしつつあります。

一方、そうした働き方が広まることで、社内でのコミュニケーションが取りづらくなるという課題が生まれています。この課題を解決するための一つの手がナレッジ共有です。仕組みやツールを導入することで、テレワーク環境下でもスキルやノウハウなどの情報共有が可能になります。

円滑な情報共有が可能になれば、伝達ミスが発生しづらくなります。また業務のコツやノウハウなどのナレッジにスムーズにアクセスできれば業務効率や生産性の向上も期待できるのです。

特に、クラウドサービスやマルチデバイス対応のサービスを導入することで情報へのアクセス性と検索性が飛躍的に高まるので、働き方改革の推進にも貢献するでしょう。

他部署や顧客との連携がスムーズにできる

ナレッジ共有によって、他部署との連携が深まり、業務がスムーズに実施できたりコラボレーションの促進にもつながるでしょう。

業務やプロジェクトの中には、部署間連携が必要になるものもあります。例えば、見込み顧客の情報の収集をマーケティング部門が行い、顧客育成（リードナーチャリング）を実施した後に営業部門にパスすることで、受注に繋げるといった連携があります。

さらに、他部門の人材がもつ発想や解決策を有効活用できる仕組みがあれば、新事業の創出や顧客が抱えているビジネス課題への提案が思いつくかもしれません。部署間でのコラボレーションの促進は、新たなアイデアやビジネスモデルの創出にもつながるのです。

またカスタマー部門と営業部門で顧客情報を共有すれば、クレームが入った場合に迅速かつ的確な対応が可能になるでしょう。社内の連携がスピードアップすることで、顧客への対応品質が高まり、顧客満足度向上にもつながります。ナレッジ共有を仕組み化すると、社内だけでなく顧客との連携も深まるという利点があるのです。

社員のスキルアップに繋がる

ナレッジのスムーズな共有は、社員のスキルアップにも繋がります。特に優秀な社員やベテラン社員がもつノウハウやコツを共有できれば、短期間で他の社員のスキルアップが可能になるでしょう。

優秀な社員やベテラン社員は、勘や経験に基づいたノウハウやコツをもっていることが多いです。従来まではこうした能力は暗黙知として特定の社員のみが有し、共有されるケースが少なかったのが現実です。

優秀な社員とそれ以外の社員の二極化が進むと、チームのパフォーマンスが上がりません。さらに、新入社員は時間をかけて自力で仕事のやり方を覚える必要があったため、業務効率が上がらないという課題がありました。

ナレッジ共有を行う過程では、暗黙知を収集して言語化します。言語化されたナレッジは、形式知として社内で共有可能になるのです。若手社員や成果が出ていない社員は、形式知としてのナレッジを活用することで、成果に繋げられます。各人のスキルやパフォーマンスが上がれば、チーム力の底上げにも寄与するでしょう。

また、成績が上がれば社員のやる気もアップします。そうなると、組織内でナレッジの共有・活用がさらに進み、新しい人材が活躍しやすい職場が構築できるのです。

引継のコストを削減できる

社内での配置転換や新入社員の入社時には、引継業務が発生します。ナレッジ共有によって、その引継コストが削減できます。

各種フォーマットや資料、業務の進め方、ポイント・注意点などの情報が一元管理されていれば、新たな人材は必要な時に必要な情報に簡単にアクセスできます。

事前に情報を共有し、必要なことだけをピンポイントで引継をすれば良くなります。そのため前任者が時間をかけて後任者に引継をしなくてもすむので、時間や手間を大幅に軽減できるでしょう。

ナレッジ共有の4つの種類

企業で共有すべきナレッジには以下4つの種類があります。簡単に解説していきましょう。

• 成功事例
• 専門知識
• 知的資産
• 顧客情報

成功事例

社内の成功事例を共有し、個人やチームの効率性・生産性向上を図ります。他部署の成功事例や過去の事例を参照することで、営業手法や顧客へのアプローチ方法の参考にできます。またその時の提案資料をベースに資料を作れば、より精度の高い営業が可能になるでしょう。

社内の成功事例を共有することは、他部署や各社員のモチベーションアップにも寄与します。自分たちも成功事例に続こうというポジティブなマインドが醸成できれば、会社全体の業績アップも期待できるでしょう。

専門知識

専門部署がもつ知見やスキル、ベテラン社員のノウハウを共有できれば、課題解決に繋げられます。専門的な知識が必要になった場合に、いちいち他部署や他の担当者に問い合わせていると時間がかかります。また問い合わせ先の社員の生産性も落ちるでしょう。

各社員が自力で課題を解決できるように、蓄積するナレッジはかみ砕いた情報に整理することが大切です。

知的資産

企画書、議事録、日報、請求書・納品書などの資料のフォーマットは、日常業務において多くの場面で活用できます。そのため、ナレッジとして共有することで、多くの社員の業務効率化に役立ちます。

他にも、会社が有する特許やライセンスなども一元的に管理できれば、専門部署に問い合わせる必要がなくなります。

会社が有している知的資産を使えば、新しいビジネスを考案する時や顧客からの問い合わせなどにもスムーズに回答できるようになるでしょう。

顧客情報

営業、サービス、カスタマーなど、各部署で扱っている顧客情報を一元管理することで、対応品質の平準化が可能になります。特定の部署や特定の人材による、情報の属人化防止にも寄与します。

また顧客情報を全社で集約することで部署間の連携もスムーズに行えるようになるため、生産性も向上するでしょう。

ナレッジ共有には専用のツールを使うのが効率的

ナレッジ共有には専用のツールを使うのが効率的です。

ナレッジ共有を行うための方法はさまざまです。WordやExcelなどのOfficeソフトで文書を作成してメールで共有したり、チャットツールで都度書き込んでいったりする方法でも運用可能です。

ただし、Officeソフトでナレッジを蓄積する場合にはスムーズな共有が難しかったり、リアルタイムでの更新ができなかったりするデメリットがあります。また、チャットツールでナレッジをためていく方法では、情報が流れていってしまうため、必要な時に必要なナレッジにアクセスできない（見つけられない）といった問題が起こりがちです。

そこで導入を検討したいのが、ナレッジ共有のための専用ツールです。専用ツールでは、ナレッジの蓄積・共有・活用がスムーズに行えます。コンテンツの作成や更新が簡単にでき、さまざまな方法で社内への通知・共有ができます。

ナレッジを有効活用するための機能も搭載されています。例えばキーワードやタグで検索できれば、社員は必要な情報に素早くアクセスできます。またマルチデバイスに対応していれば、テレワーク環境下でも利用可能です。

上述した5つのメリットを最大限に享受するためにも、専用ツールの利活用がおすすめです。

おすすめのナレッジ共有ツール5選

最後に、おすすめのナレッジ共有ツールを5つ紹介します。

• QiitaTeam
• NotePM
• Zendesk
• kintone
• Qast

QiitaTeam

【特徴】

Qiita Teamは、誰でも簡単にナレッジが書けて、スムーズに共有できる社内向け情報共有サービスです。マークダウン記法でストレスなく投稿でき、日報・議事録・FAQ・マニュアルなどのさまざまな情報の蓄積・共有を効率化できます。

新規に追加された「グループ機能」によって、人やプロジェクトの分類だけではなく、スキルや情報などを目的別に情報管理できるようになりました。検索機能の利便性が向上したことで、ナレッジ共有ツールの定着が促進されるでしょう。

Qiita Team公式サイトへ

NotePM

【特徴】

NotePMは、ウィキペディアのように、知りたいことがすぐに分かる社内wikiツールです。社内マニュアル、業務手順書、社内FAQの作成や共有が簡単に行えるため、ナレッジ共有にも役立ちます。

高機能なエディタを使ってWeb上で簡単にコンテンツを制作でき、強力な検索機能によって必要な情報にすぐにアクセスできるのが強みとなっています。

コメント機能やリアクション機能（いいね、ありがとうなど）、通知機能も豊富に搭載されているので、社内コミュニケーションの強化にも貢献するでしょう。

NotePM公式サイトへ

Zendesk

【特徴】

Zendeskは、社内向けナレッジベースやサポート担当者専用ナレッジベースなどが利用できる、カスタマイズ性が高いナレッジマネジメントソフトウェアです。クラウド型のカスタマーサービスプラットフォームとして知られていますが、社内のナレッジ共有システムとしても活用できます。

豊富なフォーマットにより簡単にコンテンツを作成できたり、アクセスできる社員を特定できる権限機能などが搭載され、多言語にも対応しています。社員数が多く、複数の拠点をもつ企業に特に適しているサービスといえるでしょう。

Zendesk公式サイトへ

kintone

【特徴】

kintoneは、ノンプログラミングでビジネスアプリが開発できるクラウドサービスです。多彩なアプリやコミュニケーションスペースが必要な分だけすぐに追加できます。

問い合わせ管理、日報・報告書、プロジェクト管理、ファイル管理、社内ポータルなど、ナレッジを共有するためのアプリも豊富です。Excelデータや紙文書など、社内に散在している情報を一元管理することで業務効率化を図れるでしょう。

開発側はプログラミング知識不要でアプリを追加でき、ユーザー側は分かりやすいUIですぐに使いこなせるメリットがあります。

kintone公式サイトへ

Qast

【特徴】

Qastは、社員のナレッジを蓄積して組織のパフォーマンスを向上させるナレッジ経営クラウドです。誰でも簡単に目的の情報を検索して見つけられるので、課題の自己解決を促します。教える側のレクチャーの時間や資料作りの時間も削減できるので、組織全体の生産性向上が期待できます。

また、ベンダーがナレッジコンサルタントを派遣し、ツールの定着を支援するサービスもあります。同社サイトによると、Qast導入で「社内で情報を探す時間」が1日当たり30分削減でき、「新人の教育コスト」が1/3削減できるとしています。

Qast公式サイトへ

まとめ

人手不足への対応や働き方改革を実現させるためには、ナレッジの共有と活用が不可欠です。ナレッジ共有を仕組み化することで、「属人化解消」「情報共有の効率化」「社内連携の強化」「スキルアップ」「引継コストの削減」など、多くのメリットが得られます。

各社員がもつナレッジはWordやExcel、チャットツールで共有することもできます。ただし、ナレッジをリアルタイムで更新したり、共有する時には不便さを感じるかもしれません。またリモートワークをしている時に、必要なナレッジに素早くアクセスできない可能性もあります。

そうした課題を解決するためには、専用ツールの導入がおすすめです。ITに詳しくない社員でも簡単にナレッジを作成でき、更新や共有もスムーズに行えます。マルチデバイス対応のツールであれば、自宅や出先でも情報をチェックできます。

例えば、Qiita Teamはナレッジの作成・共有の簡便さに加え、社内でツールが定着するようなコミュニケーション機能も豊富に搭載しています。ナレッジ共有の仕組み化やツールの導入を検討している担当者の方は、ぜひQiita Teamの活用をお考えください。