「依頼書をどうやって書けばいいのかわからない」
「正確な依頼書を作成して上司の評価を高めたい」
という悩みや願望を抱えているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか？
特に依頼書の作成がはじめてという人にとっては、分からないことばかりではないでしょうか。依頼書は社内外の関係者に送付するため、内容に不備があったり分かりづらい文面だと、相手に迷惑をかけてしまいます。
不手際を起こしてしまうと、最悪の場合会社や部署の信用問題につながるおそれもあるでしょう。そのため、ビジネスパーソンにとっては正確な依頼書の作成が求められるのです。
そこで今回は、日常業務で作成する機会の多い依頼書について、概要を解説し、記載すべき項目やテンプレートも紹介します。3つの注意点も解説するので、依頼書の正しい作り方を把握して業務に役立てましょう。
目次
依頼書とは
仕事をする上ではさまざまなビジネス文書を作成します。中でも、社内外の関係者に送付する「依頼書」は、日常的に使用する文書の代表例でしょう。
まずは、はじめて依頼書を作成することになったビジネスパーソンに向けて、依頼書の基本を解説していきましょう。
依頼書は業務を依頼するための文書
依頼書は、何らかの業務を社内外の個人・法人などに依頼するための文書です。依頼書は、他部署の社員や外部の取引先、有識者、ユーザーなどに対してお願いをするための書類なので、丁寧かつ分かりやすい内容が求められます。
相手が文面を読んで、すぐに理解できるように簡潔に記述する必要があります。依頼する人は、相手の立場に立って失礼のない文章を作成しなければなりません。
業務を社内外の関係者に依頼する時は、通常は口頭で伝えることが一般的です。この場合の口頭とは対面または電話です。ただし、相手の所属組織が遠方にあったり、居住地が遠い場合にはその限りではありません。
また、相手が多忙な場合にも、口頭でのコンタクトはかえって迷惑になる可能性があります。さらに口頭では依頼内容が正確に伝わらないリスクもあります。
そうした場合には、文書で明瞭に伝えられる依頼書の送付のほうが好まれるケースも多いのです。実際、たとえ口頭で依頼した場合でも、後から正式な文書として依頼書を送付するのが通常のビジネス作法です。
依頼書の送付先は、例えば次のような相手が考えられます。
＜社外＞
- 取引先（仕入れ先、納入先、外注先、委託先など）
- 関連会社（親会社、子会社など）
- 個人（有識者、著名人、一般ユーザーなど）
＜社内＞
- 他部署の社員
- 決裁権を持つ上司・役員
依頼書の代表的な種類
ビジネスの場で使用する代表的な依頼書は次の通りです。
- 発注依頼書
- 支払い依頼書
- 取材依頼書
- 押印依頼書
発注依頼書は、備品やサービスなどの注文を担当部署に依頼するための書類です。
支払い依頼書は、経理部などに、社外への支払処理を依頼するための書類です。取引先などから受け取った請求書と支払い依頼書をセットにして、経理部などに提出するのが一般的な方法です。
取材依頼書は、取材対象者に協力をお願いする際に作成する書類です。インタビューやイベントへの登壇などを依頼する時に使用します。
押印依頼書は、契約書や社外秘の重要文書などに押印してもらう時に使う依頼書です。文書の正当性や信頼性を確認する際などにも作成されます。
依頼書の書き方
ここでは依頼書の書き方を紹介します。どのような依頼書でも、記載する項目はおおむね定型化されています。
下記に、「依頼書に入れるべき項目」を解説し、業務で活用できるように「依頼書のテンプレート」も記載します。
依頼書に入れるべき項目
依頼書に入れるべき項目は、大別すると次の5点です。
- 基本情報（相手の情報、依頼日など）
- タイトル（表題）
- 前文（挨拶）
- 本文（依頼の背景・内容・期限など具体的な内容）
- 末文
基本情報は、文書の左上に相手の社名・所属・名前を記載します。依頼日は、右上に入れましょう。また依頼者（自分）の社名・所属・名前も必要です。
次にタイトル（表題）を目立つ大きさで記載し、読み手に依頼内容がすぐに分かるようにします。
続く前文（挨拶）では、頭語（拝啓など）と時候の挨拶を記載します。
本文では、依頼の背景や内容を書きます。どのような理由から依頼することになったのか、相手に何をしてほしいのか、期限や納品方法なども記載することで、認識のズレを防止します。
末文では、結びの語を入れます（例：拝啓の場合には敬具）。また、依頼内容や相手によっては結びの語の前に簡単な結びの挨拶を入れても良いでしょう（例：末筆ながらますますのご活躍をお祈り申し上げます）。
依頼書のテンプレート
以下に、依頼書のテンプレートを紹介します。
なお、上記のような講演依頼や執筆依頼の場合、依頼書をメールで送る時にはメールの文面に回答期日を記載します。文書を郵送などで送付する場合には、送付後に電話やメールで連絡し、回答期日を伝えます。
依頼書を書く際の3つの注意点
依頼書は社外の関係者に送付するケースが多い書類です。そのため内容に不備があると、会社の信用にも影響が出るおそれがあります。特に、はじめて依頼書を作る社員やあまり経験のない人は、次の3点に気をつけましょう。
- 依頼目的を明確にする
- 依頼内容はなるべく具体的に書く
- 日程を明確にする
依頼目的を明確にする
まずは、依頼目的を明確にしましょう。なぜ相手にそれをしてもらう必要があるのか、目的や背景などを伝えることで、相手からの協力が得やすくなります。
例えば発注依頼書を経理部などの関連部署に提出する場合、購入予定の備品や導入を希望するITサービスが業務を行う上でなぜ必要なのかを明確にすることで、申請が通りやすくなります。
また、有識者に取材する場合、取材目的をはっきりさせることで取材の許可や受諾が得やすくなります。目的が不明確な場合、取材対象者の所属組織の許可が下りなかったり、本人から断られる可能性が高くなるので注意しましょう。
依頼内容はなるべく具体的に書く
依頼書に記載する内容はできる限り具体的に書きましょう。具体的な内容の記載がなかったり、抽象的な表現の場合には相手との認識のズレが生まれ、トラブルの発生リスクが高まります。
執筆依頼であれば、原稿のテーマや文字量を必ず記載します。また、ポスターやカレンダー、チラシなどの販促物の制作を外注する場合には、デザイナーや制作会社に対して依頼書を送付します。その際に、規格や数量だけでなく、デザインイメージについても明確に伝える必要があります。
例えば、具体的なアウトプットのイメージを添付したり、過去に作った制作物との変更点などを明確に伝えることで、認識のズレや乖離を埋めることができるでしょう。
日程を明確にする
日程についても、明確にしましょう。制作物であれば、最終的な納期や提出日はもちろん、進捗確認をする日程なども指定します。
備品やサービスの発注依頼書の場合には、希望する納品日を指定し、もしその納期が難しい場合には最短でいつならば納められるのか確認しましょう。
まとめ
本記事では、社内外に業務を依頼するための文書である「依頼書」について解説しました。依頼書は、社内の関連部署に提出する場合もあれば、社外の関係者に送付するケースもあります。分かりづらく、内容が伝わらない依頼書を作成してしまうと、業務が滞ったりトラブルの原因にもなりかねません。
ここで紹介した依頼書に記載すべき項目や注意点をしっかりと確認し、抜け漏れのない分かりやすい文書を作成しましょう。依頼書の作成経験が少なかったり、はじめて依頼書を作成することになった人は、ぜひ本記事で紹介したテンプレートなども参考にしてみてください。