社内で情報共有をしたいけれど、なかなかうまくいかないことがありますよね。 「伝えたつもりなのに伝わっていなかった」、「情報が欲しいけれどスムーズに見つけることができない」など、情報共有に関する課題は数多く挙げられます。 情報共有がうまくいかなければ、作業の効率が下がるだけではなく、時には会社に損失をもたらすこともあるかもしれません。 今回は情報共有における課題を解消するためのノウハウを紹介します。
目次
情報共有ツールを活用する
社内の情報共有がうまくいかないと感じた際には、まず情報共有ツールを導入してみましょう。 情報共有ツールの活用により、情報共有時におけるさまざまな課題を解決することができます。
「伝えたつもりが伝わっていなかった」を解決する
情報共有をする際に、口頭では周りの音がうるさくて聴き取れなかったり、伝え漏れがあったりします。 付箋などにメモをして情報共有をすれば、伝え漏れはなくなりますが、代わりに紛失などの問題が発生します。 情報共有ツールを使えばこうした問題は解決します。 情報共有ツールではウェブ上に情報を残しておけるので、大切な情報を忘れたり、紛失したりする心配がありません。 情報共有ツールによっては、共有された情報に対して「いいね」ができたりコメントを返信できたりするので、伝えた情報が伝わっているかを心配する必要もありません。
「欲しい情報がすぐに手に入らない」を解決する
これも情報共有ツールで解決することができます。 先ほど、情報共有ツールを使わずに情報共有する方法として、口頭・メモの2種類を挙げましたが、もう一つ情報共有をする際によく使われるものがあります。メールです。 メールは情報を見返せるので、口頭共有のように伝え漏れが発生することも、メモのように紛失してしまうこともありません。 しかしメールには欠点があります。 内容を間違えて送ってしまった時に、内容を修正できないところです。 送った後から「間違えました」と訂正することはできますが、やり取りが多くなると見逃してしまいトラブルの原因になります。 一方、情報共有ツールは書いた後でも情報そのものを修正することができます。 また、修正した内容を情報共有ツールのコメント機能などで伝えられるので、いつの間にか情報が更新されていた、ということもありません。
「新入社員に仕事を教えるのが負担」を解決する
毎年、新入社員を採用する場合、その新入社員1人1人に仕事を1から教えるとなると多大な時間と労力を使います。 それを改善できるのも情報共有ツールです。 新入社員からよく質問される内容はドキュメントとしてまとめておき、情報共有ツールで誰でも見られるようにしておきます。 上司は新入社員にそのドキュメントを見ておくように指示しておけば、新入社員が自力で疑問を解決することができます。 こうして情報共有ツールをマニュアルのように使うことで、新入社員に仕事を教える負担が減らせます。 しかも情報共有ツールのマニュアルは、新たに情報を付け足したり修正したりしていくことが簡単にできるので、紙のマニュアルよりも便利です。 このように、情報共有におけるさまざまな課題が情報共有ツールの導入によって解決でき、作業の効率を上げることが可能です。
どの情報共有ツールを使えばいいか分からない
情報共有ツールの活用をお勧めしていますが、たくさんの情報共有ツールがあるので、どれを使えばいいのか迷ってしまわれるかもしれません。 その場合は、まずは情報共有ツールを導入するプロジェクトを立ち上げて、プロジェクトメンバーだけでいくつか試してみてください。 多くの情報共有ツールは無料で使える期間を設けているので、コストをかけずに検討できます。
情報共有時のコツ
いくつか試してみた中で、自社に合っている情報共有ツールを見つけたら、すぐに全社導入するのではなく、まずは少人数で使ってみる期間を設けましょう。 この時点で、ある程度の使用に関するノウハウを蓄積することによって、全社導入してからの啓蒙施策についても事前に検討できます。 また全社で使い始めてからも、情報共有ツールを各自が積極的に活用しているか、継続的に管理・サポートすることが重要です。 情報共有ツールを使うにあたっては、情報を共有する最初の一歩で戸惑うケースが見られます。 あまり難しく考えず、まずは日報やランチの美味しいお店の共有など誰でも簡単にできる情報共有から始めることが、情報共有の心理的なハードルを下げるコツです。 誰でもアクションしやすいような情報共有を実践することによって、コミュニケーションの活性化にもつながります。
まとめ
情報共有時の課題を解決するためには、まずは情報共有ツールの導入をお勧めします。 情報共有ツールの導入は、まずはスモールスタートで実践しましょう。情報共有をうまく社内に定着させるには、情報共有のハードルを下げることがポイントです。