「自己紹介シートはどのようなシーンで使うのだろう？ 名刺とは違うもの？」
「魅力的な自己紹介シートを作るにはどうすればいいのだろう。ポイントが知りたい」
はじめて自己紹介シートを作ることになった社員の中には、このような悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか？
自己紹介シートは社内外のさまざまなシーンで活用されます。それだけ重要なツールということですが、目的にあった適切なものを作らないと相手に自分のことが伝わりません。
そこで今回は、自己紹介シートの概要や活用メリット、実際の作成方法、ポイントなどを詳細に解説していきます。新入社員など、これからはじめて自己紹介シートを作る人にとって役立つ情報を掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
自己紹介シートとは
自己紹介シートは社内外の人たちに自分のキャラクターやスキル、経歴などを知ってもらうのに最適なツールです。自己紹介シートを使えば、会話で伝えるよりも効果的なアピールが可能です。
まずは、新入社員や社歴の浅い社員などに向けて、概要や名刺との違い、代表的な活用シーンなどを解説していきましょう。
自己紹介シートはビジネスシーンでの自己紹介の時に使うもの
自己紹介シートは、ビジネスシーンでの自己紹介の時に使うツールです。例えば、社内向けのグループウェアに登録したり、プレゼンでのアピールツールとして活用されます。会社で用意されているテンプレートを使ったり、Webサイトからフォーマットをダウンロードして作成するのが一般的です。
下記は、Microsoftの公式サイトからダウンロードできる無料テンプレートのイメージ画像です。
自己紹介シートには、顔写真・氏名・連絡先・会社名などの他に、自己PRや趣味・特技などを記載します。作成者がどのような人なのかが、読み手に伝わるような項目を入れます。コミュニケーションのきっかけを作るためにも、性格や趣味が分かるような項目を入れるのがポイントです。
自己紹介シートと名刺の違い
自己紹介シートと名刺は、共通点もありますが、用途が異なります。名刺に記載されている情報は会社名・所属・名前・住所・電話番号・メールなどで、主に連絡先を交換するために使用します。
一方、自己紹介シートは名刺に記載されている情報に加えて、趣味や特技、理念、スキル、強みなど、その人の人となりや能力が分かる情報が網羅されています。
つまり、自己紹介シートは連絡先や所属企業などの属性情報だけでなく、自己PRにつながる情報を他者に伝えることができるツールなのです。
自己紹介シートの活用シーン
ビジネスパーソンにおける自己紹介シートの活用シーンは、次の通りです。
- 転職活動・求職活動で自己アピールしたい時
- セミナー・イベントで自己紹介する時
- プレゼンテーションでのアピールツールとして活用したい時
- 新規顧客への営業時に自社・自分の強みを伝えたい時
- 新入社員が社内向けに自己紹介する時
このほか、学生が就職活動を行う際に、自己紹介シートを活用するケースもあります。学生向けの自己紹介シートには、名前や出身校などの基本情報に加えて、学生時代に打ち込んだことや自分の長所・短所なども記載します。
自己紹介シートの2つのメリット
自己紹介シートを作成することには、次の2つのメリットがあります。
- 自分をアピールしやすい
- 会話のきっかけを作れる
自分をアピールしやすい
自己紹介シートは自分をアピールするためのツールとして最適です。自己紹介シートには、ビジネス上の強みやスキル、経験などを詳細に書けます。
口頭で自己紹介する場合には、うまくしゃべれなかったり、要点を飛ばしてしまったりする可能性がありますが、文書にまとめておけば抜け漏れなく相手に伝えられるでしょう。
またデータとして自己紹介シートを作成しておけば、社内であればグループウェアやチャットなどですぐに他の社員に共有できます。社外向けの営業やプレゼントの場でも、事前にデータを送っておけば、相手の都合の良い時に確認してもらえます。そのため、相手に自分のことを理解してもらいやすくなるというメリットもあるのです。
会話のきっかけを作れる
自己紹介シートには趣味や特技など、ビジネス以外の情報も掲載します。そうした情報は他の社員との会話のきっかけになります。
例えば、同じ趣味を持つ社員と共通の話題で盛り上がれるかもしれません。また、部署を横断したプロジェクトや全体会議などの場でも、他社員とのコミュニケーションの糸口になりえます。
最近はオンラインでのミーティングや会議が増えているため、同じチーム内でもコミュニケーションが希薄になりつつあります。そうしたケースでも、自己紹介シートに記載されている趣味や特技などを雑談の話のネタにすることで、コミュニケーションの促進が図れます。
また営業ツールとして自己紹介シートを活用する場合にも、アイスブレイクのネタとして使えるので、商談がスムーズに進むことが期待できるでしょう。
自己紹介シートを作成する方法
ここでは新入社員をはじめ、ビジネスパーソンが自己紹介シートを作成する際の方法を解説します。以下、3つの手順に従って自己紹介シートを作ってみましょう。
- 目的を明確化する
- 記載する項目を決める
- 実際に制作する
目的を明確化する
まずは、自己紹介シートを作成する目的を明確化します。何のために作成するのか、社内向けなのか、社外向けなのか、など用途を決めてから作成に着手します。
例えば、目的が社内向けで全社に自分のことを知ってもらいたい場合には、血液型や出身校、出身地、趣味、会社で達成したいことなど、よりパーソナルな情報を記載します。
一方営業資料やセミナーなどに登壇するための自己紹介シートであれば、ビジネス上の強みやこれまでの実績に焦点を当てて作成します。
目的が不明確な場合には、読み手にとって必要な情報が網羅されないおそれがあります。誰に何を伝えたいのかをしっかりと決めてから、自己紹介シートの作成に取り掛かりましょう。
記載する項目を決める
目的を定めたら、用途に応じて項目を決定します。項目の例は次の通りです。
- 名前（顔写真）
- 所属（企業・部署）
- 連絡先
- 生年月日
- 血液型
- 干支
- 星座
- 出身校
- 出身地
- 趣味・特技・好きなこと
- 資格
- 自己PR・メッセージ
社外向けの営業ツールとして使う場合には、補足的に自社の強みや自社製品・サービスの特徴を記載しても良いでしょう。また営業先へのアピールとして、ビジネス上の実績や受賞歴などを掲載することも有効です。
社内向けで使用する場合には、これまでの経験業務やこれから挑戦したい仕事などを付け加えましょう。他に、休日の過ごし方や好きな本・映画など、より個人的な情報を記載すると、同僚との会話のよいきっかけになるでしょう。
実際に制作する
自己紹介シートを作成する際には、PowerPoint、Wordなどのオフィス系ソフトで作るのが一般的です。もしこれらのツールがない場合には、Googleスライドやドキュメントで作成可能です。
通常、体裁はA4サイズです。すべての情報がA4一枚に収まることを意識しましょう。
魅力的な自己紹介シートを作成する4つのポイント
魅力的な自己紹介シートを作って業務に活かしたい場合には、次の4つのポイントを意識しましょう。
- テンプレートを活用する
- 余計なことは書かない
- なるべく短い文章にする
- すっきりと見やすいデザインにする
テンプレートを活用する
自己紹介シートをはじめて作る人は、テンプレートを活用するのがおすすめです。WordやPowerPointなどのソフトには、自己紹介シートのテンプレートが多数用意されています。また、各種Webサイトからもさまざまなテンプレートが入手できます。
テンプレートを活用することで、見やすいデザイン・レイアウトを簡単に決定できます。テンプレートを作る時間や手間を削減できるので、自己紹介シートの中身の作成に注力できるでしょう。
余計なことは書かない
自己紹介シートは体裁や盛り込む項目に関して、厳密な決まりはありません。そのためあらゆる情報を記載したくなりますが、余計なことは書かないようにしましょう。必要不可欠な情報だけ、要点を絞って記入する方が読み手にとっても読みやすくなります。
なるべく短い文章にする
文章はなるべく短く書きましょう。センテンスが長すぎたり、冗長な表現を多用すると相手に伝わりません。
シンプルかつ簡潔に記載し、読み手に正確に伝えることを意識することが重要です。自己紹介シートにはあくまでポイントだけを記載し、実際に対面であった時などに補足説明をすることで相手との距離を縮めることが大事です。
すっきりと見やすいデザインにする
魅力的な自己紹介シートは中身だけでなく、体裁も重要です。すっきりと見やすいデザインを意識しましょう。
一見してごちゃごちゃしているレイアウトは、相手の読む気を減退させます。文字の大きさや余白の取り方を工夫することで、読みやすくなります。レイアウトやデザインが苦手な人は、前述の通りテンプレートを活用することで作成にかかる時間を短縮できるでしょう。
まとめ
今回は、ビジネスパーソンにとって必須ともいえる自己紹介シートについて紹介しました。自己紹介シートは社内外の関係者に自分のことや自社の強みを伝える際に、効果を発揮します。
名前や所属だけでなく、趣味や特技、好きなことなど、よりパーソナルな情報を記載することで、会話のきっかけになるでしょう。他部署の社員やプロジェクトメンバーなどとのコミュニケーションが強化されれば、仕事のパフォーマンスも向上します。営業先で自己紹介シートをうまく活用すれば、顧客と良好な関係性を構築できるでしょう。
ただし新入社員や経験の浅い社員にとっては、いちから自己紹介シートを作成するのは難しいかもしれません。そのような時にはテンプレートを活用し、ここで紹介した必須項目やポイントを意識してみましょう。
社内外の評価をアップさせるためにも、魅力的な自己紹介シートを作成しましょう。