社内での文書管理がおざなりになっていませんか？ 文書管理がしっかりされていないと、文書の共有に時間を取られたり、文書を探し出すことに手間がかかったりしてしまいます。また、書かれた文書に間違いや改善点があったとしても、文書管理が適切でなければ、直すための連絡等手続きが分からず、文書の情報が古いままで放置されてしまうかもしれません。そんな時に「文書管理をしっかり実践して、より効率的に、もっと作業時間を短縮できたら」と思いませんか？さらには「社内文書を整理して、より多くの文章を簡単に共有できたら」と思ったことはありませんか？今回はそういった社内における文書管理の方法についてご紹介します。
「チーム別で管理」・「カテゴリー別で整理」する
文書を探し出すのが手間なのは、文書が適切に整理・管理されていないことが原因として挙げられます。「文書が整理・管理されている状態」とは、チーム別で管理され、カテゴリー別に整理されている状態のことです。チーム別・カテゴリー別といったくくりを設けることで、文書を閲覧する必要があった際に、簡単に探し出せて作業が効率化されます。 また、文書を整理していくと、「業務に必要とされているけれども、まだ文書にされていないもの」を見つけ出すことができ、業務において文書化すべきものが明確に分かるようになります。文書を管理する方法はフォルダで整理しファイル名によって行うこともできますが、とても効率的とは言えません。フォルダやファイル名で探し出そうとすると、書かれた内容を含めて検索することができませんし、多様なキーワードで探し出せるタグによる整理にも向いてないためです。こういった文書活用の課題においては、情報共有ツールを導入して、より簡単に文書を共有できる方法を検討する必要もあるでしょう。
間違いや改善はすぐにアップデートできる環境を用意する
社内文書に間違いや改善点があったら、きちんとその場でアップデートしていますか？また毎回使われる文章なのにも関わらず、その注意点を口頭で伝えていることはありませんか？文書を読んでいて、改善点を思いついた時、そのことをその文書に反映できていますか？例えば、マニュアルなどの場合は、マニュアルを書いた人よりも、読んだ人の方がマニュアルに対して多くの改善点を見つけ出せます。そういった改善点は、気付いた時に気付いた人が直すことが効率的です。生産性向上のためにも、社内文書を簡単に修正できるような環境を用意しましょう。
より多くの社内文書を共有するために
あなたの会社では、社内文章を書くためのハードルが高くなってはいませんか？全社員が社内文章を書くようになるためには、より楽に社内文章を書けるようにすることが重要です。例えばマニュアルを書いたり、週報などの報告を書いたりする際に、Wordのような多機能な文書作成アプリは必要ないでしょう。むしろ今はスマートフォンやタブレットのような携帯端末から見ることができる、利便性の高さが求められています。また、閲覧した社員が文書にコメントをつけることで、内容がよりよくブラッシュアップされていけば、さらに文書の価値が高まります。 ただし、社内文書は社外のサービスを用いて管理するのには注意が必要で、外部のに社内文書が流出しないような対策が必要です。そのため外部サービスを利用する場合は、セキュリティに配慮しているサービスかどうかも検討しましょう。
まとめ
会社で文書管理が適切に行えず、社内文書をうまく活用できていないのであれば、まだ業務効率を上げる余地があるということです。会社全体で社内文書をうまく活用することができれば、社内文書をより充実したものにしようという意識が高まります。そのためには簡単に社内文章を書ける情報共有ツールの導入や、社内文書を作成するハードルを下げることが重要です。より多くの文書を効率的に共有して、生産性向上に努めましょう。