会議のムダを省いて生産性を向上しよう
海外の企業と比較して日本の企業は「会議を始める時間には厳格なのに、終わる時間にルーズだ」と言われます。「会議で意見がまとまらず時間が長引いてしまう」、「一度も発言しないのに会議に参加している人がいる」というのは、会議に関しての課題としてよく指摘されます。
確かに会議は新たなアイデアを客観的に評価したり、議論する上では、有効な手段でしょう。とはいえ、一番重要なのはアイデアを形にし、売上に直結するアウトプットを実現することであり、そのために会議が妨げになってしまっては本末転倒です。 会議にかかっているムダな時間が省ければ、アイデアを形にするスピードが上がり、生産性が向上します。
また、節約できた時間で新たなアイデアを生み出すための創造的な時間を作れるでしょう。 会議のムダな時間を節約する方法のひとつに、社内の情報共有を促進する情報共有ツールの導入が挙げられます。この記事では、情報共有ツールを使った会議でのムダな時間を節約するノウハウをご紹介します。
情報共有ツールで会議の効率をUP
会議を長引かせている理由のひとつに会議のゴールの周知ができていないということがあります。会議の場になって初めてゴールを知るのでは、場当たり的な発言しかできません。場当たり的な発言は、さらなる場当たり的な発言を引き出し、意味のない議論を引き起こします。 議論のゴールを周知しておくことは、会議をムダな時間にしないための最低条件と言えるでしょう。ここで情報共有ツールの出番です。
会議の主催者は、情報共有ツールを使って会議のアジェンダを事前に出席者全員に共有します。アジェンダに沿った進行で議論のぶれがなくなり、建設的なアドバイスを行えます。 そして、会議の進行はアジェンダに沿って行えるようにファシリテーターを決めましょう。会議のタイムマネジメントを行うことによって、ムダな時間を減らせます。 次に会議でとりあえず呼ばれているような人が参加しているムダな時間について考えてみましょう。
この場合も情報共有ツールを使って解決できます。 必要な人だけが会議に参加して、あとで議事録を情報共有ツールで共有すれば、ムダな時間を節約できます。参加していなかった人は議事録に対して、投稿にコメントを残すようにすれば、よりよいアイデアが集まり、意外な付加価値を生み出すきっかけにもなります。
部門や企業の枠を超えた議事録の共有がイノベーションを起こす
例えば、営業部門が議事録を組織横断的に他部門にも共有することで、営業の課題を技術部門がシステムで解決するといった連携が図れるようになるのです。情報をオープンにすれば、課題に対してさまざまなナレッジが共有されます。部門を超えたナレッジの共有は課題解決のスピードを上げ、生産性の向上につながります。
また、情報を共有する範囲を社内から社外に広げると、さらなる生産性の向上が期待できます。製造メーカーが製造技術に関する課題点を議事録でオープンにしたことで、コラボレーションしている他社の研究・開発企業が課題解決策を提案するといったケースが考えられます。 このような取り組みはオープンイノベーションと言われ、部門や企業の壁を超えてアイデアを持ち寄り、生産性を向上する方法として注目が集まっています。チーム内もしくは部門内での会議をよりよいものにしたいなら、まずは情報共有ツールの導入から始めてみてはいかがでしょうか？