多くの企業でスケジューラーや共有サーバー、スプレッドシートなど、情報を共有ためにさまざまなツールが使われています。
これらのツールを使うことは簡単ですが、情報共有をツールに頼りすぎていると、情報が分散して、かえってわかりにくくなってしまう恐れがあります。
その結果、いざ参照したいときに必要な情報が見つけられないようでは、コストをかけて情報共有ツールを導入した意味がありませんよね。
では、情報共有を上手に実践するにあたって、何をすべきで、何をすべきでないのでしょうか？
自社の情報共有の状況に照らし合わせながら、情報共有のルールを考えてみましょう。
目次
３つのやってはならないこと
自己満足ツールになってはならない
当然のことながら、情報の共有を自己満足のためのものにしてはなりません。
しかし、承認欲求を満たすために情報共有を行い、他のメンバーの時間を無駄遣いしてしまうタイプの人もいます。
そうしたタイプの人は、今向かうべきゴールと関係ないにもかかわらず、「こういう情報もあるがみんなの意見を聞かせてください」とメーリングリストやCCで送ってくるので手がつけられません。
そうならないためにも、情報共有には、ルールが必要です。
ルール無くして、この無駄なコストを抑えることは決してできません。
部署や人間によってツールは分けない
もしあなたが「便利な情報共有ツールはないか？」と、探しているのであれば、まずはさまざまなツールを使いすぎていないか確認してみましょう。
例えばある部署での議事録はエクセルで作成し、それを社内メーリングリストで添付して配布する。しかし、別の部署では、Wordで作ったものをPDFにして配布したり、IT部門では、Googleドライブで共有したり…大きな企業になるほど、部門ごとで別々のの情報共有方法を採用していることがあります。
このような場合は、まず情報共有ツールの用途を見直す必要があるでしょう。バラバラな方法で管理していると、情報が属人化してしまう恐れがあります。
もし、このようなバラバラな方法を続けていると、管理している人が辞めたり異動した後に、かなり面倒な引き継ぎが発生することが考えられるます。
共有される情報は１つのログです。ログは誰がどのように仕事をしていたのか確認したり、後からプロジェクトに参加した人が仕事のノウハウやナレッジを得るために必要となる情報です。
つまり、情報は今いるメンバーのためだけではなく、この先入社するであろう人材とも共有します。
後輩が混乱しないようにするためにも、ツールは統一した方が良いでしょう。
必要に応じて情報共有する人、まったく情報共有しない人、熱心に共有する人が同居してはいけない
まったく情報共有しない人がいるのは問題だと分かりますが、なぜ熱心に共有する人がいてはならないのでしょうか？
そもそも、アウトプット量というのは人それぞれです。
しかし、仕事ができる人が、必ずしもアウトプットが得意というわけではありません。これは逆も然りです。
これら前提を踏まえて、熱心に共有する人が、全てにおいてクリティカルな情報だけを書き続けているわけではありません。また、必要に応じて情報共有する人がいたとすると、その情報は、情報共有に熱心な社員の情報量により、埋もれてしまうことがあります。
そうならないために、全てのメンバーの情報共有量は、一定のルールによってある程度コントロールする必要があります。
共有ルール作りの基本
情報共有の目的は企業やチームによってさまざまですが、大体2つに大別されます
1.仕事をスムーズに遂行するための人間関係の構築。
2.実行、分析、対策の基本3項。
これら2つをおろそかにすると、チームや組織は確実に破綻します。それぞれについて説明します。
1.仕事をスムーズに遂行するための人間関係の構築
仕事をスムーズに遂行するためには、人間関係の構築が非常に重要です。
例えば適切な情報共有ができておらず「その話聞いてないよ」と言うことが続くと、どうしても「勝手にすれば」という空気になってしまい、信頼関係をこじらせてしまう、というケースがあります。
信頼関係が危うくなってくると、具体的にはこんな不満が持ち上がってきます。
- あいつ今、何やってんだ？
- 今仕事を頼んでいいのか？
- 頼んでおいた仕事どうなってんだ？
こうした不満を解消することを目標に、ある会社では、情報共有ツールで、「業務に手をつけ始めた時点」と「その業務が終わった時点」で短文投稿するという非常にシンプルなルールを決めました。
その結果、日報や報告書を作成する時のログの確認も簡単にでき、日報の作成時間を削減できるようになっただけでなく、現在誰が何に手をつけているのかが分かるので、誰に何を今頼んだら良いのかも把握しやすくなり、業務コストを軽減できるようになりました。
このように、シンプルなルールが一つあるだけでも、情報共有ツールの有用性はぐんと高くなると言えます。
2.実行、分析、対策の基本3項
実行、分析、対策の基本3項です。これは具体的には以下のような内容になります。
- 終わった仕事の成果
- 成果に対する分析
- 分析による対策
今でこそ、何か物事を始める前に膨大な資料を作り、上司をトコトン説得するという文化は薄れてきて、やるならまずやってみるという企業が増えてきました。大手企業が会議を減らし、資料を減らし、さまざまな無駄を減らしているのも、物事があまりにも早く移り変わる時代になり、スピーディに物事を行わなくては置いていかれる時代になってしまったからでしょう。
しかし、「成果・対策・分析」は別です。
それが失敗だったのか、成功だったのか、次につながるのかというのは、以前よりもはるかに重視されてきています。
最近は、働き方改革にともない、フリーランスだけではなく、会社に出勤しなくとも、自宅での仕事を認めている企業も少なくありません。
特に、20年の新型コロナウイルス蔓延以降その風潮は顕著で、こうした働き方はこれからの働き方のスタンダードになるかもしれません。
その結果、日本のビジネスシーンでも「成果」がもっとも求められる傾向に移っていくことが予想されます。
この「次世代のビジネスシーン」では、「成果」の共有と、その「分析」そして次回への「対策」を素速く共有する必要があります。
仮に失敗したとしても、その事実を共有し、分析を行い、対策たててトライする。その姿勢が求められるわけです。
情報共有において、分析や対策は、成果とともに重要視されている要素です。また、これらの情報がしっかりと共有されてれば、上司やリーダーが次の戦略を決断しやすくなるでしょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。今回は、情報共有実践の際のルールをご紹介しました。
最後に、今回ご紹介したルールを簡単におさらいしましょう。
- 組織にフィットするシンプルなルールを作る
- 実行・分析・対策の共有する
もし、情報共有に課題を感じているようでしたら、何が重要なのか、何をやるべきなのかといった根本の部分を見直して、情報共有の戦略を明確にしてみることをお勧めします。
また、情報共有する上ではどんなツールを使うかも非常に重要です。
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