最近、生産性を向上する方法として、部門や企業の枠を越えて技術やアイデアを持ち寄る「オープンイノベーション」に注目が集まっています。
その理由は、大企業が社外からアイデアや技術を募集して、成功を収めている事例がきっかけとなっています。例えば、P&Gは「コネクト&デベロップ（つなげる+開発する）」と称して、個人や大企業の多岐にわたる外部との協業により、多くの製品やサービスを生み出しています。またP&Gは有力なパートナーや新たなビジネスチャンス発掘のために、『コネクト&デベロップ』専用のサイトを設け、さらなるオープンイノベーションにも注力しています（※）。
こうしたP&Gなどの事例を手本にしながら、オープンイノベーションを試みる企業もありますが、部門や企業の枠を超えて結成された新しいチームには、情報共有やコミュニケーションを行う共通のプラットホームがなく、いざ新しいプラットホームを導入しても、「全員がうまく使えるか分からない」といった課題が起こりがちです。 そこで、この記事では、オープンイノベーションの成功に欠かせない情報共有やコミュニケーションの活性化を促す、情報共有ツールにおける活用のメリットを紹介します。
※参考 http://jp.pg.com/innovations/open_innov.jsp
目次
コミュニケーション/コラボレーション、使いやすさが情報共有ツールのメリット
オープンイノベーションを実践するためのプラットホームに向いているツールとしては、コミュニケーション/コラボレーションの促進、ツールとしての使いやすさといったポイントが重要です。これらのポイントに沿って、情報共有ツールのメリットを挙げてみると以下のような点が考えられます。
●コミュニケーション/コラボレーションの促進 部門や企業の枠を超えた新たなチームを結成してプロジェクトを進める際には、メンバーの人となりが分からず、「困りごとや悩み事を伝えるのに壁を感じる」、「気軽に会話ができるようになるのに時間がかかる」というケースが見られます。 意外に思われるかもしれませんが、こういったコミュニケーションにまつわる課題に対して、情報共有ツールが効果的に活用できます。日報や議事録などのかしこまった体裁の情報を共有するのが情報共有ツールの機能だと思われがちですが、実は、皆さんが普段使われているようなSNSの側面があるのです。
例えば誰かがランチのおいしい店の情報を手軽にドキュメントで作成・投稿して、見た人が絵文字リアクションや別のお店の情報をコメントで追加するといったカジュアルな使い方ができます。 またコラボレーションという点では、情報共有ツールで情報の価値を高めていくことが可能です。例えば暗黙知の問題があります。 チーム内で長い時間をかけて培ってきた方針やノウハウは暗黙知として共有されがちで、新しくチームに参加したメンバーには明確に伝えられず、メンバーが増えていくに連れ価値を失っていきます。
そのような状況を防ぐためにも暗黙知を可視化することが重要です。また可視化した暗黙知は、新たに参加したメンバーが有用な情報を加えていくことで、さらに価値ある内容となります。こうした暗黙知の可視化において、情報共有ツールが活用できます。
●ツールとしての使いやすさ 情報共有ツールによっては、投稿をタイムラインに表示する機能があり、新着順に投稿が表示され、タイムリーに情報をキャッチアップできます。必要に応じて、自分の参加しているグループの記事がトップフィードに流れてくるようにも設定できます。 そのほかにもフィードで埋もれて欲しくない情報を、アクセスしやすい場所に常に掲載しておく機能が用意されていることもあるので、簡単に欲しい情報にアクセスできます。
「ドキュメント共有にメールのやり取り」は終わりを迎えつつある
外部のチームメンバーやリモートワークで働く人たちとドキュメントを共有する場合、メールでやり取りしている企業も多いのではないでしょうか。 しかし、メールでのやり取りでは、新しいドキュメントが古いドキュメントに上書きされて入れ替わってしまったり、宛先に後から追加されたメンバーがこれまでのやり取りを追うのが大変だったりといった課題があります。 こうした課題も情報共有ツールで解決できます。例えば、情報共有ツールでは、ドキュメントを共有することで、必要な箇所をアップデートしていけばいいので、誤って上書きして古い内容に後戻りするといったトラブルは防げます。
また後から追加されたメンバーは、コメントを追っていけばこれまでの経緯が把握できます。 また情報共有ツールは、ブラウザー上やアプリを使って、どの端末からでもドキュメントを作成したり、共同編集が可能なので、場所を選びません。
使いたいときに必要な人数分だけ利用できるのも、クラウド型情報共有ツールのメリット
オープンイノベーションに限らずビジネスで成功するには、「コストを最小化して売上を最大化する」ことが重要です。コスト最小化のために自社にサーバーを持たず、クラウド上にサーバーを置くクラウドサービスの導入が当たり前になってきました。
クラウドサービスは、電気代や場所代、セキュリティ対策費、運用コストなどを減らすこと以外にも、従量課金制（月額、人数分）なので、必要な人数・期間でサービスメニューの中から使いたい機能を選択でき、無駄な費用がかからないのもポイントです。オープンイノベーションを実践するために、外部と利用するには最適なツールだと言えるでしょう。
まとめ
情報共有ツールはコミュニケーション/コラボレーション、使いやすさにおいてメリットがあり、部門や企業の枠を超えて生産性を向上させるオープンイノベーションを実践するのに役立ちます。 ぜひ情報共有ツールを使って、チームにイノベーションを起こしましょう。