さまざまなメンバーで構成されたチームにおいて、目的を達成するためには「連携」が重要です。連携が重要とされるのは、メンバー間で十分に連携が取れていれば、それぞれの作業に無駄がなくなり、作業効率が格段に上がるからです。
では、メンバー間で十分に連携を取るためには何が必要でしょうか。それは情報共有です。情報共有がなければ、お互いの状況が分からず、十分な連携ができません。この記事では、メンバーの連携に情報共有を活用したいが、どのように取り組むべきか知りたい、どういったメリットがあるのか知りたいといった方に向けて役立つヒントをご紹介します。
目次
情報共有を活用したメンバー間の連携の実践例
まずは情報共有の実践例をご紹介します。ポイントとしては、簡単に取り組めるものから始めてみるのがお勧めです。
1．スケジュールの共有
スケジュールをメンバー内で共有することで、どのメンバーがどの日のどの時間オフィスにいるか確認できます。直接会って共同作業をしたい時などに、自分のスケジュールをメンバーに合わせて調整できるため、各人が無駄なくスケジュールを組むことができます。
2．社内マニュアルの共有
社内のマニュアルをデータとして管理し、メンバーがマニュアルを参照したい時に自由に参照できる環境が整っていると作業効率が大幅にアップします。例えば、ある企業に新入社員が加わった場面を想定してみましょう。
新入社員は仕事内容をまだ十分に理解していないため、先輩社員に質問に行くでしょう。先輩社員は自分の作業を中断して仕事の手順などを教えるため、作業が捗りません。
また、新入社員は一人だけとは限りませんし、一度手順を教えてもらっても忘れてしまう可能性もあります。先輩社員は新入社員の教育に多くの時間を取られてしまい、その結果、業務の生産性が向上しません。
そこで社内マニュアルを共有することでこのような無駄を省きます。マニュアルをデータ化して、困ったときにいつでも参照できるようにすれば、先輩社員は自分の作業に集中することができ、新入社員も先輩社員に聞く手間が省けます。
3．議事録の共有
議事録の情報を共有することでメンバー内でのコンセンサスが明文化され、チームの目的意識が明確になります。会議の場面を想定しましょう。メンバーの話し合いで決まったことは、メンバーがしっかりと共有しなければ意味がありません。そこでメンバーで共有できる議事録を用いることで、メンバーは会議で話し合った内容を指針として、自分の作業に取り組めます。
議事録が共有されなければ、メンバーは会議の決定事項において、認識の違いから業務に支障が生じたり、次回の会議で同じような議論を交わしてしまい、無駄が生じる可能性があります。
こうした情報共有を実践するには情報共有ツールを使うのがお勧めです。情報共有ツールには、さまざまなタイプがあり、期間限定で無料利用できるものもありますので、積極的に使ってみて、会社に合った情報共有ツールを選択しましょう。
情報共有によるメンバー間の連携のメリット
情報共有を実践して、メンバー間の連携が高まることでどのようなメリットがもたらされるでしょうか。経営者側と労働者側の2つの視点からご紹介します。
〇経営者側：作業の無駄が省けるため生産性の向上→売り上げ向上
情報共有によって作業の無駄が省けるため、これまで以上の売り上げを上げることができます。
〇労働者側：作業効率アップによる生産性向上→労働時間短縮、賃金上昇
作業の無駄が省けるということは長時間労働がなくなり、ワークライフバランスの向上へとつながります。また、生産性の向上によって賃金上昇も見込まれるため、仕事に対するモチベーションもアップします。
経営者、労働者にとってこれらの大きなメリットがある一方、情報共有ツールを導入し、社内に普及させるには、金銭的なコストや社員が使い慣れるまでの時間的なコストがかかります。そのため情報共有ツールの効果を実感するのには少々時間がかかるかもしれません。
しかし、長期的な観点から見ると情報共有ツールは大きな効果が期待できます。情報共有ツールを上手く活用できれば社内での連携は格段に円滑になり、作業の無駄が省けます。
まとめ
効果的な情報共有の実践がメンバー間の連携力を向上させ、作業の無駄を省くことにつながります。作業の無駄が省け、生産性が向上することは経営者側、労働者側から見て双方に得があります。
一方で、情報共有ツールの導入には、金銭的・時間的なコストがかかります。必要な情報共有ツールが何かを見極め、その上で情報共有の実践例を参考に、情報共有ツールを取り入れてみてはいかがでしょう。金銭的コストを節約するために無料お試し期間のあるツールに関しては積極的に利用して見るのもよいでしょう。