議事録や日報、マニュアルなどさまざまなドキュメントを職場で簡単に共有できる情報共有ツール。職場に存在する情報をより価値のあるものにするために、規模や業種を問わず多種多様な企業が情報共有ツールを活用しています。
情報の価値を高めることで、コミュニケーションの活性化・業務の生産性向上・チームワークの醸成など、ドキュメント共有にとどまらないメリットを情報共有は職場にもたらします。
この記事では、職場での情報共有ツールの利用にお悩みの方に向けて、情報共有ツールの概要から、職場で情報共有ツールを導入する際のポイントを紹介します。
目次
いま注目の情報共有ツールとは
情報共有ツールとは誰でも気軽にドキュメントを書いて、簡単に共有できるサービスです。日報や議事録、業務に必要な手順書やマニュアル、仕様書など、職場に点在しているさまざまな情報を共有できるようにして、個人・チーム・組織に高い生産性をもたらすことを目的にしています。
さらに情報を積極的にメンバー間で共有するために、コメント投稿やスタンプ（絵文字）といったコミュニケーションを促す機能が搭載されているのも特長です。
職場におけるコミュニケーションとしては、対面で話し合ったりメールでのやり取りが主なところも多いでしょう。一方で、最近は社内SNSやチャットのような、お互いの顔を合わせるコストを減らしながらも、簡単かつ迅速にコミュニケーションを図ることのできるツールを導入する企業も増えています。情報共有ツールにおいてもコミュニケーションを図ることで価値を高めていくために、コメント投稿やスタンプ（絵文字）が搭載されています。
また情報共有は職場内だけにとどまりません。昨今は、外部のノウハウを取り入れて、新しい自社サービスを創出するオープンイノベーションが注目されています。多くの企業がオープンイノベーションに取り組んでいる理由は、外部企業の特化した技術と自社の得意な領域を組み合わせて次世代の事業をつくり出し、イニシアチブを獲得することをめざすためです。このオープンイノベーションを実現するためには、職場と外部とのスムーズな情報共有が必須です。
ビジネスにおけるコミュニケーション方法の変化、オープンイノベーションを推進する動き。こうした背景から、活用できそうなテクノロジーを積極的に取り入れるベンチャー企業のみならず、テクノロジーの導入に慎重な大企業でも情報共有ツールの活用が進んでいます。
では情報共有ツールにはどんなメリットがあるのでしょうか。大きく5つのメリットに分けて紹介していきます。
情報共有ツールの5つのメリット
コミュニケーションスピードが早くなる
情報共有ツールを活用することで、ドキュメントのやり取りに関するコミュニケーションが効率化します。例えばメールでのドキュメントのやり取りでは、ドキュメントをアップデートしてメールで添付→送り先の担当者がさらにドキュメントをアップデートして返信→さらにそのドキュメントをアップデートして送信…といったメールのやり取りは誰しも経験があるでしょう。
こうしたメールのやり取りは煩雑で時間を取られてしまうだけでなく、ドキュメントのバージョン管理もひと手間かかります。情報共有ツールは、こうした負担を軽減することができます。
さらに情報共有ツールの多くはコメントでやり取りが可能で、スタンプ機能も搭載されています。かしこまった前置きをなくし、気軽に会話するようなやり取りができます。SNSを用いるようなスピード感で業務上の連絡ができることで、コミュニケーションスピードが格段に向上するのです。
部署をまたいだ連携
情報共有ツールを用いることで他部署とも円滑に情報共有ができます。マーケティング部では当たり前の情報も、営業部にとってはクライアントの提案に役立つ有益な情報になりえます。それは逆も然りで、部署間の情報共有が活発化することにより、相乗効果が生まれるでしょう。
暗黙知をなくす
ノウハウを積極的に共有していき、これまでの経験を言語化していくことで暗黙知がなくなります。情報を発信する側はこれまでの成功パターンを体系的に理解できて、情報を受信する側はノウハウを受け取ることで業務改善につなげることができます。情報共有ツールは職場の生産性向上に寄与するのです。
チームワークが改善される
情報共有ツールはSNSのような感覚でやり取りできます。些細な疑問を投稿したり、雑談が自然と起きたり、仕事に役立つ情報を気軽に共有できたりします。メールよりも気軽にやり取りが可能になり、職場内のコミュニケーションが活発化するのです。
チームに信頼感が生まれる
情報がオープンに透明化されることでチームに信頼感が生まれます。情報が限られた人にしか共有されない場合、閉塞感が生まれますが、情報共有ツールを用いることで職場内外の情報が行き渡り、情報格差がなくなります。関係性がよりフラットなチームになるでしょう。
導入前の4つのポイント
情報共有ツールを導入するにあたっては、導入に際してのポイントを抑えておくとよいでしょう。ここでは参考に4つのポイントをご紹介します、
導入する目的を明確にする
さまざまな情報共有ツールが各社からリリースされており、それぞれに提供するサービスに差があります。「職場内で個人が持っているノウハウをドキュメント化して共有したい」、「議事録や日報など、職場に点在しているさまざまなドキュメントを一元化したい」など、導入する際は「情報共有ツールの目的は何か？」を明確にすることで、より自社に最適な業務改善につながるツールが選定しやすくなります。
どんな機能が必要なのか
情報共有ツールには、「Wordや画像、PDFなどの添付が可能」、「スケジュールも管理できる」、「コミュニケーションのチャネルが細かく分類できる」、「チャットツールとの連携」、「マークダウンで書ける」など、ツールによってさまざまな機能が用意されています。導入の目的に沿って、機能面についても把握することが大切です。
登録ユーザー数の確認
情報共有ツールによっては、大規模な人数の導入には対応していないケースもあります。現在の職場の社員数、今後の伸び率を踏まえて、可能な登録ユーザー数を確認しておくことをお勧めします。
料金体系の確認
情報共有ツールは基本的に有料ですが、中には無料で継続できるツール、初月無料のツールも存在します。まずは無料トライアルで始めることで、実際の使いやすさや職場内の反応を確かめてみてください。また導入にあたっては、「少人数から始める→ノウハウが溜まった時点で社内導入に踏み切る」という2段階のステップで実践することをお勧めします。
まとめ
職場に存在する情報をより価値のあるものにすることができる情報共有ツール。大小問わずさまざまな企業が情報共有ツールを活用しています。
「情報共有ツールを職場に導入する目的は何か？」を明確にして、それぞれの職場の課題に合わせた最適な情報共有ツールを導入しましょう。