「提案書のテンプレートが欲しい」
「テンプレートを使ってクオリティの高い提案書を作成したい」
提案書を初めて作成することになった担当者の中には、このような悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか？
提案書は、自社のアイデアや課題、改善点などを相手に伝える際に有用です。しかし、その内容が明確化されていなかったり、相手方に理解されない文書になってしまっては、承認が得られずせっかくのビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあります。
そこで今回は、提案書の基本的な知識から、分かりやすい書き方、必要な項目、注意点、おすすめのテンプレートツールを紹介します。本記事を読めば、提案書を簡単に作成できるテンプレートを手に入れて、良い提案書を効率的に作成できるようになるので、ぜひ最後までご一読ください。
提案書とは
ビジネスにおいて、自社のアイデアや課題、改善点などを相手に伝える機会はよくあります。そのときに活躍するのが「提案書」です。この章ではまず、提案書の基本的な知識や企画書との違いなどをみていきましょう。
提案書は提案事項を分かりやすく書面化したもの
提案書とは、ある目的や課題の提案を行う際に、提案事項を相手に分かりやすく伝えるために書面化したものを指します。企業間の取引において提案書は、顧客や関係者を納得させて、共同作業を行ったり、契約締結などを進めるために必要です。提案書を作成して提案内容を明確に伝えることで、双方の合意形成につなげることができます。
提案書には、タイトル、現状の課題、提案内容、提案効果、費用やスケジュールなどのセクションが含まれることが一般的です。提案書を書く際は、事前に提案内容などを明確にし、読み手にとって魅力的で、分かりやすいものを作成するように心がけましょう。
提案書と企画書の違い
提案書と企画書は、似たような書類であるため混同されることがありますが、それぞれ異なるものです。提案書は、ある課題に対して、提案者が自社の製品やサービスを提案する書類であるのに対し、企画書は、ある新規テーマや新規事業に対して、その実現方法や方針を企画してそれをまとめた書類です。
具体的に企画書は、自社のビジネスやプロジェクトの全体像をゼロスタートから提案する書類であり、全体的なビジョンや戦略、財務計画など広範に及びます。一方、提案書は、企画書に基づいて、提案事項を書面化したものであり、プロジェクトの実行に必要な情報が詳細に記載されています。提案書と企画書は用途が異なるため、書式や内容も異なることが多いです。
以上を踏まえ、次の章では提案書の作成方法について考えていきましょう。
分かりやすい提案書の書き方
ここでは、実際に分かりやすい提案書を作成する際の書き方を説明していきます。
一般的な書き方は次の4つです。
- まずは課題を明確化する
- 課題に対しての解決方法を精査する
- 予算やスケジュールも設定する
- 提案書に落とし込む
まずは課題を明確化する
まず最初は、提案したい課題や問題点を明確化します。
提案書を作成するためには、「提案する対象が何であるのか」、「どのような課題があるのか」を明確にしておかなければ適切な提案ができません。また、自分が考えていることだけでなく、ほかの社員がどのような課題を持っているのかも情報収集してまとめておくことが重要です。
そうすることで、彼らが具体的にどのような問題点を抱えているかを把握でき、それを提案書に盛り込むことができます。
例えば、企業の営業部門が新規顧客開拓に課題を抱えているとします。この場合、自分が感じている課題を整理するだけでなく、営業部門の社員にヒアリングを行い、その提案が妥当であるかをまとめると良いでしょう。
まずは課題を明確化することが提案書を分かりやすく書くための重要な要素となるのです。
課題に対しての解決方法を精査する
次に、課題に対しての解決方法を精査しましょう。
課題を明確にした上で、どのように解決するかを決めることで、提案書の説得力を高めることができます。そのために、まずは多くの解決方法を抽出し、それらを精査して現実的なものに絞り込んでいくことが重要です。
多くの解決方法を抽出する理由は、一つの解決方法に固執すると、より良い解決方法を見落としてしまう可能性があるからです。たとえば、解決方法が限定されてしまうと、十分な選択肢が持てず、最適な解決方法を見つけられなかったり、課題に対するアプローチが偏ってしまう恐れがあります。提案書を作成する際は、たくさんの解決方法を出し切った上で、その中から現実的なものに絞り、課題に対して解決方法を精査するようにしましょう。
予算やスケジュールも設定する
分かりやすい提案書を作成する際には、予算やスケジュールの設定も欠かせません。なぜなら、どんなに素晴らしいアイデアや解決策があっても、予算やスケジュールの制約を考慮しなければ実現できない可能性があるためです。
予算を設定することで、提案書に含まれるアイデアや解決策がどの程度実現可能かを正確に把握することができます。加えて、予算を設定することは、予期せぬ出費や無駄なコストを抑えるなど、費用対効果を見出しやすくなります。
またスケジュールを設定することで、必要なリソースを適切に配分し、プロジェクトの品質を確保することも可能になります。提案書を作成するときは、予算やスケジュールの設定も忘れずに行いましょう。
提案書に落とし込む
課題の明確化や解決方法の精査、予算やスケジュールの設定などを適切に行った上で、提案書に落とし込みましょう。そうすることで、抜け漏れがない提案書を作成できます。
具体的には、読み手の視点に立って、必要な情報を的確にまとめます。また、提案書を作成した後も、何度も修正・改善を繰り返すことが重要です。提案内容を洗練させ、より分かりやすく、より具体的な提案書に仕上げるために、何度も見直しや修正を行い、提案書に落とし込むようにしましょう。
提案書に必要な5つの項目
ここでは、提案書を作成する際によく必要とされる項目について解説します。
提案書の構成として、主に以下５つの順番で構成するのがおすすめです。
- タイトル
- 現状の課題
- 提案内容
- 提案内容を採用した場合のメリット
- 予算やスケジュール
タイトル
タイトルは、提案書の内容を簡潔に表現するために非常に重要な項目です。タイトルが分かりやすく、興味を引くようにすることで、相手に読んでもらう機会が増えます。また、タイトルを読んだだけで、提案書の内容が大まかに分かるように書くことも必要です。
例えば、「社内イベントの提案書」というタイトルの場合、内容が不明確であるため、「社内イベントで従業員のストレス低減を実現する提案書」というように、具体的なアピールポイントを盛り込んだタイトルにすると良いでしょう。
現状の課題
提案書では、現状の課題を明確に示すようにしましょう。相手が潜在的・顕在的に感じている課題やニーズを具体化することが大切です。課題を説明するだけでなく、相手が抱えている悩みや不安を共有することで、その解決策を提供し、相手の信頼を得ることにつながります。
提案内容
次に、提案内容です。提案内容は、提案書のメインとなる部分であり、説明が詳細であることが求められます。提案内容を分かりやすく書くためには、以下のようなポイントがあります。
- 提案の目的を明確にする
- 提案内容の背景を説明する
- 提案内容の詳細を説明する
- 提案内容の実現可能性を説明する
商品やサービスを提案する際には、同じような不安や懸念点がある場合があります。この項目では、それらを払拭するための説明を行い、相手に納得してもらうことが目的です。
例えば、「使いこなせるか分からない」という懸念が多い場合には、「実際に、導入先ではこのくらいの利用率になっているので心配ありません」と記載しましょう。また、企業向けであれば、無料期間や返金保証などのアフターサービスについて、社内向けであれば、運用保守やコスト感についても明確に示し、安心感を与えることも提案書を作成する際のポイントとなります。
提案内容を採用した場合のメリット
提案内容を採用することによって、どのようなメリットが得られるかを明確に示す必要があります。具体的な数字や事実を交えて説明し、提案内容がどのようにビジネスに貢献するかを記載しましょう。
たとえば、コスト削減、生産性向上、市場シェアの拡大など、提案が会社にもたらすメリットを記載してください。具体的な例を挙げることで、提案書を読む人との信頼性を高め、承認される可能性が高まります。
予算やスケジュール
提案内容を実現するためには、必要な予算やスケジュールについても記載することが重要です。
実際にどの程度のコストがかかるのか、また、どのようなスケジュールで実施するのかを明確に提案することで、提案内容の妥当性を説得力をもってアピールすることができます。
たとえば、予算については、必要なコストや投資回収期間などを記載し、スケジュールについては、実施期間やタイムラインを明確にすることが重要です。
提案書のテンプレート5選
ここでは、提案書のテンプレートサイトを5つに絞り、その特徴をご紹介します。
自社にはどんな提案書のテンプレートサイトが合っているか考えながらチェックしてみてください。
Canva
(出典：提案書テンプレート・企画書テンプレートで効果的なビジネス文書を無料で簡単に作成！｜Canva)
【特徴】
Canvaは、無料（一部有料）のオンライン画像加工ツールです。オーストラリア発祥のクリエイティブツールとなっており、ノンデザイナーでもオシャレな提案書がデザインできる特徴があります。テンプレートのデザインはシックなものからポップなものまでさまざまあります。一枚のみのデザインもありますが、セットになっているものも豊富です。
bizocean
【特徴】
bizoceanは、ビジネス書式のテンプレートや書き方、ノウハウの提供と同時に、サイト内への広告掲載などWebマーケティングにも活用できるテンプレートを用意しています。28,000点以上もの書式やテンプレートを無料で活用でき、業務効率化を実現できます。
MISOCA
(出典:Word/Excel可！企画書・提案書のテンプレート・フォーマット無料配布|MISOCA)
【特徴】
Misocaは、ワードとエクセル両方で使用できるので、使いやすい方を選択してテンプレートをダウンロードできます。パワーポイントのようにシートが何枚かに分けて構成されていないため、シンプルな1枚の提案書を作成したいという人におすすめです。
スマートドキュメント
(出典：今すぐ使える！提案書のテンプレート5選【ワード/エクセル/パワーポイント】|スマートドキュメント)
【特徴】
スマートドキュメントは、Excel向けの提案書テンプレートとなります。情報を書き込むスペースが広いので、伝えたい提案の内容を抜け漏れなく記載することができます。また、課題の分析に必要な項目があらかじめ用意されているので、現状分析から解決策の提案までを順序立てて進めたい人におすすめです。
bizroute
（出典：わかりやすい提案書の書き方 | 例文サンプルとテンプレート｜bizocean）
【特徴】
スマートドキュメントは、A4とA3のサイズがあり、エクセル版とワード版が無料でダウンロードできるテンプレートです。通常のword文書のように、各項目ごとに詳細を記載していくことができるため、自由度が高く提案書を作成できます。また「イベント用」や「キャンペーン用」バージョンもあります。
提案書を作成する場合の3つの注意点
ここでは、はじめて提案書を書く人に向けて、作成する際の注意点を3つ解説します。
- 目的を分かりやすく書く
- 実現しにくい内容にしない
- 誰もが分かっていることを提案しない
提案書は、自社のアイデアや課題、改善点などを相手に分かりやすく伝える必要があります。しかし、その内容に不備があると、信用にも影響が出る恐れがあります。そのため、それぞれ詳しく確認しておきましょう。
目的を分かりやすく書く
まずは、提案する目的を分かりやすく書きましょう。
提案書の目的が分かりにくいと、相手に納得感を与えることができません。提案する内容の目的や背景などを伝えることで、相手からの協力や承認が得やすくなります。
例えば、社内の新規事業提案書を作成する場合、その事業の目的やコンセプトは何か、どのような問題を解決するのか、どのような効果や期待ができるのかなどを具体的に示すことで申請が通りやすくなります。
また、提案書の読者層や市場ニーズなどに合わせて、提案書の内容や表現方法をカスタマイズすることで書類が受託されやすくなります。提案書の目的が不明確な場合、提案書そのものに納得感が生まれず断られる可能性があるので注意しましょう。
実現しにくい内容にしない
提案書に書く内容は、できる限り実現しにくい内容を記載しないようにしましょう。相手側から提案が実現不可能であると判断されれば、その提案を行った側の信頼性が損なわれます。また、抽象的な表現で書かれていたり、具体的な内容の記載がない場合には、提案書を読む人と認識のズレが生まれ、思わぬトラブルを招くおそれもあります。
そのため、提案書を作成する際には、提案内容が実現しやすいかどうかを確認し、現実的な提案を行うことが重要です。
具体的な例としては、過去に提案した事例を参考にすることが挙げられます。過去の実績がある場合は、依頼者から信頼を得ることができます。
また、提案事項が実現可能かどうかを確認するために、市場調査や競合調査を行うことも有効です。市場調査や競合調査を行うことで、自社の強みや弱みを把握し、現実的な提案を行うことができます。
提案書を作成する際には、実現しにくい内容にならないように、注意しましょう。
誰もが分かっていることを提案しない
誰もが分かっている内容を作成しないようにすることも、提案書を書く際に注意しておく必要があります。既に試みられているアイデアや提案を再度提示することはあまり意味がありません。そのため、既に何度も話し合われていて、それでも解決ができないような問題に対しては、新しい提案ができない限り、提案しない方がいいでしょう。
例えば、過去の提案を知ることで、新しいアイデアを考える際のヒントにもなります。また、同じ問題に対する複数の提案がある場合には、それぞれの提案の長所と短所を把握し、自分の提案がどのようなアプローチをとると良いか把握することもできます。
提案書を作成する際には、既存の提案についてよく調べ、新しいアイデアを考える際には、誰もが分かっていることを提案しないように注意しましょう。
まとめ
この記事では、初めて提案書を作成する担当者向けに、効率的な提案書の書き方や必要な項目、使いやすいテンプレートや、作成時に注意すべき点などを網羅的に解説しました。
提案書の書き方やテンプレートの選び方に迷っている人は、この記事を参考にすることで、良い提案書を効率的に作成できるようになるので、ぜひ試してみてください。