「電話の伝言メモの書き方を知りたい」
「電話の伝言メモを上手く書いて、伝えるべきことを正確に伝えたい」
このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？
ビジネスにおいて、電話の伝言メモは欠かせないものです。しかし、新入社員などは、まだ取り次ぎや伝言メモの書き方を知らない場合があります。
そこで本記事では、電話の伝言メモをこれまで書いたことが無かった新入社員に向けて、電話の伝言メモを上手に書くための方法をご紹介します。
この記事を読むことで、伝言メモを上手く書くためのテンプレートやポイント、そして困った場合の対処法を学ぶことができますので、ぜひ最後までご覧ください。
電話の伝言メモの書き方
電話対応を行いながらメモをとることは、慣れていないと抜け漏れなどのミスが起こりやすい業務です。この章ではまず、電話の伝言メモに書くべき項目や、伝言メモを書く際の例について解説します。
電話の伝言メモに書くべき項目とは
電話の伝言メモには、次のような項目を書くことが望ましいです。
- 相手の名前、電話番号、メールアドレス
- 伝言を受けた日付、時間
- 伝言の詳細な内容（要約する）
- 対応が必要な内容や期限
- 伝言を受けた人の名前、連絡先
これらの項目を網羅的に記録することで、後でメモを見返した際に、必要な情報を正確に把握できます。また、上記の項目をきちんとメモしておくことで、取りこぼしや誤解を防ぐこともできます。伝言メモに書くべき項目を把握し、スムーズなコミュニケーションを確保しましょう。
電話の伝言メモの例
電話の伝言メモを書くときの例としては、以下のような内容が挙げられます。
[伝言メモ例]
■日付: 20xx年x月x日 xx:xx
■相手: 〇〇株式会社 山田様
TEL: 000-0000-0000 FAX: 000-0000-0001
E-mail: yamada@example.com
■伝言内容: 本日のミーティングについて
・次回のミーティング日程を調整したい旨の連絡。
・○○さんからの提案についての相談がある旨の連絡。
■対応期限: 20xx年x月xx日までに○○さんに連絡する。
■担当者: △△
TEL: 000-0000-0002 FAX: 000-0000-0003
E-mail: example@example.com
■追記：連絡方法はメール、返信期限は☓月☓日まで。
このように、基本的な情報から重要な内容、返信期限までをまとめた伝言メモは、相手とのコミュニケーションをスムーズに進めるために役立ちます。
電話伝言メモのテンプレート
電話で伝言メモを残す際には、テンプレートをあらかじめ作成しておくといいでしょう。ここでは２つのサイトをご紹介します。
1つ目は、株式会社エクシアが運営している「伝言メモ・電話メモのテンプレート10種 | 無料エクセルフォーマット」です。このサイトには、伝言メモのテンプレートだけでなく多くのビジネステンプレートが豊富に揃っており、用途に応じて使い分けることができます。また、テンプレートのダウンロード方法や使い方も詳しく解説されているので、初心者でも簡単に利用することができます。
(出典：伝言メモ・電話メモのテンプレート10種 | 無料エクセルフォーマット｜bizroute)
2つ目は、ビズ研が運営している「無料・登録不要で使えるビジネステンプレートサイト」になります。こちらも電話・伝言メモのテンプレートが複数用意されており、A4用紙に印刷後、ハサミやカッターなどで切断して利用できます。また、自社用のひな形として活用する際には、既存の項目やフォーマットをカスタマイズして利用することが可能です。
(出典：すぐに使える伝言メモ テンプレート（無料・登録不要）｜ビズ研)
電話の伝言メモを書く際の6つのポイント
電話の伝言メモを書く際には、以下のポイントに注意して作成することが重要です。
- 結論ファーストを心がける
- 箇条書きで分かりやすく書く
- キーワードと要点を抑える
- 出てきた名前はカタカナで記載する
- 電話対応用のメモを使う
- 伝言メモは無くならないように扱う
結論ファーストを心がける
電話の伝言メモを書くときは結論ファーストで書くのが基本です。
電話で伝えられた内容の中から、最も重要なポイントや、必ず伝えなければいけない内容を先に書くようにしましょう。その後に、詳細や補足情報を追記するようにします。
これにより、受取人がすぐに伝言内容を把握できるため、スムーズなコミュニケーションができます。
箇条書きで分かりやすく書く
電話の伝言メモは余計な情報を盛り込まず、箇条書きで分かりやすく書くことがポイントです。回りくどい表現や抽象的な表現は読み手が理解しにくい情報になります。しかし箇条書きで書くことで、内容が分かりやすく、後に見直す際にも参考になりやすいメモになります。
例えば、「伝言者が何を求めているのか」、「どのような行動をとる必要があるのか」を箇条書きにしてポイントを絞って記載することが大事です。
キーワードと要点を抑える
電話の伝言メモを書く際には、キーワードと要点を抑えることも大切です。
要件は全部書ききれないため、相手が必要とする情報を要点としてまとめましょう。重要な要点とキーワードをメモすることで、後で確認する際に役立ちます。
また伝言する際のポイントは、誰からの伝言か、いつ、何を伝えたいのかという情報です。これらの内容を明確にすることで、相手が迅速に対応できるようになります。
例えば、「今後の打ち合わせの日程を教えて欲しい」、「お客様からの注文内容を確認したい」など、具体的な要望を書き留めます。また、「契約」「納品」「キャンペーン」など、話題になったキーワードや相手が伝えたキーワードをメモすることで、後で伝言の内容を思い出しやすくなります。
出てきた名前はカタカナで記載する
話の中で出てきた相手の名前や、話の内容で出てきた名前はカタカナで記載しましょう。
これにより、後で確認する際に、名前が誤解されたりすることを防ぐことができます。また、電話の伝言メモでは、相手の名前だけでなく、会社名や役職なども併せて記載すると、後から確認する際にも便利です。ただし、個人情報保護の観点から、相手のプライバシーに配慮して、必要最低限の情報に留めるように注意が必要です。
電話対応用のメモを使う
電話対応時の伝言メモで重要なポイントの中には、電話対応用のメモを使うことも含まれます。
電話中に大事な情報を聞き逃してしまっては、後でトラブルになることもあります。そのため電話の際には、いつでもメモができるよう、電話の近くにメモ帳やメモ用紙を容易しておくことが重要です。また、伝言メモを取る際は、丁寧な文字でなくても構いません。自分が読める文字で書き、メモを活かせるようにしましょう。
伝言メモは無くならないように扱う
書いた伝言メモは無くならないように扱いましょう。これは、伝言を忘れたり、見落としてしまったりすることを防ぐためです。
例えば、デスクトップなど目立つ場所にテープで貼るなど、確実に目につく場所に置いておくと良いでしょう。また、スマートフォンやパソコンのアプリを使って伝言を記録することで、紙より無くならないような対策をとることも重要です。
電話で困ったときの4つの対処法
この章では、電話で困ったときの対処法を以下４つにまとめました。
- 相手の声が聞き取りにくい場合
- 正しく聞き取れたか不安な場合
- 「折り返し不要」と言われた場合
- 発信して留守だった場合にも
電話でのやりとりはビジネスにおいて欠かせないものですが、時には不確実な情報や聞き取りにくい言葉があったりと、相手との意思疎通が難しい場合があります。そのようなときの対処法を、それぞれ確認していきましょう。
相手の声が聞き取りにくい場合
まず、相手の声が聞き取りにくい場合は、丁寧に聞き返すことが重要です。相手にきちんと伝えて、なるべく認識齟齬が起こらないように努めましょう。
例えば、「恐れ入りますが、声が聞き取りにくいようです。もう一度おっしゃっていただけますか？」など、再確認することで、誤解を防ぎ、スムーズなコミュニケーションができます。
また、何らかの原因で相手の声が聞こえず、こちらから電話を切る際には、「電波の調子が悪いようなので、一旦お電話を切らせていただきます」と一言添えて電話を切ることで相手をフォローするようなやりとりができます。
相手の声が聞き取りにくい場合でも、丁寧に伝えるようにしましょう。
正しく聞き取れたか不安な場合
正しく聞き取れたか不安な場合には、きちんと復唱しましょう。
もし、相手の話が早すぎたり、難しい言葉を使っていたりする場合は、復唱することで、自分が正しく聞き取れたかどうかを確認することができます。
例えば「予約は5月15日の10時でお願いします」と伝えられた場合、「5月15日の10時ですね」と、きちんと声に出して復唱し、確認しましょう。また、もし聞き取りにくい場合には、相手に「お電話が遠いようです。もう一度おっしゃっていただけますか？」と状況を伝えて、抜け漏れがないようにすることも重要です。
「折り返し不要」と言われた場合
相手から「折り返し不要」と言われた際にも、念のため相手の名前と電話番号を確認しておきましょう。そのまま電話を切ってしまうと後でトラブルになることがあります。もし後で何か問題が発生した場合や、相手からの連絡が必要になった場合、連絡先を知っていることでスムーズに対処することができます。
また、相手の名前と電話番号を確認する際には、先述したように、繰り返し確認することが大切です。もし聞き取りにくい場合は、「すみません、もう一度お願いします」と丁寧にお願いしましょう。
発信して留守だった場合
発信して留守だった場合にも、伝言メモを残すことが一般的です。
電話をかけた相手が留守だった場合でも、相手の連絡先や名前を伝言メモに残しておくことで、スムーズなコミュニケーションを保つことができます。記載すべき情報を忘れずにまとめ、的確な伝言メモを残すよう心がけましょう。
例えば、「○○様に◎時に●の要件で発信したが留守」というように、相手の名前や連絡先をメモに残すと、後で電話の折り返しがあった場合に円滑に対応できます。また、相手が連絡先を教えてくれなかった場合にも、その内容をメモに残しておくことで、後での対応がスムーズになることがあります。
電話の伝言メモを紙で行う場合は紛失や情報漏えいに注意する
伝言メモを紙で行う場合、紛失や情報漏えいに注意が必要です。紙は管理が難しく、一時的に人の目に触れる恐れもあります。
そのため、報告する際にはコミュニケーションツールなどを利用し、伝えた後は速やかに破棄することが望ましいです。
例えば、QiitaTeam(キータ チーム)は社内メモに最適なサービスであり、情報を一元管理できるため、紛失や情報漏えいのリスクを軽減することができます。
紙での伝言メモは避け、情報管理にはQiitaTeam(キータ チーム)のようなツールを活用してみてはいかがでしょうか。
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