蓄積・共有・活用こそが情報共有のポイント
まずそもそも、情報共有という言葉をひも解いてみると、以下のような表現が見て取れます。
情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することを言う。 効率的に情報の蓄積、共有、活用をするために、情報共有システム・ツールを導入する企業が多い。 日々行われている業務を情報共有のシステムへ蓄積することによって、現状の把握や他人の情報や過去の情報資産を活用できる。 （ ITトレンドより抜粋 ）
つまり蓄積・共有・活用の3つの行為が情報共有の意味するものとなります。 情報共有の実践においては、これら3つのキーワードを意識した施策を行うことが重要です。情報共有とは何かを深く考えず、機能が優れている情報共有ツールを導入しても、本来の意味が理解されていなければ、社内での情報共有をスムーズに行うことができません。 情報を蓄積・共有・活用できていないと、以下のようなさまざまなリスクが発生します。
情報共有という行為そのものが成り立たない
「情報の蓄積・共有・活用をまったく行っていないために、情報共有については誰も気に留めていない」というのが、一番問題となるリスクでしょう。情報共有が成り立なければ、各自が自分の知識や経験に基づいて業務を進めた結果、大きな問題が発生したり、チームメンバーとの協業も進まず、効率化が図られません。まずは情報共有という行為そのものを社員全員に理解してもらうことから、地道に取り組んでいくことが大切です。
情報共有の価値を軽視している
蓄積・共有・活用という情報共有を意味する行為を理解していないと、情報共有の実践が言葉だけのものとなり、価値が軽視されてしまいます。日頃から業務に関して情報を蓄積する、蓄積した情報を誰でも見られるように共有する、自身の業務において共有された情報をうまく活用していく、という意識を持つことで、情報共有による生産性が向上し会社の利益につながります。こうした情報共有がもたらす価値を軽視すると、情報共有が雑になってしまい、結果として生産性の低下を招くことになります。
閉塞した環境での情報の独占化
情報共有には意外に手間がかかります。情報共有をしなくてもある程度業務は進みますが、それはコミュニケーションが行き交わない閉塞した環境を作り出すことになります。また共有しなかった分だけ、他人より情報という資産を持っていることになるので、その資産を独り占めしているメンバーが上位にあるというヒエラルキーが生まれ、誰よりも優位に立つための情報の独占化が進んでしまいます。こうなると、情報共有の意味を見出せなくなり、最終的には全く行われなくなってしまいます。
情報共有をする意味
情報共有が進めば、メンバー各自はもちろん、チーム全体の作業効率が向上したり、コミュニケーションの活性化にもつながるといった価値を実感できるようになります。情報共有は手間がかかることもありますが、みんなで情報を蓄積し共有することにより、多くの情報が活用され、ビジネスに大きな成果をもたらしてくれます。 情報共有には、蓄積・共有・活用という行為があるということを理解して、実践していくことを目指しましょう。
