「社内FAQを効率的に作れるツールを知りたい」
「社内FAQを作るツールを導入して効果的な社内FAQを作りたい」
という思いはあるけど、社内FAQツールを活用することに悩んでいる人は多いのではないでしょうか？
社内FAQツールを活用すれば、深い知識がなくても比較的簡単にFAQを導入できたり、機能的な社内FAQを設計しやすくなるなどのメリットがあります。
本記事では、そんな社内FAQツールを活用するメリット・デメリット、また社内FAQツールを選ぶためのポイントを解説し、おすすめの社内FAQツールを紹介します。
社内では既存のツールを使うべきか、それとも使わずに自社でセッティングするべきか悩んでいる企業にありがちな課題を解決できるヒントになるので、ぜひ最後までご覧ください。
社内FAQツールを活用する3つのメリット
社内FAQツールを活用するメリットは、以下３つが挙げられます。
- 効率的に社内FAQを導入できる
- 機能的な社内FAQを設計しやすい
- 情報をアップデートしやすい
効率的に社内FAQを導入できる
社内FAQツールを活用することで、効率良くFAQを導入できるメリットがあります。FAQを制作するノウハウが自社になくても、ツールを導入するだけで誰でも簡単にシステムの導入が可能となります。
社内FAQを導入したいと思っても、どのように作ればいいのか分からなかったり、設計する人的リソースが確保できないといった課題を持つ企業は多くあります。そんな時に役に立つのが社内FAQツールです。ツールを導入すれば、専門知識が無くてもすぐに社内FAQを導入できるため、効率的です。
機能的な社内FAQを設計しやすい
社内FAQツールを活用すれば、機能的な設計をしやすいというメリットもあります。
自社で何もないところから設計すると、FAQシステムに必要な機能や最適な内容などが分からず、社員にとって最適なものを作るのが困難になります。
しかし、このような場面で専用のツールを活用すれば必要な機能を網羅したFAQシステムを設計するのが容易になり、社員のニーズに合わせた内容を簡単に作成できます。
情報をアップデートしやすい
システムを一から構築するよりも、既存のFAQシステムを活用すれば情報のアップデートがしやすくなります。
社内FAQを自社で内製する場合、エンジニアの力を借りなければ情報のアップデートが難しいといったこともよく起こります。しかし、社内FAQツールの場合には情報更新に専門知識が必要ないものも多いため、比較的簡単に情報のアップデートが可能となるのです。
情報のアップデートは、充実した社内FAQを維持するためにも重要です。アップデートしやすい社内FAQツールを導入することで、鮮度の高い社内FAQの情報を維持できるようになるでしょう。
社内FAQツールを活用する2つのデメリット
社内FAQツールを活用するにはメリットもありますが、一方でデメリットもあることを理解しておきましょう。
この章では以下２つのデメリットについて解説します。
- 導入費用がかかる
- 浸透させるための工夫が必要
導入費用がかかる
FAQシステムを導入するためには、導入費用がかかります。
例えばクラウド型FAQツールは、イニシャルコストとしてサービス開発やFAQデータ作成の費用が必要であり、毎月のランニングコストも必要になります。
一方、オンプレミス型FAQツールは、イニシャルコストとしてサーバーの構築や周辺機器の購入費用が必要であり、保守運用の費用が発生します。
社内FAQツールを導入する際は、トライアル期間がある場合、トライアルから試すようにし、あらかじめ費用見積りや、十分な費用対効果が得られるかどうかの検討を行うことが欠かせません。
浸透させるための工夫が必要
社内FAQツールを活用してもらうためには、浸透させるための工夫が必要となります。
社内FAQを作成しても、ただ導入しただけで社員が活用できなければ問い合わせは減らず、社内FAQページも運用するという作業も加わり、タスクが二重になってしまう恐れがあります。
社内FAQツールを多くの社員に利用してもらうためには、問い合わせに関するルールの策定やデータを蓄積する仕組み、ノウハウ・ナレッジを共有する仕組みなどの構築が重要です。
例えば、問い合わせの前に「まず社内FAQツールで調べてみよう」といったような、社員がアクセスしやすい導線作りを心がけ、社員に浸透させるための工夫を心がけましょう。
社内FAQツールを選ぶ3つのポイント
この章では、社内FAQツールを選ぶポイントを３つに絞って解説します。
- 機能が充実しているか
- 導入形態
- 直感的に使いやすいかどうか
機能が充実しているか
FAQツールのサービス内容は製品ごとに異なるので、自社に合った機能が含まれているかを把握しましょう。
例えばパソコンが苦手な人でも簡単にFAQページを使いこなせるか、容量はどれくらいか、問題が発生した際にすぐにサポートしてもらえるかなど、導入する目的や、何の機能を重要視するのかを明確にしたうえで選ぶ必要があります。
ダウンロード型かクラウド型か
FAQツールの導入形態は、主にダウンロード型とクラウド型の2種類があります。
ダウンロード型はいわゆる買い切り型と言われており、ライセンス料を支払って製品を購入したら、自社でサーバーを用意してソフトウェアをダウンロードして使います。
コストを抑えることは可能ですが、基本は導入から運用まで利用者側に委ねられ、運用には専門的な知識が必要となります。
一方クラウド型は、オンライン上でサービスを利用します。誰でも簡単に場所を選ばず利用できますが、ランニングコストがかかるのが特徴です。
そのため、総合的に考えて最もバランスが良い導入形態を検討する必要があります。
直感的に使いやすいかどうか
社内FAQツールを選ぶうえで、直感的に使いやすいかどうかは重要です。
FAQ作成後に社内からのフィードバックや新規のFAQの追加も十分考えられます。
その際に、プログラミングやサーバーの知識がないと更新できない仕組みでは、更新に時間がかかります。
特別な知識がなくとも簡単に誰でも使いこなせるか、直感的に操作できるかなどの観点からサービスをチェックすることもツールを比較するポイントとなります。
おすすめの社内FAQツール7選
ここでは、おすすめの社内FAQツールを７つに絞り、その特徴も紹介します。
自社にはどんな社内FAQツールが合っているか考えながらチェックしてみてください。
Qiita Team
| ツール名 | Qiita Team（キータチーム） |
| 料金（月額） | Personal:500円/1名 Micro:1,520円/3名まで Small:4,900円/7名まで Medium:7,050円/10名まで Extra:15,300円/17名まで ※18人目以降はプラス月額 720円/1人あたり |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
Qiita Teamは、とにかく書きやすくて、簡単に共有できる社内向け情報共有サービスです。
ブラウザでもアプリでも反映にタイムラグがなく、マークダウン記法でさくさく書き進めることができ、日報・議事録・FAQ・マニュアルなどのさまざまな社内の情報共有を効率化できます。
昨年の2022年6月16日（木）から新たなUIを正式版として公開しており、「グループ機能」などが追加されました。これは、人やプロジェクトの分類だけではなく、スキルや情報など目的別に情報管理を行えるため、以前よりも更にナレッジの蓄積や検索が便利になっています。
Tayori
| ツール名 | Tayori（タヨリ） |
| 料金（月額） | プロフェッショナルプラン：7,400円 スタータープラン：3,400円 フリープラン：0円（利用ユーザー1名） |
| 無料トライアル | 14日間 |
【特徴】
Tayoriはメールフォーム、FAQ、アンケート、チャット機能を一元管理できるツールとなります。
すべてノーコードでデザインや編集ができるため、専門的な知識がなくとも簡単に利用できます。また、コンテンツをカテゴリ分けできたり、タグ付けして管理できたりと、用途に合わせた検索性に優れています。
Zendesk
| ツール名 | Zendesk（ゼンデスク） |
| 料金（月額） | Team:$49 Growth:$79 Professional:$99 Enterprise:$150〜 |
| 無料トライアル | 14日間 |
【特徴】
Zendeskは世界160ヵ国以上、100,000を超える企業で利用されており、日本ではスタートアップから大手までさまざまな企業で導入されています。
メール、チャット・Facebookメッセンジャーなどのチャネルから来た問い合わせをチケットという単位に変換し、1つの画面に集約することができるため、顧客管理・進捗管理を効率的に行えます。
SlimFAQ
| ツール名 | SlimFAQ（スリムFAQ） |
| 料金（月額） | FREE：無料（FAQは1個まで） STANDARD：$9/月（FAQは1個まで） PRO：$25/月（FAQは10個まで） |
| 無料トライアル | なし |
【特徴】
SlimFAQはプログラミングの知識や作業が不要なFAQツールです。
文章を入力し、埋め込みタグをサイトにコピー＆ペーストするだけで、質問と回答の作成が可能となります。すべて英語表記であるため注意が必要ですが、FAQの複数使用やGoogle Analyticsによる分析もできる特徴があります。
Helpfeel
| ツール名 | Helpfeel（ヘルプフィール） |
| 料金（月額） | 要問合せ |
| 無料トライアル | なし※Helpfeelでは、無料の試用アカウントは公開していませんが、FAQに関する課題があればサポートへ相談することで、解消に向けたプランを計画してくれます。 |
【特徴】
Helpfeelは人ごとに異なる言葉の微妙なニュアンスの違いや、スペルミスなどに対応できる「意図予測検索」を備えた社内FAQツールとなります。
また、検索キーワードから最適な質問を探して回答を表示するアプローチを採用しており、その結果、これまでの平均的な社内FAQツールと比較して、約1,000倍の高速応答を実現しています。
Docbase
| ツール名 | Docbase（ドックベース） |
| 料金（月額） | スターター：990円 ベーシック：4,950円 レギュラー ：9,900円 ビジネス100：21,450円 |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
Docbaseは簡単な操作と高度なセキュリティへの安心度で、99%の継続率を誇る満足度の高いツールとなります。
1つのメモを複数人で同時に編集する同時編集機能が搭載されているので、常にリアルタイムで最新の情報を共有することが可能となっています。
またDocbasは、慣れていない人でも使いやすいように、入力補助機能が付いたMarkdown形式で作成できるため、簡単な書き方で見栄えを整えられる特徴があります。
Kibela
| ツール名 | Kibela（キベラ） |
| 料金（月額） | コミュニティープラン：0円 スタンダードプラン：550円（※1ユーザにつき毎月5GBまで） エンタープライズプラン：1,650円（※1ユーザーにつき毎月20GBまで） |
| 無料トライアル | 14日間 |
【特徴】
kibelaには、Markdown形式を活用して情報を記事として保存していく特徴があります。
個人のスキルや発見などを投稿できる「ブログ形式」と、情報などを組織全体で集約していく「wiki形式」の2つの機能があり、プライベートの投稿をしたい場合や複数名で情報をビルドアップさせたい場合で使い分けることができます。
まとめ
本記事で紹介したように、機能的なツールを活用して社内FAQを作成すれば、頻繁に寄せられる問い合わせは自己解決する環境がつくれます。
社内FAQツールによって無料トライアル期間やデモを利用できるため、どのような機能があるのか、メリットやデメリットを踏まえて、導入前にチェックしてみるのも良いでしょう。
もし導入検討で迷った際には、まず弊社が運用しているQiita Team(キータ チーム)を検討してみてください。
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