社会人になると『報・連・相』を心がけるよう、繰り返し言われるようになります。 ですが、そもそも『情報共有』はなぜ必要なのでしょうか？また、情報共有が不足していることで、どんな問題が発生するのでしょうか？ 解決策も含めて、改めて考え直してみましょう。
目次
『情報の共有』はなぜ必要なのか
まず、前提として、会社は営利団体であり、社員はさらなる利益を出すために仕事をしています。利益を出すためには、社員が業務で培った情報や知識・ノウハウを活用する必要があります。 そのため、会社にとって情報は“お宝”です。情報の共有ができていない会社は、”お宝”を独占している状態、いわゆる”宝の持ち腐れ”の状態とも言えるでしょう。 つまり『情報の共有』は、「できるだけ心がけましょう」という努力目標ではなく、「必ず行わなくてはいけない」義務であり、責務なのです。 情報を一人だけのノウハウとして留めるのではなく、複数の人間と共有することで、新たな発想へとつながります。情報の共有は、会社をさらに成長させるために必要不可欠な要素であることは間違いありません。
『情報の共有不足』がもたらす問題とは
・知識の属人化
また、情報の共有不足は、会社の成長を妨げるだけでなく、さまざまな問題をもたらします。 一番の問題は、知識の属人化を生み出してしまうこと。知識の属人化とは、いわゆる「その人しか知らない情報」があるという状態です。代わりの人がおらず、誰もその内容を知らないので、場合によっては業務がストップしてしまう恐れもあります。それは企業として致命的な問題と言えるでしょう。 また、その社員が退職すれば、“お宝”は消えてしまいます。時間をかけて培われた情報が消えてしまうのは、会社として損失でもあります。 では、なぜこのように「社員一人一人の頭の中にしか情報がない」状態に陥ってしまうのでしょうか？ その理由としてよく耳にするのが「自分の持っている情報が、価値のあるものだと認識していなかった」から。他の人にとって不必要な情報だと思い、情報共有するまでもないと判断した、このような考え方です。 確かに、すべての情報が誰かにとって価値のあるものでは必ずしもないでしょう。ですが、その情報に価値があるかどうかは、受け取る側が決める話です。 自分が思っている以上に、自分の持っている情報や知識は価値があることを社員は自覚するべきでしょう。
・業務生産性の低下
情報の共有不足は、業務生産性の低下の原因にもなります。 社員同士、同じような悩みや問題を抱えているケースが多く見受けられます。例えば、開発担当であれば実装の仕方、営業担当であればクライアントへのアプローチ、事務担当であれば資料作成に作業時間がかかりすぎているなど…同じポイントで悩んでいる場合も多いのです。 たとえ、それらの解決策を知っている社員がいても、情報の共有がなされていなければ意味はありません。各々が業務時間の中で、それぞれが解決策を調べることになります。非効率ですし、人件費の無駄ですよね。もし知識やノウハウがナレッジとして活用されていれば、キーワードひとつを検索するだけで解決するのに…。 業務生産性を上げるためには、情報の共有はマストだと言えるでしょう。
・人間関係の悪化
情報の共有が不足していることで、人間関係にヒビを入れてしまう恐れもあります。 例えば、ある一人の社員に対して情報が共有されていなかったとします。それが単なる「伝え忘れ」で、情報が伝達されなかっただけだとしても、受け取る人によってその捉え方は違います。 情報の共有不足という状況が続いたら、「意図的に自分に情報を伝えなかったのでは」、「自分のいないところで話が進んでいる」と不信感を抱く人がいるかもしれません。 これは極端な例ですが、組織やチームにおける情報の共有不足は、人間関係や信頼関係を壊してしまう可能性を秘めているのです。
『情報の共有不足』を解消するためには
・情報共有のツールを見直そう
情報の共有不足を解消するためには「情報が一元管理されていること」が必要不可欠です。 目的や部門によって、メール、Excel（スプレッドシート）、グループウェア、データベース、システムなどツールを使い分けている会社もあるようですが、情報が点在してしまっては情報を見つけるだけで一苦労ですし不便です。 そのような状態ではせっかくの“お宝”も活用できません。早急に、情報共有のツールを見直す必要があるでしょう。ツールはできるだけ少なく、可能であれば一つのシステムに集約させることが望ましいです。 なお、ツールを見直す際のポイントは、以下の5点です。 ・すべての部署で活用できるか（縦の情報共有、横の情報共有を行えるようにするため） ・一度の入力で完結するか（現場の負担を最小限にするため） ・操作方法が分かりやすいか（導入時のハードルを下げるため） ・外部システムと連携しているか（用途に合わせて情報を加工できれば、さらに利用価値が上がるため） ・外出先でも利用できるか（スマートフォンで情報の入力・確認ができれば、社員に根付きやすい） ぜひ、参考にしてくださいね。
・ツールを『使いこなす』仕組みを作ろう
ツールは「導入して終わり」ではありません。実際に「使いこなす」ことで、価値あるものとなります。 そうはいっても、新しいツールを使いこなすためには操作方法を習得しなくてはならず、多忙な社員であればあるほど、後回しになってしまう可能性があります。 そのため、ツールを実際に使いこなす仕組みを作る必要があります。 例えば、始業してからの10分を情報共有・確認の場の時間とする。業務上で困ったことがあれば、ツールを開いてナレッジを確認する癖づけをするなど…。 会社として、ツールの積極的な利用を促す仕組みを作ることが、ツールを使いこなす秘訣といえるでしょう。
まとめ
・『情報の共有』は、「必ず行わなくてはいけない」義務 ・『情報の共有不足』は、知識の属人化・業務生産性の低下・人間関係の悪化という問題をもたらす ・『情報の共有不足』を解消するためには、情報共有ツールの見直し・ツールを『使いこなす』仕組み作りが必要 情報の共有を行うことが、会社をさらに成長させるためのカギです。ぜひ積極的に情報共有を行っていきたいですね。