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情報共有ツールでコミュニケーションは活発になるのか
社内コミュニケーションを活性化し、業務改善に役立てたいというニーズは増加する一方です。
しかし、社内で毎月飲み会を開いているものの、それ以外にコミュニケーションというと、何をしたら良いのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
コミュニケーションを活性化する手段は飲み会の他にも、一緒にランチをする、スポーツをするなど様々な手法があります。
その中でも、もっともコストパフォーマンスが高いのが情報共有ツールの導入です。
まずは「情報共有ツールで情報を出す」という効果
情報共有ツールの導入は、情報を出す場所を用意するということです。
情報共有ツールで場を提供し、まずは、どんどん情報を出していきましょう。
日々の業務を日報として投稿するのも良いですし、業務に直接関係ない内容でも大丈夫です。
例えば、以下のような内容です。
- お客様から感謝されました
- 業務で困っているので対策を考えました
- 最近英語の勉強をはじめました
お客様に感謝された話は、ノウハウとして共有されメンバーの助けになります。
他のメンバーがやっているのなら、私もやってみたいという前向きなコミュニケーションのきっかけになります。 困っていることを公開することで、思わぬところから助けが得られるかもしれません。
「それ簡単だよ、知ってるから教えるよ」という話がでてきます。
また、業務に直接関係のない雑談や勉強の話など、ぜひ書いてみてください。
「こんな勉強方法がいいですよ！」のように思わぬところでコミュニケーションのきっかけとなります。
ちょっとしたアドバイスがもらえたり応援がもえらるところが、情報共有ツールの良いところです。
このまずは情報を出すという行動が、社内のコミュニケーションを改善する大切な一歩です。
社内のコミュニケーションが活性化する理由
なぜ、情報共有ツールの導入が必要なのでしょうか。
社内の会議やメーリングリストによる情報共有では不十分なのでしょうか。
会議やメーリングリストでも単純な情報共有としては十分な効果があります。
しかし、会議やメーリングリストには、発言者の影響が強いというデメリットもあります。
最初は活発だったメーリングリストが、次第に発言しにくい空気が生まれてしまい、今は盛り上がっていないというのはよくある話です。
一方、情報共有ツールは、SNS アプリのように普段から皆さんが使用しているサービスと似たシンプルな体験を提供しています。
いいねボタンやスタンプ機能は、コメントまでしなくてもメンバーが見てくれている気持ちが伝わります。
情報共有ツールによって他の人が見てくれているという心理的な安心感が、コミュニケーションのきっかけとなり、社内のコミュニケーションが活性化します。
さらに、心理的な安心感によるコミュニケーションの活性化は、仕事のパフォーマンスへ良い影響をもたらします。
キータチームではこれを「心理的安全性」と呼び、重視しています。
社内の垣根が消えて生まれたチーム感
コミュニケーションが活性化してきた社内には、次第にチーム感が生まれます。
デザイナーがデザインについて情報共有ツールに投稿していると、こういうデザインはどうかなと、専門の枠を越えコメントしてくるメンバーが生まれます。
このように、組織の垣根を越えた前向きな意見が生まれてきた時は、チーム感が生まれる瞬間です。
いままでは、１人の専門性で閉じられた世界で考えられていた課題に対し、同じ目線で考える新しいメンバーが生まれたからです。
これは劇的な改善です。
情報共有ツールで最初の一歩を踏み出そう
情報共有ツールによるコミュニケーションの活性化は、社内の業務改善を行うために、もっともコストパフォーマンスが良い施策の１つです。
まずは情報共有ツールにどんどん投稿してください。
内容にはこだわらず、色々と投稿してみましょう。その投稿が情報共有ツールを根付かさせるきっかけになり、情報を投稿する文化が社内に生まれます。
まずは投稿するという行動が、社内の文化へと発展します。 情報がたくさん投稿されると、いいねやコメントなどのリアクションからコミュニケーションが活発になります。
前向きな投稿が増え、課題に対してメンバーが一緒に取り組むチーム感が生まれてきます。
社内のコミュニケーションを活発化し、業務改善に役立てたいなら、情報共有ツールを試し、社内のコミュニケーション改善に役立ててください。