会社での情報共有にお悩みではありませんか？情報共有がうまくいっていない会社で、よく耳にするのが以下のような課題です。
課題を解決するのに時間がかかり、プロジェクトが進行しない
上司と部下の間でコミュニケーションの壁がある
部門間での連携がない
こうした課題のすべてが生産性の向上を阻害する原因となります。
より生産性の高いチームを目指すためにも、会社での情報共有は欠かせないのです。
「会社での情報共有がうまくいっていない」という方は、いま一度、情報共有のあり方を見直しましょう。
この記事では、会社での情報共有をより良いものにして業務を効率化するためのヒントをご紹介します。
組織やチームの生産性向上を目指しましょう。
会社内の情報共有の不足がもたらすデメリットとは？
まずは会社での情報共有の不足がもたらすデメリットと重要性を理解することが大切です。
「社員Aに情報Xを伝えなければいけなかったが、伝え忘れてしまった」という簡単な事例を元に、情報共有の不足がもたらすデメリットと重要性を紹介します。
- チームワークの悪化
情報共有を怠たり、情報の伝え漏れがあると、「意図的に情報を教えてくれなかったのではないか」、「十分に情報を提供してくれていない」などと、ネガティブな思考に陥ってしまう社員もいるはずです。
結果として情報共有の不足や遅延がチーム内の信頼関係を損ねる原因となってしまいます。
信頼関係が損なわれると、社員が働くモチベーションの低下につながり、場合によっては離職に至ることもあるかもしれません。
貴重な人材を流出させないためにも適切な情報共有が必要なのです。
- 生産性が悪化する
情報が伝わらなかった社員は、その情報が伝わらなかったがために、他の社員に遅れを取ってしまう可能性があります。
一人の社員の業務の遅れは、まわりの社員の業務にも影響を及ぼし、組織やチーム全体の効率が下がり、生産性が悪化します。
なぜ会社での情報共有がうまくいかない？
情報共有がうまく行われなかった結果、チームワークや信頼性の悪化に繋がってしまうのですが、では、そもそもなぜ会社での情報共有がうまくいかないのでしょうか。
どこに原因が潜んでいるのでしょう？
まずは、
- 社員が情報共有に重要性を感じていない
という原因が挙げられます。
「たかが情報共有」と軽く捉えていると、効率の良い情報共有の環境を用意しても、社内で十分に活用されない可能性があるのです。
社員全員で今一度、情報共有の重要性を理解し、意識した上で情報共有を行うことで、より良い情報共有が実現します。
- 情報共有の仕組みに改善の余地がある
目的ごとに異なる情報共有ツールを使って情報共有していませんか？
例えば、「部署Aでは議事録はメールで作成し、それを社内メーリングリストで配布している」が、「部署Bでは、Wordで作った議事録を配布している」といった、部門ごとにバラバラな方法を取っていることがあります。
もしも別の部署とのやりとりがあった場合、情報共有の方法の違いが原因で、部署間での情報共有がスムーズにいかなくなるのではないでしょうか。
部門や業務の目的ごとに、異なるツールで情報共有を行うと、情報が一元管理できないため、仕事の業務効率を悪化させる可能性があります。
また、会社の規模に適していない情報共有の仕組みを実践してはいませんか？
会社の規模や状況により、会社に適した情報共有の方法を実践するのも大切なポイントです。
例えば、数人しかいない会社ならば、情報共有は朝礼やメールなどで済むので、情報共有にかけるコストは最低限にすべきですが、大規模な会社は情報共有のミスが業務の致命的なミスにつながるので、情報共有にもそれなりにコストをかける必要があります。
今行われている情報共有の方法やコスト感が、自身の会社の規模・レベルに適しているものなのか見直してみましょう。
会社での情報共有する際に配慮するポイント
会社での情報共有がうまくいかない原因を洗い出したら、情報共有を円滑にする施策を実践していきます。
会社での情報共有を円滑に行う際に配慮するポイントが以下です。
情報共有の重要性を会社全体で理解する
情報を一元管理し、情報の分散を避ける
会社ごとに適した情報共有の方法を用いる
これらのポイントに併せて、会社内の情報共有の仕組みを会社に定着させることが重要なポイントです。
会社の情報共有の方法を見直し、効果的な情報共有ができるような仕組みを作れたとしても、その情報共有が効果的かつ継続的に、社員に利用されなければ意味がありません。
「情報共有をしてくれたら、常にそれに対してフィードバックを行う」、「チームリーダーが率先して情報共有を活用する」などのルールを定めれば、情報共有へのモチベーションが向上し、情報共有が会社で定着することでしょう。
加えて、社員の情報共有量を管理することも重要です。
人それぞれアウトプットの量は違います。情報を熱心に多く共有する人もいれば、必要な時だけ情報を共有する人もいます。
「いつ情報共有すればいいのか」、「どのようなことを共有すればいいのか」などの簡単に情報共有できるコツを提供して、情報共有に及び腰になっている社員を減らしましょう。
まとめ
会社での情報共有の不足は組織やチームの生産性の低下を招く可能性があります。
「たかが情報共有」と軽視せずに、会社全体で情報共有に対する理解を深めましょう。
「情報共有の重要性を会社全体で理解し、意識した上で、自身の会社にあった情報共有を実践する。実践にあたっては、会社で情報共有が定着するように工夫する」ということが会社での情報共有の重要なポイントです。
情報共有を円滑に行い、会社の生産性を向上させましよう。