ビジネスシーンでは、事業や業務において実施した調査結果をまとめた調査報告書を作成する機会がよくあります。
調査報告書を書く際には、業務報告書とは異なり、単に課題や問題を報告するだけでなく、客観的事実などを元にしたデータを加えて書くことが欠かせません。
そこでこの記事では、調査報告書を書く必要がある人に向けて、調査報告書とはどんなものか説明し、調査報告書と業務報告書の違いや、報告書を書く際のポイントなどについても解説します。
この記事を読むと、調査報告書を書くときに必要な項目や書き方を理解できるため、報告書を分かりやすくまとめられるようになります。
「調査報告書がうまく書けない…」と悩んでいる人はぜひ参考にしてください。
調査報告書とは
いざ調査報告書を書こうと試みても、そもそも調査報告書がどんなものか分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこでこの章では、調査報告書とは何か、また業務報告書との違いについて解説します。
調査報告書は調査した結果をまとめた報告書のこと
調査報告書とは、ある特定の事柄について調査を実施した結果をまとめた報告書を指します。
報告書の種類には、一般的にアンケートや市場調査等の実態調査、企業の信用調査など様々なものがあります。
調査報告書は課題や問題を解決することを目的として作成するもので、単に報告するだけではないため、整合性の取れたデータを記載することが重要です。
また、調査報告書は、今後の分析や取り組みなどにも活かせるため、読み手が必要とする情報を精査し、重要なデータを広く集めて結果をまとめることが大切です。
調査報告書と業務報告書の違い
調査報告書と業務報告書はそれぞれ目的や内容に違いがあります。
業務報告書は上司や部下、関係部署などの会社や組織で行われる業務をまとめたものです。そのため、業務内容や実績、問題点や改善点などの組織内での情報を報告するといった目的があります。
一方調査報告書は、ある特定のテーマや問題について、質問票やインタビュー、文献やデータなどをもとに調査を行い、その結果をまとめたものです。
調査報告書は上司や組織内だけでなく、外部のクライアントや業界関係者に向けても作成されます。社会や政策、ビジネスなど様々な分野で使われることが多く、解決すべき問題や将来の方針を決めるための資料として活用されることを目的としています。
業務報告書は、基本的に組織内での業務を把握するためのものであり、調査報告書はある問題についての情報を提供するといった特徴があります。
調査報告書に書くべき5の項目
読み手が調査報告書を理解しやすくするため、いくつかの項目に分けたり箇条書きにしたりすると良いでしょう。
特に調査報告書を書く際は、以下５つの項目を重視して書いてみて下さい。
- 調査の目的・趣旨
- 調査方法
- 調査結果（概要）
- 調査詳細
- 所感・今後の対策
この章では、上記5つの項目を詳しく解説します。
調査の目的・趣旨
調査報告書は、調査の目的や趣旨を明確にすることで報告書の有用性を高めることができます。
一般的に調査の目的は、ある問題や課題に対し、どう解決するかを示すものです。例えば市場のニーズを把握するために顧客アンケートを実施した場合、調査の目的は「顧客のニーズを把握する」になります。
一方趣旨は、調査の目的を達成することで何を得られるかを示すものです。例えば顧客アンケートの結果をもとに新製品の開発やサービスの改善を行う場合の趣旨は、「顧客満足度を向上させることでビジネスを拡大する」といったものになります。
上記のように調査の目的や趣旨を記載することで、報告書をより読み手が理解しやすくなるでしょう。
調査方法
調査報告書を書く際には、調査方法も記載することが重要です。
調査方法は、調査を行ううえでの手順や方法を示すため、調査の結果がどのように得られたのかが明確になり、信頼性が高まります。
具体的には、調査対象や調査期間、サンプルサイズや標本抽出方法、データ収集方法や分析手法などを記載することが望ましいです。また調査を行うにあたって特別な手順や工夫が必要だった場合、それらも記載すると、より詳細な調査報告書を作成することができます。
調査方法を記載することは、今後同様の調査を行う際の参考にもなるため、忘れずに記載すると良いでしょう。
調査結果（概要）
調査報告書においては、調査の目的や趣旨そして最終的な調査結果（概要）を記述することが求められます。
特に調査結果は報告書の中でも重要な部分であり、その概要を記述することで調査の目的が達成されたか、その結果をもとにさらなる改善策を考えることにつながります。
例えば「働く女性が抱えるストレスを調査する」という調査を行ったとします。
調査結果（概要）を記述するときは、以下のように文章を考えることができるでしょう。
「本調査では、働く既婚女性に対して質問票を用いてアンケート調査を行い、参加者は500名であった。その結果、約７割が育児や家事を担当するために仕事のスキルアップやキャリアアップを妨げられ、仕事とプライベートの両立が困難であると回答した」
などと調査結果を記載し、余り長くなりすぎないように書くと良いです。
調査詳細
調査報告書を書くときは、上述した調査結果（概要）を受けて、より具体的な内容が盛り込まれた調査詳細を加えることで、さらに調査結果を信頼できるものにできます。
例えば、市場調査を行ったとします。その場合、「どのような商品やサービスに対して購買意向が高かったのか」また、それを反映した「市場シェアの変化はどうだったか」さらに、「どのような要因が影響したのか」などの分析結果の数値や詳細を加えると、調査結果の信ぴょう性を高めることにつながります。
特に調査結果（概要）と同じように、一文は短くあまり長くなりすぎない言い回しを心がけ、専門用語は多用せずに読み手に伝わりやすい表現を記載しましょう。そして調査方法などの調査の経緯や条件も記載すると、さらに調査結果がどの程度普遍的であるのかを判断できる材料になります。
所感・今後の対策
調査報告書を書く際には「所感」や「今後の対策」の項目を書くことで、調査結果をより整理することにつながり、今後の活動に役立ちます。
調査報告書においての所感は、調査担当者が調査を分析した結果、今後の戦略や改善方法について自分なりの意見や提案をする場合によく用いられます。所感を書くことで、調査する前に立てた仮説との違いや、新しい発見などをまとめることができます。
今後の対策では、今後の活動や調査において指摘された問題点や不足点に対して、具体的な改善策を示すことが可能になります。これを書くことで今後の調査や研究において、取り組むべきテーマや課題が明確になり、調査報告書の使用意図をより具体的に表現できます。
わかりやすい調査報告書を作成する4つのポイント
この章では、わかりやすい調査報告書を作成するうえで押さえるべきポイントを4つに絞って紹介します。
- 5W2Hを意識する
- 客観的事実と所感を分けて書く
- 専門用語を使いすぎない
- グラフや表を用いて視認性を上げる
5W2Hを意識する
調査報告書の書き方において、重要なポイントとして「5W2H」があります。
これは、「What」「Where」「When」「Who」「Why」「How」「How Many」を含んだもので、それぞれ以下のような意味を持ちます。
- 「What」：何を調査したかを示す。
- 「Where」：どこで調査を行ったかを示す。
- 「When」：いつ調査を行ったかを示す。
- 「Who」：誰が調査を行ったかを示す。
- 「Why」：なぜ調査を行ったかを示す。
- 「How」：どのように調査を行ったかを示す。
- 「How Many」：調査対象がいくつあったかを示す。
これらを網羅することで、調査報告書を書くうえでの基本的な要点をまとめて記述することが可能になります。
客観的事実と所感を分けて書く
わかりやすい調査報告書を作成するポイントは、客観的事実と所感を混ぜずに別の項目に分けて書くことです。
客観的事実とは、調査や研究を通じて得られた数字やデータなどを指します。一方所感とは、個人的な考えや自身の意見をまとめたものとなります。
調査報告書を書く際には、特定のテーマや問題について、事実をもとに分析や結果を導く必要があります。万が一、所感を客観的事実に組み込んでしまうと、個人的な意見や主観が混ざってしまうため、信憑性を失う可能性があるでしょう。
そのため、わかりやすい調査報告書を作成するには、客観的事実と所感を分けて書くことが不可欠です。
専門用語を使いすぎない
調査報告書を読む人は必ずしも、その分野の専門性が高い人だけではないため、専門用語を使いすぎないようにまとめることも重要なポイントです。
ときには相手が知らない技術用語を使わないと報告書が書けないこともあるでしょう。しかし、IT用語や業界などの専門用語を多用してしまうと、相手の読む気を阻害してしまう恐れがあります。
分かりやすい調査報告書にするために、具体例や平易な言葉に噛み砕いて説明することを心がけましょう。
グラフや表を用いて視認性を上げる
グラフや表を用いることで、調査報告書の視認性を上げることができます。
例えば折れ線グラフを使うことで、時系列データを視覚的に比較することができます。また、ピープルグラフや円グラフを使うことでカテゴリ別の割合を比較することができるほか、表を記載することで複数のデータを横断的に比較することも可能になります。
このように調査報告書を作成する際に、文章だけでなくグラフなどのデータを記載することで、大量のデータを一目で把握しやすくなるでしょう。また、読者がその調査報告書のデータ間の関係や傾向を直感的に理解しやすくなるため、非常に有効です。
まとめ
本記事では、調査報告書を書く必要がある人に向けて、調査報告書とはどんなものか、また調査報告書と業務報告書の違いについて紹介し、報告書を書く際のポイントなどを解説しました。
調査報告書を書く際には、業務報告書とは異なり、単に課題や問題を報告するだけでなく、客観的事実などを元にしたデータを加えて書くことが重要です。
項目や書き方はある程度決まっているので、この記事を参考にして、より簡潔で分かりやすい調査報告書の作成に挑戦してみましょう。
