出張報告書とは、商談や展示会の視察など、さまざまな目的によって出張をした後に上司などに提出する書類のことです。ビジネスパーソンの中には、出張報告書をはじめて書くという社会人や書き慣れていない社員も多いでしょう。
そこで本記事では出張報告書の書き方を徹底解説します。出張報告書の基本的な知識や記載すべき必須項目、テンプレートの必要性や効果的な報告書の書き方などを網羅的に紹介するので、出張報告書の作成に苦手意識をもっている人はぜひ参考にしてみてください。
目次
出張報告書とは
出張報告書とは、出張に行った本人が、戻ってきた後に概要や成果、所感などを会社側に報告するための書類です。出張報告書を作成する目的は、上司などに対する行動や成果の報告であり、同僚やチームへの情報共有のためでもあります。
報告書を作成することで、出張の目的が果たせたか、成果を出せたか、今後の課題は何かなどを振り返り、次のアクションに生かせるようになるでしょう。また他の社員に情報を共有することで、新たな施策のヒントになったり、ビジネス上の気づきなどが生まれたりする可能性もあります。
出張には、交通費や宿泊費、交際費などの費用がかかるので、会社としては出張をした社員にコストに見合った成果を期待します。会社側は報告書を読むことで、どのくらいの成果を得たか、将来的にどのような利益を得られそうかなどを確認できます。
そのため商談であれば、新たな受注や今後の契約の継続、アップセルやクロスセルなどによる売上・利益の拡大といった成果をあげて欲しいと考えるでしょう。また、展示会やセミナーへの出席のために遠方に出張に行く場合には、そこで得た知識や情報を社内で共有し、新製品の開発や新規事業の創出、新たな販売ルートの開拓などにつなげて欲しいと期待するはずです。
このように出張に行く社員はコストや時間をかけて遠方の取引先や展示会に出かける意義を理解する必要があります。同時に、会社に戻った後には上司や仲間にその詳細を正確に報告するという職業上の義務もあります。そうした意義や義務を理解した上で、わかりやすく伝わりやすい出張報告書を作成することを心がけましょう。
出張報告書に必要な5つの項目
出張報告書を書き慣れていない人は、何をどのように書けばいいか悩むものです。
ここでは出張報告書に記載する具体的な項目を紹介します。必須項目は次の5点です。
- 自分の情報や行先など出張の概要
- 出張での行動
- 出張での成果
- 出張の所感
- 経費
それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。
自分の情報や行先など出張の概要
まずは出張した本人の所属や名前などの情報を記入します。また、出張先などの行き先を含めた基本概要も記載しましょう。
ここに記載すべき項目は次のようなものです。
- 報告者の情報（所属・名前・同行者）
- 報告先の情報
- 出張日時・期間
- 出張先（顧客名、展示会、セミナー、研修会の名称と住所など）
- 出張の目的
出張報告書の最初の部分では、いつ・誰が・どのような目的で出張に行ったのかを、明瞭に記載します。また。誰への報告書なのかもわかるようにしておきましょう。
出張での行動
次に記載するのは出張期間中の具体的な行動です。本人および同行者がどこで誰と会い、どのような行動（営業なのか、イベントへの参加なのかなど）を行ったのかを記載します。
期間中のスケジュールは、数日間の出張であれば時間単位で詳細を報告しましょう。また1週間以上の長期出張の場合には、1日単位で内容をまとめた方が良いでしょう。
出張での成果
ここでは、出張での具体的な成果を記載します。出張の目的がどの程度達成できたのかについてわかりやすく報告しましょう。
例えば、下記のように数値を使った報告内容を心がけると、読み手に納得感を与えやすくなります。
- 商品Aを〇件受注
- サービスBについて1年間の契約延長を確約
- 取引先候補として、展示会会場で3社と打ち合わせ行った
- セミナー後の懇親会で10名と名刺交換した
出張の所感
所感は、上記の成果とは違い、担当者として感じたことや今後の期待などを記載します。
例えば、営業先で契約が取れなかった場合には、どの程度の温度感だったのか、今後の契約につながる可能性などをパーセンテージで表現するのも一つの方法です。
また次の出張に生かすためにも、課題を明確にすることも大切です。提案内容にズレがあったり、参加した研究会が目的にそぐわなかったりといった場合など、所感を上司やチームで共有すると次の出張時に生かせます。
訪問先の雰囲気や担当者との会話、はじめて会ったクライアントの印象などを、出張者本人にしかわからない所感としてまとめましょう。
経費
出張でかかった経費は出張報告書にそのまま記載する場合もありますが、企業によっては別紙を使って報告するケースもあります。
通常は、かかった費用や費目（交通費、宿泊費、交際費など）を記載し、領収書を添えて報告します。領収書やレシートなどは廃棄せずに必ず保管し、会社に提出しましょう。
宿泊施設の領収書は、決済方法によって、現地で発行される場合と予約サイトなどから自分でダウンロードする場合があります。予約サイトの場合には、期限や表示回数が決められているケースもあるので、出張から戻ったらなるべく早くプリントアウトするかデータ保存しておきましょう。
出張報告書の作成はテンプレートの活用がおすすめ
出張報告書の作成を効率化したい場合や必要項目の抜け漏れを防止したい場合には、テンプレートの活用がおすすめです。
テンプレートを使うメリットは、次のとおりです。
- 記入項目や構成に悩まないため、時短につながる
- メンバー全員で同じ様式を使うため、比較や評価が容易になる
- フォーマットを統一することで、自分自身の振り返りもしやすい
- 上司やメンバーが把握したい情報が網羅されている
会社によって報告書の提出方法は異なりますが、一般的には「WordやExcelなどで作成してメールやチャットで送る」「専用システム・ツールに入力する」などの方法が考えられます。
このうち、専用のシステムやツールで報告する場合には、必要項目に入力するだけで簡単に作成・提出が完了します。
WordやExcelの場合、ネット上などでも簡単にテンプレートが手に入ります。
出張報告書の文例
ここでは、WordやExcelなどで出張報告書を提出する場合の文例を紹介します。
<例>
タイトル：出張報告書
提出日：〇年〇月〇日
所属：〇〇部
氏名：〇〇 〇〇
出張先：株式会社〇〇 〇〇支店
出張期間：〇年〇月〇日(〇)～〇年〇月〇日(〇)
目的：サービスAの継続契約について
同行者：〇〇部 〇〇課長
内容：
今回の出張では、下記の営業先で次のような商談を行った。
【株式会社〇〇 〇〇支店】
- サービスAの新機能などについての説明
- サービスAにおける継続契約のお願い
- クロスセルの提案
- 課題の共有
成果：
サービスAに追加された新機能や新たなサポート体制について説明したところ、高評価を得た。また、現状でもおおむね満足しており、来期の継続契約について確約を取り付けた。
オプション機能やユーザー数の追加なども合わせて提案したが、今回の商談では確約は得られず、検討にとどまった。
所感：
打ち合わせ時に、特定部門での活用は進んでいるが、全社的な定着化にまでは至っていないという課題が出た。
長期での利用を促進するために、定着化支援に向けた取り組みが必要になる。対策として、専任の担当者によるきめ細やかなフォローと、研修の提案などが考えられる。
出張報告書の効果的な書き方
ここでは、わかりやすい出張報告書を書くためのポイントを解説していきます。出張報告書を書きあぐねている人は、次の6点に気をつけて作成してみましょう。
- 事前に概要や内容をまとめておく
- 「成果」と「所感」に力を入れる
- 読みやすさを意識する
- 出張時にメモを取っておく
- 報告書作成まで時間を空けない
- テンプレートを使う
事前に概要や内容をまとめておく
出張に行く前に概要やスケジュールなど、わかる部分は先に内容をまとめておきましょう。
例えば、よほどのことがない限り日時や訪問先が急に変わることはないので、事前に出張報告書に入力しておけます。また、当日のスケジュールについてもおおまかな予定を入力しておき、変更があれば後で修正します。
つまり、出張から帰ってきてから作成する部分は、基本的に成果や所感、費用だけです。
「成果」と「所感」に力を入れる
出張報告書でもっとも力を入れて書く部分は、「成果」と「所感」です。報告を受ける側は、出張した部下がどのような行動をとったかを監視するのが目的ではありません。営業や視察などの結果、何を達成できたかを確認したいのです。
受注や契約の内容、業務に生かせる情報や知見の収集、見込み顧客や新規取引先の獲得、新規採用候補の人材や外部協力会社の確保など、出張の具体的な成果を細かく報告しましょう。可能な限り定量的な表現で記載することがポイントです。
また、出張に行った本人が感じた所感についても、詳細を報告しましょう。営業先の温度感やビジネス課題、展示会やセミナーで感じた業界動向やトレンドなど、客観的な表現で伝えることが重要です。
上司やチームのメンバーが所感を確認することで、新しいアイデアを発想したり、顧客のビジネス課題の解決策を思いついたりする可能性があります。そうなれば、ビジネスの拡大と売上・利益の向上にも寄与するでしょう。
読みやすさを意識する
出張報告書は読みやすさを意識して、簡潔にまとめましょう。冗長な表現や長いセンテンスは避けましょう。箇条書きでまとめると、読み手も理解しやすくなります。
また報告書を作成した後は、誤字を直したり、文体（「です・ます調」または「だ・である調」）を統一したり、適宜改行を入れるなどして、より見やすくなるように体裁を整えましょう。
出張時にメモを取っておく
出張中は、ペンとメモ帳、スマートフォン、ノートパソコンなどを使ってこまめにメモを取っておきましょう。
出張報告書の作成時に、「書くことが思いつかない」と感じて手が止まる人は意外に多いものです。しかし、実際は出張前や出張中に、多くの気づきや課題、解決策につながるヒントが頭に浮かんでいるものです。雑感程度でも構わないので細かいことでもメモを取る習慣を付けましょう。
例えば、出張先の商談で成果が上がらなかった場合に、足りなかった提案や忘れた資料なども逐一メモを取っておき、営業報告書に記載すれば次の提案に生かせるはずです。
報告書作成まで時間を空けない
出張報告書は、帰ってきてからすぐに作成するようにしましょう。時間を空けてしまうと、細かい点が思い出せない場合があります。そうなると、内容の薄い報告書になってしまいます。
メモやメール内容が残っていても、時間が経つとニュアンスがズレてしまう可能性があります。記憶が鮮明なうちにすぐに報告書の作成に取り掛かると、伝えるべき情報の抜け漏れ防止にも役立ちます。
出張直後ならば、報告書をまとめていくうちに、新しい提案やアイデア、ビジネスのヒントが思い浮かぶ可能性もあるでしょう。
テンプレートを使う
先述したように、出張報告書を効率よく作成するためにはテンプレートの活用が効果的です。項目や構成を考える必要もないので、作成時間を短縮できます。また、チーム内や社内で同じテンプレートを使えば、記載内容の統一が図れるため、報告書の質の均一化も期待できます。
報告を受ける側も、記載内容の要点を掴みやすくなるためフィードバックもしやすくなるでしょう。
まとめ
本記事では、出張報告書の基本や記載すべき項目、テンプレート、効果的な書き方などを解説しました。
出張にあまり行かない部署の人や新人・中堅社員は、そもそも出張報告書を書いたことがないというケースもあるでしょう。出張報告書は必須項目とわかりやすく伝えるためのポイントを押さえておけば誰でも書けます。
特に、テンプレートを使えば効率的に質の高い出張報告書を作成できるので、ぜひ活用しましょう。