「マニュアルを効率的に作成したい」
「良いマニュアルを作成して評価されたい」
という気持ちはあるものの、マニュアルを書くのには自信がないと悩んでいる人は多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、分かりやすいマニュアルの書き方のコツや、押さえておくべきマニュアル作成の手順を解説します。
本記事を参考にマニュアルを書けば、読み手にとって分かりやすい、業務に必要なノウハウが詰め込まれたマニュアルを作成することができます。ぜひ、ご一読ください。
目次
分かりやすいマニュアルの書き方のコツ6選
マニュアルは、読者が誰でも理解できるように作成する必要があります。
そのために意識すべき方法としては、以下のようなものが挙げられます。
現在利用しているマニュアルにこの要素が含まれているか確認し、もしこれからマニュアルを作成する場合には、以下のコツを網羅するようにしてみてください。
- シンプルな言葉遣いを心がける
- 見出しやタイトルを活用する
- 図や表を使って視認性を上げる
- 実践的な例を入れて説明する
- 5W1Hを意識する
- 内容を検索しやすいように構成する
シンプルな言葉遣いを心がける
分かりやすいマニュアルを書くためには、読み手が理解しやすくなるようにシンプルな言葉遣いを心がける必要があります。
マニュアルは、難しい専門用語や複雑な内容にしてしまうと、読む人が限定されてしまい誰でも活用できるマニュアルにすることはできません。
マニュアルは専門用語や難しい言い回しを避け、できるだけ箇条書きや図表で書くなど工夫を施すことで、内容理解が深まります。
このように、なるべくシンプルに書くことで分かりやすいマニュアルとなります。
見出しやタイトルを活用する
マニュアルを作成する上で、見出しやタイトルを活用することは非常に重要です。
タイトルを書くことで、このマニュアルが何に関するマニュアルかを表現できます。また見出しを加えることで、それぞれの項目がどのような内容か、読者は情報の全体像を把握しやすくなります。
とくに見出しはそこに書いている内容を要約し、分かりやすくするための目印となります。そのため重要な部分が分かるように、要点をおさえて15文字程度に収めるのが理想的です。
また、大見出し＞中見出し＞小見出しのような階層構造を用いると良いでしょう。中見出しや小見出しが複数必要な場合は、①、②のように数字をふることで分かりやすいマニュアルになります。
図や表を使って視認性を上げる
マニュアルを作成する際は、文字だけでは伝えきれない場合に関しては図や表を使うことで視認性の高いマニュアルにできます。図や表を活用すると、テキストのみのマニュアルに比べて直感的に理解しやすく、読み手の負担を軽減することができます。
ただし、図や表は多用すると逆に内容が分かりにくくなるため、適切なサイズやレイアウトを使用し、説明文とのバランスを考慮しましょう。
実践的な例を入れて説明する
マニュアルを作成する際には、実践的な例を入れて説明することが大切です。
例を挙げることで、読み手は抽象的な情報を具体的な例としてイメージでき、作業を行えるようになります。
例えば、パソコンの操作方法を説明する場合には、「どのような画面が表示されるか」「実際にどのボタンをクリックするか」具体的な例を挙げて説明することで重要なポイントを意識しやすくなります。
また、失敗例も事前に記載しておくことで、どうすれば問題を解決できるか読み手自身で、自己解決しやすくなります。
5W1Hを意識する
マニュアルを作成する際には、5W1H（Who=誰が、What=何を、When=いつ、Where=どこで、Why=どのように、 How=なぜ）を意識することが欠かせません。
これらを明確にすることで、読み手にとって必要な情報の抜け漏れを防ぎ、網羅された内容を伝えることができます。
問題が起きた際は、まず「Why（なぜ）」を突き止めようとするケースが一般的です。
しかし、状況を整理するためには、5W1Hすべての要素を洗い出すことでトラブルの本質に気づきやすくなります。
マニュアルを書く際は、「この業務の期限は○日まで」「○○という目的で行う」など業務内容の要点をしっかりと掴んだマニュアル作りを意識しましょう。
内容を検索しやすいように構成する
マニュアルは内容を検索しやすいように構成することが重要です。
単に情報を書き並べるだけでは、内容が散乱していたり、わかりにくくなり効率的な作業や適切な使用ができなくなる可能性があります。
内容を検索しやすいように構成することで、解決したい問題がある人が自身の力で解決でき、作業効率の向上やミスの軽減につながります。
具体的には、読み手が簡単に検索できるように章や項目を明確に分け、見出しをわかりやすくすると良いでしょう。
こうすることで、読み手は迷うことなく必要な情報を見つけることができ、マニュアルの利用価値が大幅に向上します。
押さえておくべきマニュアル作成6つの手順
この章では、マニュアルを作成する際に押さえておくべき６つの手順について解説します。
- マニュアルの目的を明確化しておく
- マニュアル作成のスケジュールを決める
- マニュアルの構成を決める
- フォーマットを決める
- 実際にマニュアルを作成する
- マニュアルを仮運用し改善しながら作り込む
マニュアルの目的を明確化しておく
押さえておくべきマニュアル作成の最初の手順は、マニュアルの目的を明確化しておくことです。
「何となく必要そうだから作ってみた」などと、目的がはっきりしないままマニュアルを作成してしまうと、不必要な内容が入り混じり、後々機能しなくなる可能性があります。
マニュアルを作成する目的を明確化しておくことで、必要な情報を的確に集約し、無駄のないマニュアルを作成することができます。
また、目的が明確であれば、制作段階で記載する必要があるか、そうでないかを判断しやすくなり、情報を記載するかどうかの最適解を見つけることにもつながります。
例えば「未然にミスやトラブルを防ぐために、個人情報の取り扱いをマニュアル化しました」とするマニュアルを作成するように、マニュアルの役割や目的を読み手に明確に認知してもらえるように作成しましょう。
マニュアル作成のスケジュールを決める
マニュアルの目的を明確化できたら、次にマニュアル作成のスケジュールを決めましょう。
無計画でマニュアルを作り始めると他の業務を優先させてしまい制作が滞ってしまう可能性があります。
作業の流れや期限を考慮し、細かいスケジュールを決めておくことで、作業の効率化や遅延を防止することができます。
具体的には、作成期間＞修正期間＞仮運用期間に分けてスケジュールを立てておくことで、計画通りにマニュアルが作成しやすくなります。
また、スケジュールの決定時には、作業の流れや期限を考慮するのに加えて、マニュアル作成に必要な工数や人材の数も見積もっておくとさらに良いマニュアルを作成することができます。
マニュアルの構成を決める
マニュアル作成のスケジュールが完成した段階で、マニュアルの構成を決めましょう。
どのような項目を含めるか、どのような順序で並べるかなどマニュアルの構成を決めておくことで、作業の流れを明確にすることができます。
統一されたマニュアルは、構成を整理していく過程で、不要なプロセスや非効率な作業を見つけ出すことにもつながるため、押さえておくべき方法と言えます。
フォーマットを決める
次に、マニュアルのフォーマットを決めましょう。
ここでは、マニュアルの形式やレイアウト、必要な項目をリストアップします。。
例えば、章立てや見出しの種類、写真や図表の挿入場所などを決めましょう。
マニュアルのフォーマットは自社で用意したり、テンプレートを活用することもおすすめです。
フォーマットを決めることで、マニュアルの使いやすさや可読性を高めることができ、作成時のレイアウトやデザインも決めやすくなります。
※参考記事
「おすすめのマニュアルテンプレートサイト5選！効率的に作成しよう」
実際にマニュアルを作成する
実際にマニュアルを作成しましょう。
文章は分かりやすく書くように意識することで、誰が読んでもすぐに行動に移せるマニュアルとなります。
マニュアルを作成する際は想定した利用者だけでなく、マニュアルを使わない予定の人にも内容を見てもらいましょう。多くの目に触れることで、新しい切り口からアドバイスをもらうことができます。
このようにマニュアルを作成するためには、より多面的な視点からみて作成することで分かりやすく実用性のあるマニュアルとなります。
マニュアルを仮運用し改善しながら作り込む
最後に、作成したマニュアルを仮運用しながら改善し、作り込んでいきましょう。
仮運用によって、実際にマニュアルを使用するユーザーのフィードバックを受け取ることができます。そのフィードバックをもとに、不明瞭な部分や改善点を見つけ出し、定期的にマニュアルを改善していきます。
そうすることで、常にマニュアルは最新の状態を保つことができ、品質の乱れが少なく実用性の高いマニュアルを作り上げることができます。
まとめ
今回は、分かりやすいマニュアルの書き方のコツをご紹介するとともに、押さえておくべきマニュアル作成の流れも解説しました。
マニュアルの作成のコツは、シンプルな言葉遣いを心がけたり、図や表を使って視認性を上げたり、5W1Hを意識することで読者が誰であっても理解しやすいマニュアルとなります。
本記事を参考にして、マニュアルの書き方のコツをしっかり理解し、評価されるマニュアルを作成しましょう。