【情報共有の方法】対面・非対面で行う情報共有の方法とは？共有内容も

情報共有は、ビジネスにおいて非常に重要な事です。

例えば、複数人で共同作業をする場面。

メンバー間での情報共有ができていないと、「自分が何をすべきか」、「他のメンバーが何をやっているのか」を把握できず、その結果グループ内で作業の重複や抜け漏れが発生する可能性があります。

この状況が続けばチーム全体の作業効率が落ち、仕事の質が低下するだけでなく、無駄な時間だけがすぎビジネス全体に悪影響を与える可能性があります。

こうした情報共有ができないことによる弊害は、複数人で共同作業をする場合に限りません。この記事では、生産性を上げるために情報共有がどのように企業において実践されるべきかについて紹介していきます。

対面と非対面。２つの情報共有の場を作る

まず、企業の中で情報共有する場を作る方法を考えてみましょう。情報共有の場には、対面と非対面と２種類があります。

対面での情報共有の場とは文字通り、人と人が対面して情報共有する場を指します。

一番分かりやすい例でいうならば会議が挙げられます。会議ではメンバーが同じ時間帯に、同じ場所で意見交換をしながら情報を共有します。このような状況ではメンバーの具体的な作業進行具合が共有できるだけでなく、同じ時間を共有することにより、その場でメンバーの知恵を出し合い、深い議論を生むことができます。

非対面での情報共有の場とは、人と人が直接対面することなく、ツールなどを用いて情報共有する場です。

2021年５月現在、ビジネスシーンには非常に多くの情報共有ツールが存在しています。

どのツールもそれぞれ特徴があり、書きやすさに特化したQiita TeamやBlog機能とWiki機能を分けられるKiberaなど、企業のニーズに合わせたツールがを導入することができるでしょう。

2020年から始まったコロナウイルスによる影響は、私たちの生活だけでなくビジネスも変えました。

人が直接同じ場所、時間を共有することが難しくなった今、非対面の情報共有はこれまで以上に重要視されています。ツールを活用し、オンライン上で情報共有の場を設ければ、近くにいても遠くにいても情報を共有しながら円滑にビジネスを進めていくことができるでしょう。

対面と非対面での情報共有の場ができたら、その場で「どのような情報を提供し、共有すべきか」を検討しましょう。

対面での情報共有の場では、会話の積み重ねでの発展を必要とする改善案や新規のアイデアを共有しましょう。

その理由は、対面のメリットとして、直接会うことでいろいろな会話が生まれ、お互いのアイデアを組み合わせた、創造性のある内容へと発展させていくことができる、ということがあるからです。

例えば、共同作業をしているメンバー各自が課題解決や改善策を必要としているときは、対面での情報共有の場が効果的です。

対面での場があれば、メンバーの一人が作業に行き詰まった経緯などを事細かく報告することができ、他のメンバーが状況を把握しやすくなるでしょう。他のメンバーの視点から、考えもつかなかった解決策がその場で得られるかもしれません。

非対面での情報共有の場では、ノウハウや事務的な内容（マニュアル/議事録/各自のスケジュール/事務に関するドキュメント/簡単な作業進行状況/日報など）を共有しましょう。

非対面では人と直接コミュニケーションを取るわけではないため、会話を積み重ねてコラボレーションするような内容には向いていません。作業手順をまとめたマニュアルや議事録、日報、事務連絡のような情報共有がお勧めです。

直接会って伝えるには非効率的でも、共有しなくてはならない情報は山ほどあります。

いかがだったでしょうか？

今回は、対面・非対面で行う情報共有と、それぞれの場で共有すべき内容について解説しました。

情報共有は、できていなければビジネスが成り立たないほど重要なもの。どんな時代でも、情報共有の正確さ・円滑さが成功の鍵を握ります。

感染症予防などで、対面のコミュニケーションが難しくとも、時代に合わせたツールなどはどんどんリリースされています。

ぜひ自社にあった方法で情報共有を行いましょう。