社会人の基本といわれる報連相（報告・連絡・相談）ですが、部下が上司や同僚に報連相ができない理由には、主に個人の問題と職場環境が原因の場合があります。
そこで本記事では、その2つのパターンを詳しく紹介し、報連相を実践するためのコツや報連相をしてもらえるようになるためには具体的に何をすべきか、などについて詳しく解説します。
本記事を読むことで、報連相を行うタイミングや、その必要性を理解できたり、報連相ができない背景や、報連相をしてもらうためのコツも把握できるため、ぜひ参考にしてください。
報連相ができない2つのパターン
報連相ができない理由には、主に「個人の問題」と「報連相しづらい職場環境」という2通りのパターンがあります。
報連相ができない組織は、社内コミュニケーションが欠如してしまい、業務が順調に進まず機能不全に陥る可能性が高くなります。
会社での仕事をスムーズに進めるためにも、報連相ができない要因をこの章で詳しく理解しましょう。
個人の問題で報連相ができない
報連相ができないパターンのひとつに、個人の問題で報連相ができないことが挙げられます。
ここでは、個人の問題で報連相ができない原因を以下4つに絞って解説します。
- 必要性を理解していない
- 上司とのコミュニケーションが上手く行っていない
- 報連相するタイミングが分からない
- ミスを怒られたくない
必要性を理解していない
報連相を行う個人がその必要性を理解していない場合、有効な報連相ができなくなります。
例えば社員が必要性を理解していないと、必要なことも上司に報告できません。報連相はそれを行う個人が、報連相を行うことで得られる利益や効果、また、目的を把握しきれていない場合に正しく情報が伝達されにくい傾向にあります。
そのため報連相を行う際は、伝言する側も伝える側も、その必要性を十分に理解しておくことが重要です。
上司とのコミュニケーションが上手く行っていない
上司とのコミュニケーションが上手くいっていないと、報連相が滞ってしまう場合があります。
例えば上司と部下の間でそもそも信頼が構築されていない場合です。どちらか一方が報連相を十分に行おうとしても滞ってしまうなどの状況です。そもそもコミュニケーションを取る意思がないと、いくら報連相をしようとしても結果的に十分に行えないことは注意しておくべきでしょう。
報連相するタイミングが分からない
報連相するタイミングが分からないと、必要なときに連絡がとれず大きな問題を引き起こす可能性があります。
例えば、社員が連絡したいのに上司が忙しかったり、タイミングが合わなかったりする場合は連絡ができません。そうすると連絡不行き届きでミスやトラブルが発生しやすくなります。
報連相を行う際はタイミングを十分に調整し、誤解や問題の発生を最小限に抑えることが重要です。
ミスを怒られたくない
報連相ができないパターンに、業務中に起こしたミスを上司や同僚に怒られたくないという理由があります。
自分のミスを周りに報告することで自分に対する批判や非難が来ることを想定している場合があります。
「怒られたくない」とミスを見て見ぬ振りするのではなく、できる限り早めに報告することが大切です。
報連相しづらい職場環境である
報連相をすることができない2つ目のパターンとして、会社に報連相をする取り決めがない、忙しすぎて報連相の時間がとれない、などといった手段が固定されていない職場環境が挙げられます。
そこでこの章では、以下3点を詳しく解説します。
- 会社に報連相をする取り決めがない
- 忙しすぎて報連相の時間がない
- 報連相の手段が固定されていない
会社に報連相をする取り決めがない
会社に報連相をする取り決めがない場合、報連相をすることは困難であると言えます。
報連相をする際は、やり方や範囲、またタイミングなどを取り決めておくことが欠かせません。そのような取り決めがあると、従業員はいつ報連相を取るべきかその都度判断することなく自然に行えます。逆に取り決めがない場合は報連相の頻度や方法が属人的になり、十分に行えない可能性が高くなります。
忙しすぎて報連相の時間がない
忙しすぎて報連相をする時間がとれない職場環境は、報連相ができなくなる原因となります。
日々の業務に追われてしまうと、その業務をこなすだけでも大変であり、他の人とのコミュニケーションや情報共有が希薄になりがちです。
このような状況は同僚との信頼関係が損なわれ、プロジェクトの進行が遅れたり、自分が持っている知識や情報を他の人と共有できない原因となります。
報連相の手段が固定されていない
情報が偏っていたり伝わらなかったりする職場環境では、報連相の手段が固定されていない場合が多いです。
例えばメールや電話、チャットツールを扱う際に、どのツールで報連相をするのかが固定されていない、会議を行う場所や時間が正しく共有されていない、などの場合があります。
このように報連相を行う手段が職場で固定されていないと、円滑な情報共有は難しくなります。
そのため会社や組織では、報連相を行うための良い手段を用意することが欠かせません。
報連相を実践するための7つのコツ
この章では報連相を実践するためのコツを7つ紹介します。
- 結論から述べる
- 事実と意見を分ける
- 抜け漏れなく伝える
- 仕事の指示をくれた人に相談する
- 相談前にまとめておく
- 何をしてほしいのかを明確に伝える
- 悪い話は特に早く報告する
結論から述べる
報連相を実践するために、まず結論から述べるように心がけましょう。
結論から述べることで、読み手は最初に知りたい情報をすぐに得ることができます。また、始めに結論から話すことは自分が伝えたいことを明確にすることにも繋がり、後に続く考えや意見を分かりやすく説明するのに役立ちます。
事実と意見を分ける
報連相を実践するにあたり、事実と意見は分けましょう。
報連相を行う際に事実と意見を混ぜてしまうと、その情報に対し信頼性や公正性に欠けてしまったり、正確な情報を提供できない問題が起こります。
そのため事実として伝える場合には、客観的なデータや情報に基づくようにし、意見の場合には個人の考えや主張を主観的に表すと良いです。
これらを分けることで、読み手は正確な情報に基づいた判断をすることができ、伝える側も信頼できる情報を提供することができます。
抜け漏れなく伝える
報連相を実施するために、抜け漏れなく情報を伝えましょう。抜け漏れが生じてしまうとプロジェクトや業務の進行の妨げになってしまう可能性があります。
情報を抜け漏れなく伝えるために、普段からリストを活用したりタスク管理を行うと良いでしょう。判断を適切に行ったり確認作業を最小限にしたりするためにも情報を整理し、抜け漏れなく伝える工夫をするようにしましょう。
仕事の指示をくれた人に相談する
仕事をする上で分からないことがあった際には、仕事の指示をくれた人に相談するようにしましょう。
その人が仕事をどのように実施して欲しいか、どのような報告を望んでいるかを理解することで、自分が行う仕事をより効果的に進めることができます。
また、不明点や疑問点が出た際に、仕事の指示をくれた人からのフィードバックを受け取ることで、自分の仕事の質を向上させることにもつながります。
相談前にまとめておく
報連相を実践する際には、相談する前に自分で自分の考えをまとめておくことが大切です。これは、相談相手に伝える内容を整理したり、自分の考えを明確にするためです。
また、相談前に自分でまとめておくことで、相談相手との会話がスムーズに進むことが期待できます。さらに相談にかかる時間を短縮することができるため、より効率的に報連相を実践することができるでしょう。
何をしてほしいのかを明確に伝える
報連相を実践する際には、相談する相手に何をしてほしいのかを明確に伝えることも重要です。これを意識しないと、「結局何をしてほしいのだろう」と相手が思ってしまいます。
例えば相手に締切を守ってほしいと考えている場合、「締切から少し遅れていますね」と伝えるのでは不十分です。「締切を守ってください」と明確に伝える必要があります。
また資料が分かりにくかった場合、「この資料のここなんですけど…」というのでは曖昧です。「この資料の●●は、どういう意味でしょうか」「この部分は、●●という解釈で合っていますか？」と明確に質問しましょう。
相手に改善してほしいのか、質問に答えてほしいのか、ただ知っていて欲しいだけなのか、これらを明確に伝えることが重要です。
悪い話は特に早く報告する
報連相を実践する際には、悪い話は特に早く報告する必要があります。悪い話を後回しにしてしまうと、問題がより拡大してしまう可能性があるためです。
ミスやトラブルなどはなるべく早くに報告して早期に解決を目指すべきです。もちろん、そうした内容の報告を上司にしづらいということはあります。
しかし、起こってしまったミスやトラブルこそ早期に報告しないと、もっと大きな問題になってしまう可能性があることを十分に理解する必要があります。
また、早めに報告することで、上司や同僚より迅速にアドバイスや対処方法を教えてもらうことができ、問題を早期に解決することに繋がります。
報連相をしてもらえるようになる4つのポイント
報連相をしてもらえるようになる4つのポイントは以下の通りです。
- 報連相の必要性を周知する
- 報連相をルール化する
- 報連相を行うツールを決める
- 報連相ができなくても怒らない
報連相の必要性を周知する
報連相をしてもらうようになるためには、報連相の必要性を全社員に周知することが欠かせません。
何事においても、やるべきタスクを明示された際にその必要性を認識できていないと、それが浸透しなかったり、形だけの実行となってしまう場合があります。報連相を社員一人ひとりにしてもらうためには、報連相を行う目的やメリットなどをしっかりと周知することで、その重要性を理解してもらうことに繋がります。
報連相をルール化する
社員に報連相を行ってもらうためには「ルール化」を行うことが重要になります。
とくに以下の2点に注目してルールを作成すると良いでしょう。
- 報連相を行うタイミングをルール化する
- 報連相を行うツールを決める
報連相を行うタイミングをルール化する
仕事で報告や連絡、相談しやすい環境をつくるためにも、報連相を行うタイミングをルール化することは重要です。
例えば、朝会や夕会で報連相をするタイミングを作っておくと、業務の始めと終わりに自然にコミュニケーションが取りやすくなり、後から何か問題が発生しても、既に概要を理解しているため改善に繋がりやすいです。
また、「予定より時間がかかりそう」だったり「予定より早く終わりそう」な際にも、業務が終わってから報告するのではなく、状況が分かり次第報告すると良いでしょう。
大事なことは、相手を不安にさせないことです。適切なタイミングで報連相を行えるようにルール化することを意識しましょう。
報連相を行うツールを決める
社員に報連相をしてもらいやすくするために、社内連絡用のツールを活用することもおすすめです。
例えば社内連絡用ツールを用いることで、メールや口頭での情報共有に比べて、業務効率を高めることが可能になります。
メールでの報連相には、定型文や結びの言葉が必要なため、その内容や重要度、伝える相手の多さによっては時間がかかりすぎてしまい、ときには業務が非効率になってしまいます。また、口頭で報連相をする場合では、それを行っても情報が残ることがなく、重要な内容に抜け漏れが発生する恐れがあります。
しかし、報連相ができるツールを使えば、必要な情報をタイムライン上にリアルタイムで共有することが可能になります。「報連相に時間がかかる」「報連相を効率的に行いたい」という方は、報連相を行えるツールを決めると良いでしょう。
例えば弊社では、社内向けの情報共有ツールであるQiita Team（キータチーム）を提供しています。
Qiita Teamは、特に難しい操作を必要とせず誰でも簡単に使える特徴があるため、チームのパフォーマンスを最大化させるためにも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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社内コミュニケーションを円滑にする
社内コミュニケーションを円滑にすることは、報連相をしてもらえるようになるために欠かせないポイントです。
例えば社内コミュニケーションツールである社内SNSを活用することで、コミュニケーションを円滑に行うことができ、上司とのコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
また、社内コミュニケーションが円滑であると、自分の意見や情報を伝えることができるだけでなく、相手からの情報も正確に理解できるようになります。
そのため、他の部署やプロジェクトの人にとって、自分たちが今どのように働いているかを理解することに繋がります。また、自分たちがやっている仕事が、会社全体の目標にどのように貢献しているかも把握できます。そのため、社内コミュニケーションを円滑にすることは、報連相をしてもらうために欠かせない要素と言えるでしょう。
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報連相ができなくても怒らない
報連相ができなくても怒らないことも重要です。
報連相ができない、またはミスを報告したくないなどの部下の感情の背景には、「怒られるのが怖い」という感情があります。
それを避けるために報告をしない場合もあるので、部下のミスに対して感情的な反応をしないようにすることが大切です。
報連相ができなくても非難せず、その理由や相手の苦しみに冷静に向き合うことで、徐々に相手も心を開きやすくなるでしょう。
まとめ
本記事では、報連相ができないパターンを詳しく紹介し、報連相を実践するためのコツや、報連相をしてもらえるようになるための具体的なコツなどについて網羅的に解説しました。
報連相は「とにかく相手に伝えれば良いか」といったわけでなく、聞き手や読み手のことを考えて、タイミングや手法を適切に揃えることが重要になります。
報連相ができないパターンを理解すると「いつの間にかトラブルが発生していた」「ミスが多発している」という現象自体を防ぐことにも繋がります。
チームのパフォーマンスを高めるためにも、報連相ができない背景を理解したり、報連相をしてもらうためのコツを上手く伝えるなど、普段から迅速かつ正確に意見や情報共有をしてもらう仕組みを作りましょう。