テレワークの導入は決まったものの、「チームメンバーとのコミュニケーションをどのように取ろう…」と、お悩みの方はいらっしゃいませんか。
テレワーク導入で出社する頻度が減れば、当然上司や同僚に会う頻度も減ります。
「自分がやるべきことがわからない…メールでのやりとりだと時間がかかるし、かといって今いきなり電話したら失礼かも…」多くの会社員がこのような悩みを抱えることになるでしょう。
そんな悩みを解決してくれるのが「タスク管理ツール」です。
今回は、タスク管理ツールとはどのようなものなのか、なぜ導入するのか、使いやすいサービスを解説します。
目次
タスク管理とは？
タスク管理とは、自分(自分が所属するチーム)に割り当てられた業務を管理することです。
タスクの内容はもちろん、期限、タスクの進め方、フィードバックに至るまでのタスクの全てを明文化することで、誰にでも客観的に「今やるべきこと」がわかるようにします。
タスク管理ツールのメリット
「タスクなんて、自分がわかっていれば大丈夫！」このように思ってる方もいるかもしれません。
しかし、紙媒体、電子媒体で情報がスピーディーかつ複雑になったこの時代、仕事を進めていく上で、タスク管理ツールはほとんど必須です。早速タスク管理ツールのメリットを確認していきましょう。
コミュニケーションが円滑にすすむ
今まではメールや電話でチーム内のコミュニケーションをとっていたと思います。
業務中に誰かに聞きたいことがあっても、やり取りに時間がかかってしまうものです。
タスク管理ツールに備わっているチャット機能を使うことで、誰かの疑問をささっと解決することが出来ます。
チームで情報を共有出来る
タスク管理ツールは、プロジェクトごとにグループチャットを作ることが出来ます。
自分が関係ない業務に関するメールが1日に何度も届くことがなくなりますし、必要な情報かどうかを見極める時間も省けるのです。
さらに、統括する上司も「今、誰が、何を、どこまでやっているのか」可視化することが出来ます。思うように進んでいなければ計画を変更したり助け舟を出したりと、様々な対応がしやすいのです。
オススメのタスク管理ツール 10選
タスク管理ツールはたくさんの会社が提供しています。今回は、その中から使いやすくてオススメの10ツールをご紹介します。
Jooto
あらゆる業種の企業、個人に利用されているタスク管理ツールです。
タスク内でのコミュニケーション機能やGoogleカレンダーとの連携もできるため、とても使いやすいツールです。
Trello
Trelloも多くの企業に導入されているツールです。
操作がわかりやすく、簡単に使いこなせるのが特徴です。必要な情報を1ヶ所にまとめることができるため、仕事の効率UPは間違いありません！
Asana
Asanaは、タイムライン機能を使うことでプロジェクト、タスクの隅々まで把握することが出来ます。
チームの進捗状況を細部まで可視化できるため、ゴールまでのボトルネックをすぐに解消できます。
また、Basic版は15人まで無料で利用できるため「まずは少人数で導入してみたい」という企業にもオススメです。
Taskworld
膨大な量のタスク管理はTaskworldで解決できます。テレワークによる業務をサポートできるようなシステムが備わっているため、オンラインでの業務に適しています。操作性を重視しているため、細かい作業も簡単にこなせるのです。
wirke
タスク完了後、大切なのは振り返り、フィードバックです。Wrikeは画像、動画データをタグ付けしてコメントができるため「育成」に力を入れている企業は導入を検討して見てください。
また、世界中で2万社以上で導入されているサービスでその知名度は随一です。
Microsoft To Do
Microsoft To Doは、仕事だけでなくプライベートの予定も一緒に管理することが出来ます。
何といっても１番の売りは「Microsoft」が提供するツールであることです。
多くの企業が使っているWord、Excel、PowerPointなどのサービスとの連携がしやすく、圧倒的な信頼があるツールです。
Evernote Business
Evernote Businessは、メモのように気軽に使えます。また、オンライン会議などの議事録も簡単に取ることができ、とにかく気軽に、簡単に使うことができるサービスです。
Webクリッパー機能もついているため、必要な情報をすぐに取り出すことも簡単な点は、「ミニ車内Wiki」がついているようなものだと思ってください！
Todoist
Todoistの特徴は「シンプル」さです。業務の優先度をお気に入り機能を使って区別することができ、タスク全体を１つの画面で把握できます。
さらに、外部との連携に非常に優れているため、いろんな会所のサービスの「良いとこどり」をしたい個人様の利用も多いサービスです。
Brabio!
Brabio!はガントチャートの作成に特化したツールです。もちろん、To Doリストの作成といった基本的な機能は搭載されています。
「ガントチャートを使ってタスクを可視化したい」という方には一番オススメのツールです。
backlog
国内シェアNo.1のタスク管理ツールが、このBacklogです。シンプルなデザインと多岐にわたる機能が新聞社、広告代理店からIT企業まで多くの業種に愛されています。
30日間の無料プランがあるため、まずは導入して試してみるのも良いかもしれません。
生産性向上には情報共有ツールとの併用がおすすめ
タスク管理ツールは、ご紹介した通り多くのメリットがあり、様々な種類があります。
さて、そんなタスク管理ツールは情報共有ツールとの併用がおすすめです。
Qiita teamのような情報共有ツールを使えば、タスクを進めていく上で出た疑問や、解決方法をナレッジとして残しておくことができます。
特にリモートワーク中は、コミュニケーションの頻度が低下する為、情報の属人化などの恐れもあり、タスク管理ツールだけでは業務を回していくのは不十分かもしれません。
チームにあったツールを導入しよう
タスク管理ツールは、導入することがゴールではありません。
自分のチームの業務の効率化と、社員の働きやすさを向上させるためのものでなければ意味がありません。
テレワークが主流になりつつある世の中だからこそ、円滑なコミュニケーションが重要です。自分のチームに求められていることを洗い出し、最適なツールを導入しましょう！