「日報をどうやって書けばいいのかわからない」
「どうやったら効率的に日報が書けるんだろう」
という思いを抱えて日報を書いている方も多いのではないでしょうか？
日報は単なる業務記録ではなく、自身の仕事を客観的に捉えて改善に役立てたり、業務の進捗を共有してチームや組織の協業を円滑にするために導入している企業が多いです。
そこでこの記事では、項目ごとの日報の書き方や、状況に応じた日報の書き方を事例とともに紹介し、さらに業務に活かすための日報の上手な使い方までを解説します。
皆さんもぜひ、仕事で差がつく状況に応じた日報の書き方と活用方法をマスターして、普段の業務に役立ててください。
項目ごとの日報の書き方
項目ごとの日報の書き方には、以下4つの方法があります。
- 業務内容
- 所感
- 特記事項
- コメント欄
日報は、書くべき内容をテンプレート化することで、短時間で作成できるようになります。
この章を通じて、それぞれの項目では何を書くべきか理解しましょう。
業務内容
日報は、その日に取り組んだ業務内容を記載します。
業務内容を書く際には、箇条書きで分かりやすく書くように意識し、とくに以下の点を注意しながら必要に応じて補足してください。
- どんな業務を
- どのくらいの時間をかけて
- どれだけ実践したか
という3つのポイントを踏まえて記載します。
〈箇条書きでの記載例〉
#今日の業務内容
20××年 7月日
9:00～10:00 定例ミーティングAさんと（営業進捗報告及びクライアント情報共有）
10:00～12:00 △△株式会社企画書作成 （Bさんに提出済）
13:00～14:30 株式会社××初商談 / 事業部部長C様（7/25に見積書送付のお約束）
15:30～16:30 定例ミーティング（品質管理についての情報共有）
17:00～19:00 業作からの納品チェック（残り半分 明日午前中対応予定）
営業件数―1社：株式会社××
日報を書くときは、時系列に沿ったり、業務内容ごとにまとめたりすることで記載漏れを防ぐことができるのでおすすめです。
所感
所感の項目には、1日の業務を通して気づいた課題点や改善点などを記載します。
所感は、良かった悪かったといった個人の感想と混同されがちですが、感想より一歩踏み込んだ「自分の意見」を加えたことを指します。
〈所感での記載例〉
# 株式会社××初商談
- 事業部部長C様
- 非常に前向きで7/25に見積書の送付をお願いしたいとのこと
- 社内稟議が必要で、見積書の承認から実際の契約に至るまでには約3週間かかるそうです
- 見積書提出から受注までには1ヶ月ほどと見ておくとよさそうですが、早まることも考慮して早めに契約書の準備をしておきます
# 定例ミーティング
- 今日はプロジェクトのミーティングがありました
- 参加者は全員で10名で、打ち合わせの時間は1時間です
- ミーティングではプロジェクトの進捗状況についての話が中心で、個人によって進捗状況に差があることが分かりました
- このミーティングでは時間がなく解決策を検討できませんでしたが、それぞれに残っているタスクの量を調整することで、プロジェクト全体がスムーズに進行できそうだと感じました
上記の例のように単に結果を書くのではなく、自分なりの意見や数値も含めた書き方を習慣付けましょう。
特記事項
業務上で相談したいことや不安に感じたことがあれば、特記事項として書き残しておきましょう。また、注目すべき点を述べる際や、読む人に「これだけは気を付けてほしい」といった点を挙げる際にも特記事項に記載することで、情報伝達の抜け漏れを防ぐことができます。
〈特記事項での記載例〉
- ダブルチェックの改善案を作成するためには、現状のフローの工程が詳しく分からないので関係者にヒアリングをする必要があります。誰にヒアリングするとよいか教えてください
- 見積書を作成するにあたり、外部の業者に価格や納期の見込みなどについて確認をする必要がありますが、そのほかに確認しておく点はありますでしょうか … など
コメント欄
読んだ人が誰でも自由にコメントを書き込めるように、コメント欄を付けるのを忘れずにしましょう。
日報は、提出した後にフィードバックを貰うことでより効果的に運用できます。
コメント欄を設置することで、上司や同僚からの意見を残すことができるだけでなく、自身の業務改善につながったり、コミュニケーションのきっかけにもなるため効果的な項目となります。
▼参考記事
無料で簡単なエクセル日報テンプレート5選！メリット・デメリットも解説
状況に応じた日報の書き方
項目ごとの日報の書き方を理解したら、次のステップとして状況に応じた日報の書き方を理解しましょう。
この章では、以下2通りのパターンとともに主な事例も紹介します。
- 時系列で書く場合
- PDCAや目標をもとに書く場合
時系列で書く場合
こなした業務が多かった場合には、タイムスケジュールを書いて見やすくまとめることで、日報を書きやすくできます。
ポイントとしては、読む人が理解しやすいように「何をしたのか」「結果はどうだったのか」を本日の業務内容、明日の予定、結果や所感などに分けて簡潔にわかりやすく記載する点です。
とくに所感は、「～だと思いました」という、ただの感想文にするのではなく、自分の意見を述べることで、今後の思いや結果に対する考察を記すことができます。
例えば、以下のような形式で書いていくことが一般的です。
【本日の業務内容】
- 10:00-11:00：△△株式会社訪問 来期事業計画をヒアリング
- 12:00-13:00：新規顧客とのミーティング
- 13:00-15:00：新プロジェクトの調査と準備
- 16:00-17:00：○○株式会社とオンラインミーティング
- 17:00-18:00：締め会
【明日やること】
- 10:00-12:00：N広告進捗会議
- 13:00-15:00：Nプロジェクト事後アンケートインポート
- 16:00-18:00：社内ミーティング
【今日の結果】
朝一より△△株式会社訪問にて来期事業計画のヒアリングを行い、今後のビジネスに関しての情報交換から売上に繋がりそうな案件がいくつか出てきました。
また、新規顧客とのミーティングでは新しい関係を構築できただけではなく、次回の新プロジェクトの調査と準備も進めています。
【所感】
利益目標必達のために、今後のチームの体制や新規顧客の獲得などの取り組みを整理しています。
とくに、△△株式会社との来期事業計画やグループの経費削減は、早くやればやるほどインパクトが大きいため、今週来週で一気に目途をつけていきます。
PDCAや目標をもとに書く場合
PDCA（Plan-Do-Check-Action）や目標をもとに書く場合は、以下に則った形式にすると良いでしょう。
〈PDCAや目標に基づいた日報の流れ〉
①今日の目標（Plan)
毎日の目標を立てます。
例えば営業業務の場合、アポイント〇件、専門職であれば○○のタスクを終わらせる、など
②今日の結果・業務内容(Do)
目標に対しての達成率や成果などを具体的な数値で書き出します。
③良かった点・悪かった点・所感(Check)
結果から得た自身の良かった点や悪かった点を書きます。
④解決方法(Action)
発見できた改善点をどのように解決するか考えてみましょう。
⓹明日の目標（Plan)
次のサイクルに向けて、新しい目標を設定します。
〈主な例〉
今日の目標【Plan】
- 新規顧客とのミーティング3件実施 / 新規商談獲得1件
- 既存顧客とのフォローアップ5件
業務内容【Do】
- 09:00-12:00：新規顧客とのミーティング
- ミーティング先：A顧客、B顧客、C顧客
- 13:00-15:00：Nプロジェクト事後アンケート
- 16:00-18:00：既存顧客
- フォローアップ先：D顧客、E顧客、F顧客、G顧客、H顧客
- 18:00-18:30：社内ミーティング
所感【Check・Action】
- 新規顧客とのミーティングの進捗が良い
- 朝から新規顧客とのミーティングで、A顧客、B顧客、C顧客と様々な要望やニーズに合った解決策の提示ができました
- Nプロジェクトの事後アンケートの作成にもう少し時間を要してしまいそう
- 海外企業も提携先のため、契約周りで不明な点が多く四苦八苦しています
- 法務とも連携を取りながらデータをしっかり整理していきます
明日の目標【Plan】
- 新規顧客との契約書の作成2件 / アポTEL10件
- 既存顧客とのフォローアップを3件
業務に活かすための日報の上手な使い方
この章では、業務に活かすための日報の上手な使い方を3つ解説します。
- 定期的な振り返り報告習慣をつける
- フィードバックをもらい、改善に活かす
- 朝の時間を活用して効率的に作成する
日報は業務を可視化して気づきをもたらすためのツールです。
上手に活用することで継続的に業務改善や効率化していくことが可能となります。
定期的な振り返り報告習慣をつける
業務に活かすための日報の上手な使い方の一つに、定期的な振り返り報告習慣をつける方法があります。
週次・月次などで目標を立てている場合には、1週間・1ヶ月などの区切りで日報の振り返りを実施しましょう。「できなかったこと・できたこと」、「これからやるべきこと」など、振り返りで得られた気付きや対応について記載しておくことで、「どの程度の業務をこなすことができるのか」、「自身に不足しているスキルは何か」など、仕事に関するさまざまなフィードバックを日報に書いた内容から得られるようになります。
フィードバックをもらい、改善に活かす
日報でフィードバックをもらい、業務改善に活かしましょう。
日報を書く上で欠かせないのが、「指導してくれる上司や先輩とのコミュニケーション」です。
日報を書いたら必ず上司や先輩からのフィードバックをもらって、毎日確認し、指摘を踏まえて改善に取り組みましょう。
フィードバックをもらうことで、「良い日報を書く」というインセンティブが生まれます。また、上述した「項目ごとの日報の書き方」を実践していれば、読みやすく内容がまとめられているので上司もスムーズに日報をチェックすることができるでしょう。
朝の時間を活用して効率的に作成する
日報を書く際に朝の時間を有効活用することで、効率的に作成することができ、普段の業務に活かすことができます。
「日報に時間をかけすぎてしまう…」と悩んでいる人は、出社したらすぐに1日のスケジュールを記入しておきましょう。
出社後すぐに日報を書くことで、1日の時間の使い方を前もって可視化でき、仕事量を認識してから業務にあたることが可能となります。
たとえ突発的なタスクが入ったとしても、仕事量を正確に把握していれば、対応可能か迅速に判断することができるでしょう。
まとめ
日報は単なる業務記録ではなく、自身の仕事を客観的に捉えて改善に役立てたり、業務の進捗を共有してチームや組織の協業を円滑にするといった、生産性を上げるためのツールとなります。
本記事では、【仕事で差がつく】状況に応じた日報の書き方と活用方法として、項目ごとの日報の書き方や、状況に応じた日報の書き方を事例とともに紹介し、さらに業務に活かすための日報の上手な使い方までを網羅的に解説しました。
日報の書き方のポイントを抑えて実行することは、業務改善に活かすことができ、生産性の向上を目指すことにつながります。
ぜひ、この記事を参考にして日報の書き方、活用の仕方について再検討してみてはいかがでしょうか。
