働き方改革が注目を浴びている昨今、仕事の生産性を向上させるためには、『情報共有の活性化』が鍵を握っていると言っても過言ではありません。
社員一人一人が現場で培った知識・ノウハウはいわゆる“お宝”。その“お宝”を正しく共有することで、情報は“会社のお宝”となり、知識の属人化を防ぐことができます。
つまり、毎日の気づきが記載された『業務日報』は、まさしく“お宝の山”と言えるのです。
そうはいっても、業務日報を“単なる記録”ではなく、“お宝の山”とするためには、書き方に工夫が必要です。
必ず押さえておきたいのは『テンプレート（雛形となるデータ）』を利用すること。テンプレートを利用しないフリーフォーマットの場合、内容に個人差が生じ、業務日報に書くべき内容が漏れている可能性もあるからです。
また、情報共有ツールを使って業務日報を共有することで、飛躍的に“会社のお宝”の質が上がります。なぜなら、コメント機能を活用することで、メールでのやり取りを減らし、チーム内・部門内・部門間のコミュニケーションが活性になるからです。
業務日報を“会社のお宝”とし、生産性向上に繋げるためにも、職種別にテンプレートをご用意しました。ぜひ一度使ってみてください。
開発担当用テンプレート
企画されたものを、実際の形にしていく開発担当。
開発担当は単独作業が多く、知識のレベルも人によって異なるため、情報が共有されにくい場合があります。しかし、同じ開発環境で作業を行っていると、開発における悩みが似通ってくるのも事実。
そのため「このような事象が起こった時、●●というコマンドを使えば実行できる」、「知っておくと便利なコマンドラインオプション」のような専門性の高い情報を共有することが、開発部全体の底上げにつながります。
なお、日報に【困っていること】の欄を追加することで、場合によっては有識者が解決策を教えてくれる可能性もあります。自分の悩みを公開したくない人は記入しなくても問題ありませんが、仕事の生産性に関わってくるので、記入をおすすめします。
テンプレート
【今日取り組んだ内容】作業内容、振り返り
【学んだこと】開発を行う中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み
営業担当用テンプレート
会社とクライアントをつなぐ営業担当。もし情報が共有されず、クライアントの声が営業で止まっていたとしたら、それは企業としてはビジネスチャンスの損失です。
そのため、営業担当用の日報では、「こういう部分を変えて欲しい」、「こういう商品を作って欲しい」などといったクライアントの『生の声』を共有することが大切です。それがどんなに些細なことだとしても、クライアントの声を届けることで、部門を超えた全社的改善が可能になるからです。
また、部内に向けて「このようなアプローチをすることで契約が取れた」、「こういう書類を作っていったらお客様が喜んでくれた」といった営業事例を共有することで、営業部全体の底上げを図ることも大切です。
テンプレート
【今日取り組んだ内容】訪問先、商談内容、振り返り
【受注確度】受注できる確率
【売上目標の進捗】現在確定している売上金額/目標の売上金額
【困っていること】受注を妨げている理由
【クライアントの声】要望や改善してほしい点など
総務担当用テンプレート
会社全体に関する事務作業や福利厚生などを担う総務担当。業務内容が多岐にわたることから、業務の効率化が求められる部門です。
そのため、「このような方法で事務作業がスピードアップした」といった知識・ノウハウは、生産性という観点から重要な役割を果たします。また、生産性を大きく上げたいのであれば、他部門にも業務日報を公開してみましょう。そうすれば「こういう事務作業は、マクロの組み方次第で自動化できるのでは？」のようなアドバイスをもらえるかもしれません。
テンプレート
【今日取り組んだ内容】作業内容、振り返り
【学んだこと】作業を行う中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み
新入社員用テンプレート
入社したばかりの新入社員。新入社員にとって、業務日報は『上司や先輩とのコミュニケーションの場』であり、部門を超えて自分を覚えてもらえるチャンスの場でもあります。
また、学習した内容を振り返ることで知識の定着化が図られ、かつ、ビジネスマナーが身につけられる点からも、新入社員にとって業務日報は欠かせません。
なお、新入社員用テンプレートでは【フィードバック】欄を設け、適切なフィードバックを行うことで、少しでも早く即戦力となってもらいましょう。
テンプレート
【今日取り組んだ内容】作業内容、振り返り
【学んだこと】作業を行う中で得た気づき、新たな知識
【疑問に思ったこと】作業中にわからなかったこと
【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み
【フィードバック】上司・先輩からのフィードバック
おわりに
いかがでしたか？ 業務日報を”会社のお宝”とするべく、社内コミュニケーションの課題としてよく挙げられる『部門間コミュニケーションの難しさ』を少しでも解決することを意識したテンプレートをご紹介しました。
業種が異なるからこそ、思っても見なかった貴重な意見がもらえることもあります。身近な社員の知恵だけでなく、会社全体の知恵を活用するためにも、ぜひ、今日から「価値ある日報作り」を実践してみましょう。
