情報共有ツールをみんな使ってくれない?Qiita:Teamを社内に根付かせる5つのポイント

会社に情報共有のツールを導入しても、「はじめのうちは使ってくれる人がいない。」というのをよく耳にします。

今回は、情報共有ツールの導入に成功した事例を元に、弊社の情報共有ツールであるQiita:Teamを用いて導入のステップやポイントを紹介していきます。

ぜひ参考にしてみてください!

このガイドでは以下をQiita:Team導入のポイントとしてご紹介します。

Qiita:Team導入推進チームを編成する
Qiita:Team導入の目的、改善すべき課題を明確に!
Qiita:Teamの導入事例を知っておく
Qiita:Teamの使い方をマスターする
Qiita:Teamを実際に使ってみてもらう

Qiita:Team導入推進チームを編成する

Qiita:Team導入の成功の第一歩として、適切なメンバーを集めて社内で導入推進チームを作リましょう。

この集めたメンバーを軸にQiita:Team導入を社内でのQiita:Team利用を促進していくところから始めましょう。

社内チーム編成の例

社内からは以下の役割に合ったメンバーを選びましょう。

プロジェクトマネージャー

Qiita:Team導入に関する社内のすべてをまとめる役割。

エグゼクティブスポンサー

Qiita:Team導入を社内全体に促進する役割です。

Qiita:Teamを導入するメリットやそれによって実現する課題克服を社内に伝達するところに注力し、社員にQiita:Team導入を前向きに捉えてもらえるように働きかける役割です。

チームリーダー

Qiita:Team導入をチームや各部署に促進する役割です。

エグゼクティブマネージャーは社内全体に働きかけますが、チームリーダーは所属するチームにQiita:Team導入を働きかけてもらいます。

そのため、チームごとに適切な利用方法や目的を定めることを率先して実行してもらいます。

管理者

Qiita:Team導入の初期設定やセットアップ関連をサポートします。

また、Qiita:Teamを長期的に利用する際のユーザー管理等も、この管理者に役割を担ってもらいます。

組織に適した手段でマニュアル作成を行うとQiita:Team導入がよりスムーズに行えるでしょう。

Qiita:Team導入の目的、改善すべき課題を明確に!

導入推進チームを編成できたら、メンバー全員がQiita:Team導入の目的やメリットを理解しましょう。

推進チーム全体の認識を、ある程度統一しておく必要があります。

また、その際Qiita:Team導入後の明確なビジョンも共有しておくと良いでしょう。

 

社内間のコミュニケーションがどのような手段で行われているか把握する目的で、アンケートを取ると良いでしょう。

ここで、社内コニュニケーションの現状と改善すべき点の洗い出しをしていきます。

 

具体的にどんなアンケート項目にしたらよいかは、こちらを参考にしてみてください。

同僚との連絡はどのようにしているか、また頻度はどれくらいですか?
仕事の際に利用しているアプリケーションやツールは何かですか?
自分の仕事に一番関わりのある人やチームはどの人 (どこ) ですか?
仕事の際に利用しているアプリケーションやツールは何ですか?
誰 (どのチーム) と一緒に仕事をしますか?
Qiita:Team導入に対してどう思いますか?

アンケートが終わったら、コミュニケーションの課題や、会社全体の課題などをまとめて、可視化しておくとよいです。導入に対する共通認識となります。

 

Qiita:Teamの導入事例を知っておく

導入の流れを知っておくと、Qiita:Team利用のビジョンが明確になります。

また、自分の会社と似た状況に置かれていた事例を参考にすると導入の指針となるかと思います。

参考までに、使用事例をまとめてみました。

使用事例

会社概要 : ファション関連のスマートフォンアプリを作る会社
Qiita:Team利用人数 : 40〜50人
導入前の課題 : 
・欲しい情報があり、提供を募ってもその情報がスムーズに提供されない。
・そもそもその情報をいま誰が持っているのかわからない。
・誰が何をやっているのかわからない
導入の意図 : 
・情報をタイムリーに共有することで、より成果が出やすい環境を作りたい
・困っていることを気軽に共有することで、お互いがお互いを助ける文化を作りたい
導入の効果 : 日報の中で「困っていること」を毎日共有することで助け合う文化が生まれた。
Qiita:Team導入ガイド
💡詳しく知りたい場合はQiita:Team導入事例をチェック!

Qiita:Teamの使い方をマスターする

Qiita:Team導入にあたって、チーム全体がある程度、使い方をマスターしておく必要があります。

推進チームを中心に講習会を開いておくと良いでしょう!

 

Qiita:Teamを実際に使ってみてもらう

Qiita:Teamの使い方を社内の人に理解してもらうには、実際に使ってもらうのがベストです!

この時、いきなり社内全体に導入するのではなく少ない人数からどんどん広範囲に広げていく、というかたちで展開させるのがオススメです。

 

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