議事録にもQiita:Team?Qiita:Teamで議事録を書く方法

会議で議事録をとる役目を任されたとき、具体的になにを書けば良いのか分からなかったり、どんなフォーマットで書き進めたらよいか分からなかったりしますよね。

議事録は基本的に、無駄な情報は書かず重要事項や決定事項が端的にまとめられていることが求められます。そのことが念頭にある方は多いかと思いますが、実際に議事録を書いてみると無駄な情報を書いてしまっていないか、反対に、書いておくべきことを書きもらしていないかなど、不安要素がたくさん出てきてしまうと思います。

そんなときに活用していただきたいのが、Qiita:Teamの議事録作成のためのテンプレートです。

テンプレートを活用することで、資料体裁を均一化することができます。

今回はQiita:Teamでの議事録作成手順と実際に何を書いたらよいかを、ご説明します。

 

1、議事録作成の手順

投稿するボタンの右横の画面切り替えボタン▼を押下し、議事録を選択します。

議事録の書き方

議事録のテンプレートを選択すると、次の画面に切り替わります。

左側のテキストエリアにMarkdown記法を入力すると、簡単にリストや見出しなどの装飾をつけることが可能です。

 

議事録の書き方

議事録が書き終えたら、画面右下の[〇〇〇に投稿]を押下して議事録を投稿できます。

💡 Markdown記法での書き方が分からない場合はこちら!Markdown記法

2、議事録を書いてみよう

テンプレートがあっても、具体的に議事録になにをかけば良いのかわかりませんよね。

議事録に書く内容を、Qiita:Teamのテンプレートに沿って説明します。

 

1.日時・場所・参加者

議事録は会議に参加していた人はもちろん、会議に参加していなかった人も見る機会が多いです。ですから「いつ」、「どこで」、「誰が」、「何を」、「なぜ」、「どのように」といった5W1Hを意識したテキストにすることが非常に重要です。読む人が、会議の状況を理解しやすいように議事録の冒頭で日時・場所・参加者を記しておくと、わかりやすい議事録になるでしょう。

こちらが、議事録で日時・場所・参加者を書く時の例です。

(例)

  • 日時 :9月20日(水)13:00~14:00
  • 場所 :A社様第5会議室
  • 参加者:B社様 佐藤部長、鈴木次長、高橋主任  A社 田中、伊藤

 

2.アジェンダ

アジェンダには、会議の議題、時間配分、役割、参加者などを記載した基本事項に加えて、

簡単なタイムテーブルを記録します。アジェンダに沿って、会議を進めると効率よく会議が進行しますので、会議の前にあらかじめ作成しておくとよいでしょう。

では、アジェンダの書き方を簡単に紹介します。

下記が、一般的なアジェンダの書き方です。アジェンダを作成するときに参考にしてみてください。

(例)

会議名:

 

会議の目的:

 

 

議題①:○○○○の決定 00:00~00:00

議題②:○○○○の決定 00:00~00:00

 

配布資料:

 

メモ:

 

 

アジェンダを作成するときのポイントは、議題を多く詰め込みすぎないことです。会議予定時間内に十分に話し合うことができない数の議題を詰め込むのは避けましょう。

 

4.決定事項

下記が決定事項の書き方の例です

(例)

決定事項
・今までは、定例会議は2ヶ月ごとに行われていたが、より迅速な情報共有の必要がある為、定例会議は毎月実施することになった。
・出席者は、部署リーダーと副リーダー各1名ずつ、計2名は必須参加とする事
・会議の議題に上げたい事項は、3日前までに○○に連絡・及び議題についての資料を提出する

 

決定事項は上の例のように、必要な情報を書き漏らさないこと、決定に至った経緯もわかりやすいように書くことを意識して書きましょう。

 

5.共有事項

こちらには、議論がまとまらず、さらに会議を開く必要があるものなどをメモしておきましょう。

 

以上、議事録についてのまとめでした!!