社内SNS成功事例5選
株式会社カカクコム
株式会社カカクコムは元々社内のツールとしてwikiは存在していましたが、正確な情報をストックして必要に応じてその都度編集を行なっていたため、情報を気軽に共有できる場ではありませんでした。そこで気軽に情報が共有できて社内全体が閲覧できる場所を作ろうと思い、Qiita Teamの導入を試みました。
あえてルールは作らず自由に記事投稿をしてもらい、記事が書かれたら必ず”いいね”を押したり、反応をするようにしたりしていきました。誰かに見てほしい情報や有益そうな情報を投稿できるようになり、今までに比べると気軽に情報共有が行えるようになりました。多種多様な情報が行き交うことで視野が広がり、いい刺激をもらうことで斬新なアイデアが生まれていきました。
NTTコミュニケーションズ株式会社
チーム内で働き方改善のためのミーティングを実施した際に、「チームとしての情報発信の頻度を増やしたい」という提案が出てきたためQiita Teamを導入しました。
朝会で報告する日報にQiita Teamを使うようにして記事を書く習慣を徐々につけていきました。あえてルールを作らず業務と直接関係ない内容も投稿することで、その人の人となりを知るきっかけが生まれていきました。ルールを決めず自由に投稿できるので自然に社内全体が「発信しよう」という意識が生まれ、オンラインコミュニケーションが社内で根付いていきました。
株式会社朝日新聞
株式会社朝日新聞のデジタル・イノベーション本部は、社内情報を得るためにドキュメントを探す際に利便性に欠けていました。具体的には、様々な情報が異なるファイルサーバーやシェアポイント状にある状態でした。
そうした課題を解決するために情報を集約するツールの導入をすることになりました。様々なツールと比較した結果、一番UIが理解しやすく使いやすいのではないかと思いQiita Teamの導入に至りました。
Qiita Teamの導入の結果、情報共有がスムーズになったそうです。例えば、新しくチームに入った人も過去のログを見られるようになったり、分厚いマニュアルを作成しなくても投稿を見れば情報を得られるようになったりしました。
また、これまではメールで議論をしており、やり取りが増えると細かな対話は履歴として残しづらいということがありました。そうした場合、Qiita Team導入以前は 対面で集まり話し合うことが必要でしたが、Qiita Teamの記事にまとめることでコメントをすることができ、さらにそこに返信をしてコンセンサスをとっていく、というステップが踏めるのでドキュメント上で議論を進めることができるようになりました。
株式会社一休
株式会社一休は、チームの一部で議論したものが全体にうまく共有ができず、知識が属人化してしまうという課題がありました。加えて、部署を超えたコミュニケーションが多くなく、情報の共有がなかなかされていなかったといいます。そうした課題を解決するために同社が導入したのが社内向け情報共有サービスであるQiita Teamでした。
ツール活用することで、あまり話す機会のなかった人と話したりどういうことをしている人なのかを知れるようになったりするなど、社内のコミュニケーションの垣根がなくなったといいます。
また、自分で考えていることや思っていること、業務でやりたいことなどをすぐ
発信できるようになったことで社内での交流が増えました。
株式会社うるる
株式会社うるるは、「社内の多くのエンジニアにとってQiitaで記事を書くのは一般的だから」という理由でQiita Teamの導入を決めたそうです。
これまでも社内wkiや情報共有ツール、社内SNSを利用していましたが、必要な情報を探す
際に管理ツールを探し回っていたといいます。
Qiita Teamを活用することで、情報収集の時間が短くなったり他部署のナレッジを把握しやすくなったりしました。
新入社員には新人特有の悩みや大変なことを書いてもらい、成長をサポートするツールとしても活用しています。
Qiita Teamは、Markdownですぐに投稿できるため情報を発信するハードルも低く、また、ドキュメント化をしようという意識も高まったといいます。結果として情報を一元化することができるので、社内の透明性を高めることに寄与しているようです。
社内SNSの導入を成功させるための3つのポイント
社内コミュニケーションや情報共有における課題を分析する
導入する前に社内コミュニケーションや情報共有における課題を分析しましょう。
社内コミュニケーションや情報共有の課題は企業によって異なります。分析をせずに導入してしまうと、本来解決したい課題が解決せず失敗に終わってしまう可能性があります。導入する前に課題を分析し明確化することが重要です。明確化した上で自社にあった社内 SNSを導入するようにしましょう。
社内SNSの導入目的を共有する
どのような目的で社内SNSを導入するのかを明確にし、共有することが大切です。
目的が不明確で対象となる社員が理解できていないと、社内SNSを利用するメリットがわからず、次第に使われなくなってしまうこともあります。利用者が目的を意識して社内SNSを利用することで、社内コミュニケーションの改善や生産性の向上に繋がるでしょう。
運用ルールやマニュアルを設定する
社員に社内SNSを活用してもらうために、運用ルールやマニュアルを設定することをおすすめします。
ルールやマニュアルがないと、何を、誰に、どのように発信すればいいかわからないという人も少なくありません。
また、業務とプライベートが混在してしまい本来目的が失われてしまったり、社内でのトラブルが発生する原因となったりすることもあるでしょう。
以下は一例ですが、以下のようなルールやマニュアルを検討してみてください。
- 勤務時間外の利用は控える
- 業務に関することだけを発信し、プラーベートの内容は控える
- 絵文字やスタンプを用意し、誰かが発言したらなるべくリアクションを取るようにする
- ネガティブな情報は書き込まないようにする
社内SNSの導入が失敗する4つの理由
テキストコミュニケーションに慣れていない
社内SNSを導入したとしても、テキストコミュニケーションに慣れていないと使われなくなってしまいます。
テキストコミュニケーションに慣れない主な要因として以下のようなものが挙げられます。
- 利用者がどのような投稿をしていいかわからず、閲覧するのみになってしまう
- 会議など口頭で話したことを文章化する習慣がない
- 相談内容や共有事項をテキストにまとめることに苦手意識がある
社内SNSの導入にあたり、ツールを使うために普段の行動を変えられるのか、導入担当者がフォローできることはあるか、ということを確認しましょう。
表記ゆれがあり情報を検索しづらい
表記ゆれとは「同じ言葉でも違う言い回しをしているもの」、「正しい表記と間違った表記が混ざってしまうもの」のことです。
表記ゆれがあると探したい情報を見つけにくく、検索したいキーワードについて網羅的に把握するのが難しくなってしまいます。
こうしたことを防ぐために、なるべく正式名称を使ったり表記を揃えたりするなど、ある程度ルールを決めておくとよいでしょう。
業務とプライベートの内容が混在する
業務とプライベートが混在してしまうと、情報のキャッチアップに時間がかかることもあるでしょう。
プライベートに関する内容を投稿することは、悪いことではありません。カジュアルな話題は同僚や上司・部下との関係性を築く際に役に立つでしょう。
しかし、業務に関係ない情報の影響で業務のやり取りが追いづらくなると、それを鬱陶しく思う人もいるでしょう。
結果としてリアクションを行うことや見ることが億劫になり、社内SNSを利用することをやめてしまうかもしれません。
そのため、数は多くなくとも情報を発信する際のルールを設け、誰もが気持ちよく使える体
制を整えましょう。
一部の人だけが盛り上がり、コミュニケティが形成されてしまう
どのような組織でも、SNSを積極的に活用する人とそうでない人が存在します。
しかし、特定の人だけが社内SNSを利用し、コミュニティーが形成されてしまうと、普段あまり使わないからという理由でなんとなく疎外感を感じる人もいます。
投稿の頻度が高ければ良いというものではありませんが、社内でのコミュニケーションを円滑にするはずが使用度に差が生じてしまい、導入目的が達成できなかった、ということにならないよう注意しましょう。
SNS疲れにより利用にストレスを感じる
社内SNSは場所や時間を関係なくやり取りができるのが一つの利点です。しかし、いつでもやり取りができるからこそ、メッセージが送られてくる度に確認してしまい、疲れてしまうという人も少なくありません。
また、早めの返信やリアクション、積極的に発信することを求められるなど、義務が生じることが増えるとストレスになることもあります。自社や所属の組織にどのようなコミュニケーションスタイルが合っているか、社内SNSを導入する前にしっかりと確認しておきましょう。
社内SNSツールを選ぶときに確認すべき3つのこと
使いやすいデザイン・機能か
ツールを選ぶときに重要なのは使いやすいデザイン・機能であることです。導入する上で普段PCを使っていない企業やSNSの使い方に慣れていない従業員がいる企業もあるでしょう。
感覚的に操作できなかったり機能が複雑だったりすると社内SNSを利用が億劫になる人もいます。
誰もが使いやすいデザイン・機能であるかということは確認しておきましょう。
PC・スマートフォンでも利用できるか
社内SNSを活用していく上でPCだけでなくスマートフォンでも利用できるかも確認しましょう。
PCのみからしかアクセスできないと、営業で社外にいることが多い人はコミュニケーションが取りづらいこともあります。
PCだけではなくスマートフォンでもやり取りが行えるものを選ぶことで、外出中でも気軽にコミュニケーションが取れるようになります。
セキュリティ対策がされているか
ツールを選ぶときはセキュリティ対策が行われているものを導入することが重要です。
社内SNS上で扱う情報を外部に漏らさないよう、不正ログインや情報漏洩などがないように対策をとる必要があります。
例えば登録したIPアドレス以外はアクセスができないようにするIPアドレス制限、認証された端末でないとログインできない端末認証、二段階の認証を行わないとログインができない二段階認証など現在では社内SNSでセキュリティ対策が行われているものが多く存在して
います。
十分にセキュリティ対策が行われているツールを選定し、安全にやり取りができる環境を整えていきましょう。
まとめ
本記事では社内SNSの成功事例や成功ポイント、注意点を紹介しました。
社内SNSの導入を成功させるには、導入の目的を明確にし、それを叶えられる機能や要素をもったツールを選ぶことが重要です。
また、利用者が使いやすいような体制も整えることが鍵となります。
社内SNSの導入を検討している方は、ぜひこの記事を参考にして、導入の目的の明文化やツール選定をしてみてください。