新型コロナウイルスへの対応や働き方改革の推進により、リモートワークの需要が高まり、企業によっては社内SNSを導入しようか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
社内SNSを導入すれば、社内外で迅速な情報共有ができたり、無駄なタスクを洗い出すことができたりといった様々なメリットがあります。
しかし、社内SNSを導入した一方で「一部のメンバーだけが利用している」「思ったように浸透していない」といったような失敗事例もあります。
そこでこの記事では、社内SNSのよくある失敗事例を3つ解説し、 社内SNSの導入に失敗する原因や、それでも社内SNSを利用すべき理由などをご紹介します。
社内SNS導入時の失敗を懸念している方は、ぜひこの記事を参考にして導入を検討してみてください。
社内SNSのよくある失敗事例
この章では、社内SNSの失敗事例を以下3つに分けて解説します。
- 導入目的を明確に社員に伝えられていない
- 特定の人だけが利用している
- 何を発言していいのか分からず利用が浸透しない
導入目的を明確に社員に伝えられていない
社内SNSのよくある失敗事例として、導入目的を明確に社員に周知できずに失敗するケースがあります。
何のために社内SNSを導入するのか社内で共有されていない場合、どんなに良い機能であっても社員はそのメリットや必要性が分からないと活用に至りません。
社内SNSの導入に失敗しないためにも、社員に「なぜ導入するのか」「どのように活用すればいいのか」などの意図を明確に説明してから導入する必要があります。
特定の人だけが利用している
特定の人だけが社内SNSを利用している状態も失敗事例にあたります。
社内SNSの利用目的は「社内コミュニケーションの活性化」を目的とする企業が一般的です。
しかし、一部のメンバーだけが投稿していたりリアクションをしている環境は、他のメンバーにとって疎外感を感じさせ、更に利用しづらい悪循環が生まれてしまいます。
また特定の人だけが社内SNSを使う環境は、情報の質や量も限定されてしまいます。そのため、社内SNSを導入するのであれば情報に偏りがでないようにチームごとにわけたチャネルで情報共有できるような「開かれたコミュニティ」にすべきでしょう。
何を発言していいのか分からず利用が浸透しない
社内SNS導入の失敗事例の中に、社員同士でそもそも何を発信していけばいいのか分かっていない場合も利用が浸透せず導入時の失敗理由に当たります。
とくに、入社間もない新入社員や転職したばかりのメンバーは社内の運用ルールを知らないことが多いでしょう。
ただ「情報発信をしよう」と言われても行動に踏み切るには勇気がいるため、社内SNSで何を発信すべきかなどの活用方法がわかるオンボーディングを実施し、一定のルールや小さいグループで情報発信を促すとよいでしょう。
社内SNSの導入に失敗する原因5つ
社内SNSでの導入に失敗する原因は主に以下5つに分けられます。
投稿に強制力がないのでしない
社内SNSの投稿に強制力がない場合、導入時に失敗しやすい傾向にあります。
例えばInstagramやFacebookのようなSNSの投稿は、投稿したい人が自主的に投稿することが一般的で、全員が投稿する必要はありません。
しかし、一般的なSNSを社内SNSに置き換えて社員の自主性に任せてしまうと、投稿したい人だけが投稿するようになります。
投稿ルールを周知せず社員だけに任せることは、その社員が他の業務に追われた場合、投稿が後回しにされるリスクがあります。
その結果、社内SNS全体の内容も希薄になり社内SNS自体、浸透しない恐れがあります。
コミュニケーションツールが多すぎる問題
社内で扱うコミュニケーションツールが多すぎる場合、社内SNSの導入に失敗する原因の一つになります。
社内コミュニケーションツールを導入すること自体は、社員が多い場合であっても迅速に情報共有でき、企業の生産性向上につながります。
しかし、ChatworkやSlack、メールにMessengerなど、複数のツールを導入することは社員にとって情報が入り乱れやすくなります。それに加えて社内SNSを導入しても、全てのツールを使いこなせない可能性があるのです。
無駄な情報が多い
業務に関係のないプライベート情報などの無駄な情報が多くなりがちな社内SNSは、運用に失敗する恐れがあります。
例えば、限定的な話題が社内SNSに投稿されてしまうと、その情報を知らない一部のメンバーはその情報に加わることができず、疎外感が生まれてしまいます。
息抜き程度の雑談であればチームワークを深めるために有効ですが、社内SNSを導入する際は仕事とプライベートな情報を分けて、業務に関係のない無駄な情報は避ける必要があります。
勤務時間外や休日の連絡疲れ
もしも勤務時間外や休日に社内SNSが動いている状態であれば、その呼びかけに反応する社員の「連絡疲れ」を引き起こし、社内SNS導入に失敗する原因になります。
社内SNSは業務連絡のみならず、個人利用のSNS同様にその人の趣味や嗜好の情報も投稿することが可能です。
しかし、勤務時間外などに通知が来るなど、反応を呼びかける行為が頻発してしまう社内SNSは、次第に反応する面倒臭さやストレスを感じてしまう可能性があります。
そのため社内SNSを導入する際は、時間外の利用を禁止するなどの運用ルールを決めて導入に踏み切らないと失敗する原因になります。
操作方法に課題があってもフォローアップがない
導入した社内SNSツールの操作方法に課題があっても企業やメンバーからのフォローがない場合、社内SNSの導入に失敗するリスクがあります。
既に使用したことがあるメンバーばかりであれば、社内SNS導入時に操作方法が分からず苦戦するということは少ないかもしれません。
とはいえ、ほとんどの社員の場合、新しいツールに振れる際は、操作方法に慣れるまで時間がかかります。
操作方法に慣れていない段階で社員の導入後の教育を怠ってしまうと会社全体のコミュニケーションの活性化につなげられず、社内SNS導入に失敗してしまいます。
社内SNSを利用するべき理由
上記の章で述べたように、社内SNSの導入には失敗事例も少なくなく、導入ハードルが高いと感じてしまう企業もあるかもしれません。
とはいえ、社内SNSは効果的に運用できればとても有用なものです。ここで社内SNSを利用するべき理由も認識しておきましょう。
例えば、昨今のテレワークの普及や情報化社会の進展に伴い、多くの企業で情報伝達スピードを上げることが求められています。こうした中で、競合他社に後れをとらないためにも導入していない企業は、多くの情報を広く素早く収集できて、さらにコミュニケーションがスピーディーになる「社内SNS」の導入を検討すべきでしょう。
また、社内SNSは情報共有不足で発生する業務効率の低下やコンプライアンス意識の低下など、数多くの課題を解決することもできます。
失敗事例も多々ある社内SNSですが、社内コミュニケーションを活性化させたい企業にとって社内SNSの導入は必要不可欠だといえます。
社内SNSを成功させる6つのポイント
この章では、社内SNS導入の際の失敗を避け、成功させるために押さえておくべきポイントを6つ解説します。
自社に合う「失敗しそうな原因」を洗い出す
社内SNSの導入を成功させたい場合、自社に合う「失敗しそうな原因」を事前に洗い出しましょう。
社内SNSを導入する際に導入目的や失敗しそうな原因などを把握しておかないと、導入前に想定していたような用途で利用されない可能性があります。
自社にとって最優先の目的を明確にしたうえで、経営陣は社内SNSが活用されない可能性も含めて、最悪の事態に備えておくことが社内SNSを成功させるカギとなります。
段階的にメールを廃止し定着化させる
メールの需要が高い企業はまず段階的にメールを廃止し、社内SNSをゆっくり定着化させることが導入成功のポイントです。
社内SNS導入時は、現在使われているツールと併用したり、一部のグループや社員間で導入を進めることがおすすめです。小規模で社内SNSの導入に踏み切ることで、万が一何らかの課題が発生した際にすぐに対処でき、大規模導入の参考になる可能性があります。
また、従来のツールと導入予定の社内SNSの役割が被っている場合は、統一できるか検討することも重要です。
社内SNSを使ってコミュニケーションを活性化させるためにも、既存ツールとの棲み分けを明確に行ったうえで、段階的に社内SNSを定着化させましょう。
全社員に使い方やルールの共有をする
全社員に社内SNSの使い方やルールの共有をすることは、社内SNSを成功させるポイントになります。社内SNSを活用する際は、メンバーが導入目的や使い方がわかるように周知し、現場に理解してもらうことが最も重要です。
例えば、社内SNSの使い方やルールを周知できていないと「この内容なら社内SNSで投稿して大丈夫だろう」と業務と関係ないプライベートな情報まで投稿してしまうメンバーが現れてしまうかもしれません。
一定のルールを設けることにより、導入目的に沿わない浸透を未然に防止できます。
特定の人物への批判をしないよう周知する
社内SNS導入を成功させるためには、グループ内で特定の人物への批判はしないことが重要です。
特定の人物を社内SNSで批判することは社員同士の関係性の悪化につながるだけでなく、社内SNSを閲覧できている他メンバーにとってもその本人にとっても悪循環を生み出してしまいます。
どうしてもネガティブな内容やオープンな場で言いづらいリクエストなどを言いたい場合は、SNSを通してではなく直接伝える配慮をし、他人の失敗や誤りを社内SNS内で批判することは避けるべきでしょう。
SNSでのイベントやコンテンツを充実させる
社内SNSでのイベントやコンテンツを充実させることで、部署や上司部下関係なくコミュニケーションがとれる機会ができ、社内SNSの定着につながるきっかけとなります。
最近ではテレワークが働き方のひとつとして定着し、新しいメンバーが加わっても何気ない雑談や直接交流できる機会が少なくなりました。
そのような状況でも、社内SNSを活用することでオンラインイベントを実施しやすくなり、他部署や他メンバーとの交流が可能になります。
また、勉強会やセミナーなどのコンテンツを実施すれば、社員同士のスキル向上にもつながります。
最初の利用浸透までサポートが手厚いサービスを利用する
社内SNSを成功させるためには、最初の利用浸透までサポートがしっかりしているかどうかも大事な点です。
社内SNSは、導入して終わりではありません。導入直後から利用浸透をするための相談やアドバイスを受けられるサポートが手厚い社内SNSツールを利用することで導入担当者の負担軽減につながります。
また、手厚いサポートを設けている社内SNSツールを導入することで、何かトラブルが発生した際にすぐ対処でき、その結果安心してサービスを利用できるようになります。
まとめ
本記事では、社内SNSのよくある失敗事例を3つ解説し、 社内SNSの導入に失敗する原因やそれでも社内SNSを利用すべき理由などを解説しました。
社内SNSの導入には「一部のメンバーだけが利用している」「思ったように浸透していない」というように、導入に失敗してしまう事例もあります。
そのため社内SNSの導入をする際は、この記事を参考に十分な検討をし、導入に踏み切っていただけたら幸いです。