あなたの会社は日報をどのように管理していますか？電子化された日報は、紙の手書きによる日報と比較すると、無駄な時間の削減、管理が容易になることに加えて、組織やチーム、会社全体にも多くのメリットをもたらします。本記事では電子化のメリットや電子化されている日報のサービスにはどういったものがあるかをご紹介します。
電子化のメリット・紙のデメリットとは
電子化された日報のメリット、紙で日報を書くことのデメリットとは具体的に何があるのでしょうか。まずは紙の日報のデメリットからご紹介します。
紙の日報のデメリット
1.部下にとって——無駄な業務時間が発生する。 終業時刻間際に営業などで外勤していると、日報を書くためにオフィスにわざわざ戻らなければいけません。営業先から自宅へ直帰できず、無駄な業務時間が発生します。また、日報を作成する場所が基本的にオフィスに限られるので、出先でスキマ時間に進めておくことができません。 2.上司にとって——日報の管理が大変。部下にフィードバックを返しにくい。 紙の日報は保管スペースが取られてしまう上に、紛失してしまう恐れもあります。 また、部下の悩みに対してフィードバックをするのに時間がかかってしまいます。紙の日報はいつでも、どこでも見られないので、確認を後回しにしてしまいがちで、フィードバックが疎かになってしまうためです。日報には人材教育ツールとしての役割もありますが、それが機能しなくなります。 そのほかにも、部下・上司限らず、以前の日報から参考情報を得る必要があった場合、日報の山から探し出すといった面倒な作業も発生します。 こういったさまざまなデメリットを解消するのが、電子化された日報です。日報の電子化は部下や上司のみならず、会社全体に多くのメリットがあります。以下にご紹介していきます。
電子化のメリット
部下にとって 1.日報作成が効率化され、メインの業務に集中できる。 電車での移動中や営業先でもパソコンやスマホから日報が書けるようになります。時間や場所を選ばず、スキマ時間に日報の作成を進められるので、無駄がなくなり、メインの業務に時間を割けるようになります。 2.他の社員のノウハウを知ることができる。 電子化された日報の多くには共有機能が備えられています。他の社員の日報が閲覧できるので、自分では思いつかないノウハウや気づきを知り、課題解決のヒントを得られます。さらなる業務改善のきっかけになります。 上司にとって 1.部下にフィードバックを返しやすくなる。 出張している時でも日報を確認できるので、部下にフィードバックを返しやすくなります。日報での相談をきっかけに、部下の特性に合わせて事細かに指導してスキルアップを図るといったことも可能になるでしょう。日報は育成ツールとしても利用できます。 2.日報を管理しやすくなる。 日報が電子化されることで紛失の心配がありません。また、提出日時や提出者、キーワードなどで検索ができるので、必要な日報をすぐに見つけられます。 組織やチームにとって 1.業務のマニュアル化、FAQ集の作成といった活用につながる。 ノウハウや知識は時に「その人しか知らない＝属人化」してしまうことがあります。属人化によって、ノウハウや知識がすべての社員に周知されていない場合、社員から同じ質問を何度も尋ねられたり、放置しておくとトラブルに発展してしまうこともあり得ます。 日報の電子化によって、社員のノウハウや知識の共有化が図られ、悩みや課題が解決しやすくなるなるでしょう。多くの社員がつまずく業務はマニュアルに記載する、よく聞かれる質問はFAQ集にするなど、日報にとどまらないさまざまな活用へとつなげていけます。 また「上司や先輩に聞かなければ分からないので業務ができない」といった状態が解消され、部下は仕事にスムーズに取り組めます。上司は教育コストの無駄な部分を削減して、より本質的な内容を教えることができます。 2.チームワークが良くなる。 電子化された日報の多くには、「いいね」や「コメント」機能が設けられています。気軽に気持ちを表現できるので、上司や同僚と気軽にコミュニケーションが図られるようになり、チームワークが向上します。 また、SNSを使い慣れている若い世代は、そういったコミュニケーション機能を上手に活用するでしょう。電子化された日報を使うことで、若い世代とコミュニケーションを深めるきっかけになります。 3.他部門との連携が図られる。 日報をよりオープンに他部門と情報共有することで、自分たちの部門やチームでは解決できなかった的確なアドバイス、自分たちでは意識していなかった気づきを得られるかもしれません。日報の他部門との共有が当たり前になれば、横のつながりが強化され、結果として会社全体としてのノウハウや知識の共有化が図られます。
電子化されている日報にはさまざまなタイプが
電子化されている日報には、アプリやクラウドサービスなどさまざまなタイプが用意されています。日報に特化したもの以外にも、ドキュメント作成が可能な情報共有ツールの一部機能として日報作成が可能なものもあります。 導入にあたっては、提供されているアプリやクラウドサービスが「何を実現しようとしているのか」、「どんな価値をもたらそうとしているのか」を把握した上で、細かな機能などを検討していくことをお勧めします。 検討していくポイントとしては、
- ワークスタイル（外勤が多ければモバイルデバイスで使いやすいアプリ、社内常駐が多ければPCで使いやすいクラウドサービス）
- 月額費用
- 導入する人数
- 日報以外の機能（ドキュメント作成ができるなど）
- 連携するサービスの有無（カレンダーやチャットサービスとの連携）
- 使いやすさ（ITリテラシーの有無）
といった点が考えられます。電子化された日報の多くは、無料のお試し期間を設けているので、実際に利用してみて導入を進めていきましょう。
まとめ
日報を電子化することで、管理・共有がしやすくなり、業務のマニュアル化が容易にできます。また社員同士のコミュニケーションが活性化してチームワークが改善されるでしょう。日報を電子化させることで、生産性向上につながる多くのメリットがもたらされます。