毎日の業務として課される日報。みなさまの会社ではどのような方法で日報を作成されているでしょうか？以前は紙とペンを使って手書きで日報を書くのが主流でしたが、働き方改革で生産性向上が求められる現代では、働き方の変化に伴い、日報作成の方法が多様化しています。 そこで、この記事では、日報作成の選択肢のひとつ『日報アプリ』のメリットや機能、もう一つの選択肢として『日報クラウドサービス』もあわせてご紹介します。アプリを使えば、日報作成が楽になるだけでなく、会社全体で日報を有効活用することができるようになるでしょう。
日報アプリを使うメリット
・いつでもどこでも日報を作成できる 日報アプリを使うことの第一のメリットは、「いつでも・どこでも」カンタンに日報を書けることです。通勤時間や移動時間・待ち時間など、限られた時間の中で日報を書くと決めておけば、スキマ時間を有効活用でき無駄がありません。日報をこまめに作成しておけば、業務後の日報作成時間も短縮され、日報が億劫になったり面倒に感じることも少なくなるでしょう。 また、日報アプリを使えば、日報を書くために、外出先でパソコンを開けたり、わざわざ帰社する必要もありません。好きな場所で書けるので、アポから直帰するのも可能になります。 ・コミュニケーションの活性化が図れる 日報アプリにはコメント機能やリアクション機能が実装されていることが多く、SNSを見る感覚でコミュニケーションが図れるのもアプリならでは。上下関係にとらわれることなく気軽なコミュニケーションができます。 日報を作成すれば通知がされるため、日報を確認する上司・先輩にとってはリマインドにもなり、コメント忘れを防げます。 ・日報を最大限に有効活用できる 日報＝個人の記録と考えられがちですが、日報は、社員ひとりひとりの経験談や知識・ノウハウが書かれた『会社の宝』です。日報アプリを使えば、いつでもどこでも日報を確認できるようになり、「前任者のアプローチ方法を参考にしたい」、「課題の解決策をすぐさま知りたいので先輩の日報を見たい」など、情報を会社全体で有効活用できるようになります。
多くの日報アプリで実装されている機能
・スケジュール機能 日報アプリにはスケジュール機能がついているものが多く、日報の「一日の流れ」を入力する手間が省けます。また、アプリによっては、iPhoneの標準カレンダーやGoogleカレンダーと連携できるものもあり、業務PCのスケジュールをわざわざスマホに入力する手間が省けます。 ・コメント・リアクション機能 日報に対して気軽にコメントできるのも日報アプリならでは。アプリによっては、『いいね』機能があり、日報を介したコミュニケーションが図られます。 ・集計・分析機能 日報アプリは、多くの社員の日報データを蓄積しています。アプリによっては、その膨大な蓄積データを集計・分析し、傾向を導き出すことができるものもあります。グラフ機能を使って視覚化すれば、課題や改善点が可視化され、業務改善にも活かすことができるでしょう。 ・出力機能 日報アプリによってはExcelやPDFへの出力もできます。アプリでは日報の管理がしにくい、振り返りがしにくいのでは？と心配な方は、プリントアウトしてファイルに綴じておくこともできます。
アプリを入れたくないならクラウドサービスを活用しよう
日報管理にはアプリが便利ではあるものの、「社内常駐のメンバーに導入したいのでPCで利用するサービスがいい」、「アプリの管理が手間」、「スマホの容量がいっぱいでアプリをこれ以上増やしたくない…」などといった理由から、日報アプリをインストールしたくない方がいるかもしれません。 そんな方には、アプリではなく日報クラウドサービスの活用がおすすめです。クラウドサービスとはオンラインで提供されるWebサービスのことで、多くがブラウザで利用できます。 日報クラウドサービスはオンラインにさえアクセスできれば、アプリと同様「いつでも・どこでも」日報作成が可能となります。またアプリで提供されている機能と同等の機能を提供している日報クラウドサービスもあります。 日報クラウドサービスならではのメリットとしては、ほかサービスとの連携やドキュメント・画像の添付が可能といった点が挙げられます。弊社の「Qiita Team（キータチーム）」を例にすると以下のような特長があります。 ・ほかサービスとの連携 コミュニケーションツール「Slack」や「ChatWork」、タスク管理ツール「Trello」などさまざまなツールとの連携で、日報にとどまらずワークスタイルを改善していくことが可能です。 ・ドキュメント・画像の添付 WordやPDF、jpegなどのファイル添付が可能です。日報の内容がより具体的に可視化され価値あるものとして利用できます。 日報アプリの導入を検討しているのであれば、日報クラウドサービスも同時に検討してみることをお勧めします。
まとめ
いかがでしたでしょうか。このコラムでは、 ・日報でアプリを使うメリット ・多くの日報アプリで実装されている機能 ・アプリを入れたくないならクラウドサービスを活用しよう を紹介しました。 日報アプリも日報クラウドサービスも多くのメリットがありますので、利用するスタイルに合わせて、検討してみることをお勧めします。日報をより価値あるものにして、生産性向上に努めていきましょう。